Pengadaan barang dan jasa adalah bagian integral dari operasional setiap organisasi. Dalam proses pengadaan, organisasi harus menghadapi berbagai risiko yang dapat menghambat kemampuan mereka dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu, mengidentifikasi dan analisis risiko pengadaan menjadi sangat penting untuk meminimalkan dampak negatif yang ditimbulkan oleh risiko tersebut.
Mengidentifikasi Risiko
Mengidentifikasi risiko dalam pengadaan barang dan jasa melibatkan beberapa tahap yang meliputi penyiapan dokumen lelang, seleksi calon penyedia barang dan jasa, pengajuan dan evaluasi penawaran, serta persiapan dokumen kontrak. Risiko dapat berasal dari dalam organisasi sendiri, seperti kesalahan dalam perencanaan atau pelaksanaan, atau dari luar organisasi, seperti perubahan pasar atau kebijakan pemerintah. Risiko keuangan dapat disebabkan oleh faktor-faktor ekonomi dan keuangan, seperti perubahan harga, tingkat bunga, dan mata uang. Risiko operasional dapat disebabkan oleh faktor-faktor manusia, alam, dan teknologi.
Analisis Risiko
Analisis risiko melibatkan penilaian tingkat kepentingan dan kemungkinan timbulnya risiko. Evaluasi risiko melibatkan penilaian dampak risiko terhadap organisasi. Dalam analisis risiko, risiko-risiko yang diidentifikasi diprioritaskan untuk ditangani dan metode-metode yang efektif untuk mengurangi risiko ditentukan. Dalam pengelolaan risiko, terdapat dua fase yang digunakan, yaitu fase identifikasi dan fase analisis. Fase identifikasi melibatkan pengenalan sumber-sumber risiko dan kemungkinan timbulnya risiko, sedangkan fase analisis melibatkan penilaian tingkat kepentingan dan kemungkinan timbulnya risiko.
Penggunaan Metode House of Risk
Dalam pengelolaan risiko, metode House of Risk (HOR) digunakan untuk memberikan prioritas pada sumber risiko yang harus ditangani secara efektif guna mengurangi potensi risiko. Dalam prosedur HOR, FMEA digunakan untuk mengukur tingkat dampak melalui perhitungan Risk Potential Number (RPN). Penghitungan RPN melibatkan tiga aspek, yaitu probabilitas terjadinya dampak (occurrence), tingkat keparahan (severity), dan probabilitas deteksi risiko (detection) dengan menggunakan skala evaluasi yang telah ditentukan. Di sisi lain, metode HOQ digunakan dalam HOR untuk mengidentifikasi dan mengeliminasi penyebab risiko yang telah diidentifikasi dalam proses perancangan strategi.
Penggunaan Analisis Kualitatif dan Kuantitatif
Analisis risiko dapat bersifat subyektif (kualitatif) atau obyektif (kuantitatif). Analisis kualitatif melibatkan metode-metode seperti matriks kemungkinan dan dampak, penilaian kualitas data risiko, kategorisasi risiko, penilaian kedaruratan risiko, dan output yang meliputi pembaruan daftar risiko, membuat daftar risiko yang diprioritaskan, dan kategorisasi risiko. Analisis kuantitatif, sebaliknya, melibatkan penggunaan teknik seperti perhitungan RPN dan analisis probabilitas dan dampak. Kedua analisis ini memiliki fungsi masing-masing dalam pengelolaan risiko, tetapi penggunaan analisis kuantitatif membutuhkan keterampilan khusus.
Pengelolaan Risiko
Pengelolaan risiko melibatkan beberapa tahap yang meliputi penetapan konteks dan analisis tujuan, identifikasi risiko, analisis risiko, evaluasi risiko, dan pengendalian risiko. Dalam pengelolaan risiko, organisasi harus memiliki strategi yang efektif untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko-risiko yang terkait dengan proses pengadaan. Strategi ini meliputi identifikasi risiko, analisis risiko, evaluasi risiko, mitigasi risiko, dan monitoring risiko. Dengan demikian, pengadaan yang efektif dan efisien dapat tercapai, serta memberikan kontribusi positif terhadap kelangsungan operasional perusahaan.
Dalam kesimpulan, mengidentifikasi dan analisis risiko pengadaan barang dan jasa adalah proses yang sangat penting untuk meminimalkan dampak negatif yang ditimbulkan oleh risiko tersebut. Strategi yang efektif meliputi identifikasi risiko, analisis risiko, evaluasi risiko, mitigasi risiko, dan monitoring risiko. Penggunaan metode House of Risk dan analisis kualitatif dan kuantitatif dapat membantu organisasi dalam mengidentifikasi dan mengelola risiko yang terkait dengan proses pengadaan. Oleh karena itu, organisasi harus memiliki strategi yang efektif dan menggunakan berbagai pendekatan untuk mengelola risiko pengadaan agar dapat mencapai tujuan operasional dengan efektifitas yang lebih baik.
