Perencanaan pengadaan barang/jasa adalah suatu proses yang penting dalam memperoleh barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Proses ini melibatkan beberapa tahapan yang harus dilakukan dengan cermat untuk memastikan bahwa pengadaan dilakukan secara efektif dan efisien. Berikut adalah kegiatan yang harus dilakukan dalam perencanaan pengadaan barang/jasa:
Identifikasi Kebutuhan
Identifikasi kebutuhan adalah tahapan pertama dalam perencanaan pengadaan. Kegiatan ini melibatkan analisis, survei, dan riset pasar untuk menentukan kebutuhan barang/jasa yang diperlukan oleh organisasi. Identifikasi kebutuhan harus dilakukan secara cermat untuk memastikan bahwa kebutuhan yang dikenali adalah yang sesuai dengan kebutuhan organisasi dan tidak terjadi kesalahan dalam pengadaan[1].
Penetapan Barang/Jasa
Penetapan barang/jasa dilakukan setelah kebutuhan telah diidentifikasi. Kegiatan ini meliputi menyusun paket pengadaan barang/jasa secara cermat dan menentukan prioritas paket pengadaan barang/jasa guna menunjang kegiatan yang bersifat rutin pada setiap tahun anggaran secara tepat berdasarkan urgensi dan risiko atau dampaknya[1].
Cara Pengadaan Barang/Jasa
Cara pengadaan barang/jasa dapat dilakukan melalui beberapa mekanisme, termasuk swakelola dan pemilihan penyedia. Swakelola adalah mekanisme di mana organisasi melakukan pengadaan sendiri, sedangkan pemilihan penyedia adalah mekanisme di mana organisasi memilih penyedia yang terbaik melalui proses lelang atau seleksi[1].
Anggaran Pengadaan Barang/Jasa
Anggaran pengadaan barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan organisasi dilakukan dengan cara menghitung setiap lalu mengumpulkannya dalam paket pekerjaan. Anggaran ini tidak hanya memuat seluruh biaya yang dikeluarkan oleh organisasi untuk memperoleh barang/jasa, akan tetapi juga harus memperhitungan biaya administrasi dan biaya pendukung barang/jasa yang akan diadakan. Contoh biaya pendukung adalah biaya instalasi, uji coba, dan pelatihan terhadap barang/jasa[1].
Rencana Umum Pengadaan (RUP)
Rencana Umum Pengadaan (RUP) adalah output dari perencanaan pengadaan yang terakhir. RUP memuat informasi tentang kegiatan pengadaan, termasuk identifikasi kebutuhan, penetapan barang/jasa, cara pengadaan, dan anggaran. RUP digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan pengadaan dan sebagai referensi dalam evaluasi hasil pengadaan[1].
Perencanaan pengadaan barang/jasa adalah proses yang penting dalam memperoleh barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Proses ini melibatkan beberapa tahapan yang harus dilakukan dengan cermat untuk memastikan bahwa pengadaan dilakukan secara efektif dan efisien. Kegiatan yang harus dilakukan dalam perencanaan pengadaan barang/jasa meliputi identifikasi kebutuhan, penetapan barang/jasa, cara pengadaan, anggaran pengadaan, dan Rencana Umum Pengadaan (RUP).
