Kerangka Acuan Kerja (KAK) adalah dokumen penting dalam pengadaan barang atau jasa yang berfungsi sebagai panduan bagi penyedia untuk memahami kebutuhan dan harapan pemberi kerja. Meskipun KAK umumnya digunakan untuk proyek-proyek yang kompleks, pekerjaan pengadaan sederhana juga membutuhkan KAK yang jelas dan terstruktur agar hasilnya optimal dan efisien. Mengoptimalkan KAK untuk pekerjaan pengadaan sederhana dapat membantu menghemat waktu, biaya, dan meminimalkan potensi kesalahpahaman. Berikut adalah langkah-langkah mudah untuk menyusun KAK yang efektif dan sesuai kebutuhan.
1. Tetapkan Tujuan dan Ruang Lingkup yang Spesifik
Langkah: Awali dengan menetapkan tujuan proyek dan ruang lingkup pekerjaan secara spesifik. Dalam proyek sederhana, misalnya pengadaan alat tulis kantor, tujuan bisa berupa “Memenuhi kebutuhan alat tulis kantor selama satu tahun dengan spesifikasi dan kualitas yang sesuai.”
Tips: Hindari tujuan yang terlalu luas atau umum. Misalnya, “meningkatkan efisiensi kantor” merupakan tujuan yang terlalu umum dan sulit diukur keberhasilannya. Pastikan tujuan terkait langsung dengan barang atau jasa yang ingin diadakan.
Ruang Lingkup: Dalam ruang lingkup, sertakan rincian sederhana tentang item yang dibutuhkan, kuantitasnya, dan jenis layanan jika ada. Misalnya, “Penyediaan dan pengiriman alat tulis kantor berupa 1000 pensil, 500 pulpen, dan 300 buku catatan.”
2. Jelaskan Spesifikasi Teknis Secara Rinci
Langkah: Untuk pekerjaan pengadaan sederhana, spesifikasi teknis tetap perlu dijelaskan agar penyedia memahami standar yang diharapkan. Misalnya, jika Anda mengadakan alat tulis, spesifikasi teknis bisa berupa:
- Pensil: HB, panjang standar 18 cm, kayu berkualitas, warna hitam.
- Pulpen: Tinta hitam, ukuran 0.7 mm, tahan lama.
- Buku Catatan: Ukuran A5, 100 halaman, kertas 70 gsm, warna sampul biru.
Tips: Tetaplah menggunakan bahasa yang sederhana dan hindari detail teknis yang tidak relevan. Dalam proyek sederhana, cukup tuliskan spesifikasi yang mudah dipahami tanpa menggunakan istilah teknis yang kompleks. Spesifikasi yang jelas dan sederhana memudahkan penyedia dan meminimalkan potensi ketidaksesuaian.
3. Tentukan Standar Kualitas dan Kriteria Evaluasi
Langkah: Pastikan Anda menetapkan standar kualitas dan kriteria evaluasi yang dapat diukur. Untuk pengadaan sederhana, standar kualitas ini dapat mencakup ketahanan produk, kecocokan dengan spesifikasi yang ditetapkan, dan kesesuaian kuantitas.
Kriteria Evaluasi: Sertakan kriteria evaluasi sederhana, seperti:
- Kesesuaian Spesifikasi: Barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi teknis yang dijelaskan dalam KAK.
- Kondisi Barang: Barang diterima dalam kondisi baru dan tidak rusak.
- Kesesuaian Jumlah: Jumlah barang sesuai dengan yang dipesan.
Tips: Tetapkan kriteria yang mudah dan cepat untuk dievaluasi, mengingat sifat proyeknya yang sederhana. Ini akan membantu proses serah terima berjalan lebih lancar dan tidak memakan waktu.
4. Susun Jadwal yang Realistis dan Sesuai dengan Kebutuhan
Langkah: Tentukan jadwal yang sesuai dengan kebutuhan proyek sederhana tersebut. Untuk pengadaan alat tulis, jadwalnya mungkin cukup sederhana dan bisa mencakup tenggat waktu pemesanan, waktu pengiriman, dan batas waktu evaluasi barang.
Contoh Jadwal:
- Pemesanan Alat Tulis: 1 minggu setelah kontrak ditandatangani.
- Pengiriman Barang: 2 minggu setelah pemesanan.
- Evaluasi dan Serah Terima: 3 hari setelah barang diterima.
Tips: Pastikan jadwal yang disusun realistis dan sesuai dengan kondisi operasional Anda. Untuk pengadaan sederhana, jadwal sebaiknya singkat, jelas, dan tidak berbelit-belit.
5. Sertakan Anggaran Secara Rinci
Langkah: Dalam KAK, cantumkan anggaran yang telah direncanakan, termasuk perincian biaya untuk setiap jenis barang atau jasa yang dibutuhkan. Meski proyeknya sederhana, rincian anggaran akan membantu memastikan biaya tidak melampaui batas.
Contoh Rincian Anggaran:
- Pensil HB: 1000 pcs x Rp1.000 = Rp1.000.000
- Pulpen 0.7 mm: 500 pcs x Rp2.000 = Rp1.000.000
- Buku Catatan A5: 300 pcs x Rp5.000 = Rp1.500.000
Tips: Buatlah rincian anggaran yang sederhana dan mudah dipahami. Untuk pengadaan sederhana, pastikan anggaran sudah disetujui oleh pihak berwenang dan sesuai dengan perhitungan biaya yang diantisipasi.
6. Susun Tata Cara Evaluasi dan Serah Terima Barang
Langkah: Tetapkan prosedur evaluasi dan serah terima yang simpel dan tidak rumit. Dalam pengadaan sederhana, evaluasi cukup dilakukan dengan cara memeriksa jumlah dan kondisi barang yang diterima, serta kesesuaian spesifikasi.
Tata Cara Evaluasi: Misalnya, setelah barang tiba, tim pengadaan dapat melakukan pengecekan secara visual dan verifikasi jumlah serta kondisi barang. Jika semua barang memenuhi spesifikasi, maka barang bisa diserahkan ke bagian pengguna.
Tips: Sertakan format atau checklist sederhana untuk evaluasi barang agar mempermudah proses pemeriksaan. Checklist ini bisa meliputi kolom “Jumlah,” “Spesifikasi,” “Kondisi,” dan “Keterangan.”
7. Cantumkan Ketentuan Garansi (Jika Ada)
Langkah: Jika proyek pengadaan sederhana tetap membutuhkan garansi, sebaiknya sebutkan durasi dan cakupan garansi dalam KAK. Garansi sederhana bisa berupa jaminan penggantian barang yang rusak dalam waktu tertentu.
Contoh Ketentuan Garansi: “Penyedia jasa harus menyediakan garansi selama 6 bulan untuk penggantian barang yang rusak atau tidak berfungsi.”
Tips: Untuk proyek sederhana, hindari persyaratan garansi yang berlebihan. Cukup sebutkan jaminan kualitas sesuai kebutuhan, seperti penggantian barang baru atau perbaikan jika ada cacat pada produk.
8. Libatkan Pihak Terkait dalam Penyusunan KAK
Langkah: Meski proyeknya sederhana, pastikan Anda melibatkan pihak yang akan menggunakan barang atau jasa tersebut dalam proses penyusunan KAK. Misalnya, jika pengadaan alat tulis untuk departemen tertentu, mintalah masukan mengenai jenis alat tulis yang dibutuhkan oleh departemen tersebut.
Tips: Keterlibatan pihak terkait dapat membantu memastikan bahwa barang atau jasa yang disediakan benar-benar sesuai kebutuhan. Ini juga mencegah kemungkinan barang yang diadakan tidak dimanfaatkan secara maksimal karena tidak sesuai keinginan pengguna.
9. Periksa dan Revisi KAK Sebelum Disetujui
Langkah: Sebelum KAK disetujui, lakukan pengecekan untuk memastikan semua detail sudah lengkap dan sesuai dengan kebutuhan pengadaan sederhana. Revisi yang dilakukan bisa mencakup pengecekan spesifikasi, anggaran, jadwal, dan tata cara evaluasi.
Tips: Pastikan KAK sudah melalui persetujuan akhir dari pihak berwenang. Revisi KAK di tahap awal ini dapat menghindari kesalahan atau kendala dalam proses pengadaan nantinya.
Penutup
KAK yang baik tidak hanya penting untuk proyek besar, tetapi juga untuk pengadaan sederhana agar berjalan lancar dan sesuai harapan. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat menyusun KAK yang optimal, relevan, dan tepat guna. Tujuan, spesifikasi teknis, standar kualitas, jadwal, dan anggaran yang terstruktur dalam KAK membantu memperjelas kebutuhan dan memastikan bahwa barang atau jasa yang diadakan sesuai dengan ekspektasi. Menyusun KAK dengan sederhana namun lengkap akan membantu pengadaan berjalan efisien, menghemat waktu, dan menghindari masalah di kemudian hari.
