Kerangka Acuan Kerja (KAK) atau Terms of Reference (ToR) adalah dokumen kunci dalam setiap pengadaan atau proyek, termasuk untuk proyek-proyek non-kompleks. KAK memiliki peran penting dalam merencanakan, mengarahkan, dan mengendalikan pekerjaan proyek. Bagi Anda yang masih baru dalam pengadaan, memahami dan menyusun KAK yang baik akan menjadi dasar keberhasilan proyek tersebut. Artikel ini akan membantu Anda mempelajari elemen-elemen dasar dalam penyusunan KAK untuk proyek yang tidak terlalu kompleks.
1. Memahami Fungsi KAK dalam Proyek
Sebelum mulai menyusun KAK, penting untuk memahami apa fungsi utama dari KAK dalam proyek non-kompleks. Secara umum, KAK berfungsi untuk:
- Menguraikan tujuan dan lingkup pekerjaan yang akan dilakukan.
- Menetapkan standar atau spesifikasi yang harus dipenuhi.
- Menyediakan pedoman yang jelas bagi penyedia jasa atau barang.
- Memastikan pihak penyedia memahami harapan dan tanggung jawabnya.
Memahami fungsi ini membantu Anda menyusun KAK yang tidak hanya lengkap, tetapi juga relevan dan efektif.
2. Memulai dengan Tujuan Pengadaan
Setiap KAK harus dimulai dengan menjelaskan tujuan pengadaan. Tujuan ini adalah dasar dari seluruh dokumen KAK, karena menentukan arah kerja dan ekspektasi utama dari proyek tersebut.
Sebagai contoh, jika Anda hendak mengadakan jasa kebersihan untuk gedung kantor kecil, tujuan dari pengadaan ini adalah memastikan kebersihan gedung kantor secara berkala dengan kualitas tertentu. Tujuan harus ditulis dengan jelas dan spesifik, misalnya: “Menjaga kebersihan gedung kantor agar mendukung kenyamanan dan kesehatan karyawan serta pengunjung.”
3. Menyusun Ruang Lingkup Pekerjaan
Ruang lingkup pekerjaan menjelaskan batasan apa saja yang harus dilakukan penyedia jasa atau barang dalam proyek tersebut. Ini sangat penting, karena lingkup pekerjaan yang jelas dapat menghindari terjadinya pekerjaan tambahan yang tidak direncanakan.
Pada proyek non-kompleks, lingkup pekerjaan umumnya lebih sederhana. Misalnya, dalam pengadaan jasa kebersihan, ruang lingkupnya bisa mencakup:
- Membersihkan lantai, jendela, dan meja.
- Mengumpulkan dan membuang sampah.
- Membersihkan toilet dan area umum lainnya.
Setiap tugas atau tanggung jawab harus disebutkan secara rinci agar tidak ada kebingungan selama pelaksanaan proyek.
4. Menentukan Spesifikasi Teknis
Spesifikasi teknis menjelaskan rincian teknis yang harus dipenuhi oleh penyedia jasa atau barang. Pada proyek non-kompleks, spesifikasi ini bisa dibuat lebih sederhana, tetapi tetap perlu jelas dan mendetail.
Contoh spesifikasi teknis untuk pengadaan alat tulis kantor, misalnya:
- Pulpen: tinta biru atau hitam, model ballpoint dengan ukuran 0,5 mm.
- Kertas: ukuran A4, berat 80 gsm, warna putih.
Penulisan spesifikasi teknis yang baik memastikan penyedia memahami ekspektasi Anda secara teknis dan menghindari adanya perbedaan persepsi dalam kualitas barang/jasa.
5. Membuat Jadwal Pelaksanaan
Menetapkan jadwal pelaksanaan sangat penting agar proyek berjalan sesuai rencana. Untuk proyek non-kompleks, jadwal ini biasanya tidak memerlukan tahap-tahap yang rumit. Anda cukup menyusun jadwal berdasarkan tenggat waktu penyelesaian atau frekuensi pengerjaan.
Sebagai contoh, dalam pengadaan jasa kebersihan, jadwal pelaksanaannya bisa disusun sebagai berikut:
- Hari kerja: Senin hingga Jumat, pukul 08:00 hingga 17:00.
- Jadwal pembersihan utama dilakukan setiap hari Senin dan Kamis.
Jadwal ini memberikan gambaran kapan pekerjaan harus dilakukan dan durasi waktu yang dibutuhkan, serta membantu penyedia untuk mematuhi jadwal yang telah ditetapkan.
6. Menetapkan Anggaran
Pada proyek non-kompleks, anggaran biasanya lebih mudah diperkirakan karena kebutuhan dan spesifikasi tidak rumit. Tentukan anggaran berdasarkan survei harga pasar atau berdasarkan pengalaman pada proyek serupa sebelumnya.
Misalnya, untuk pengadaan alat tulis kantor, Anda dapat menetapkan anggaran berdasarkan rata-rata harga di pasar untuk setiap item yang diperlukan. Namun, pastikan juga untuk menyisakan ruang bagi negosiasi harga, terutama jika jumlah barang yang dibutuhkan cukup banyak.
7. Menentukan Kriteria Penilaian
Kriteria penilaian adalah panduan untuk memilih penyedia jasa atau barang yang paling sesuai. Untuk proyek non-kompleks, kriteria ini sebaiknya simpel tetapi tetap efektif.
Kriteria penilaian yang umum untuk proyek non-kompleks meliputi:
- Harga penawaran
- Kualitas barang atau jasa
- Pengalaman penyedia dalam proyek sejenis
Anda bisa memberikan bobot yang lebih besar pada kriteria harga jika harga merupakan aspek penting dalam pengadaan, namun tetap perhatikan kualitas barang/jasa yang ditawarkan.
8. Menentukan Output atau Deliverables
Output atau hasil akhir pekerjaan adalah elemen penting dalam KAK yang harus ditentukan secara jelas. Pada proyek non-kompleks, deliverables biasanya tidak rumit dan lebih mudah untuk diukur.
Contoh deliverables dalam pengadaan jasa kebersihan adalah:
- Area kantor bersih setiap hari
- Area toilet dan area publik dalam kondisi bersih setiap hari
- Penggantian sabun dan tisu di area toilet secara berkala
Dengan menentukan deliverables secara jelas, Anda akan memiliki tolok ukur yang objektif dalam menilai kinerja penyedia.
9. Menyusun Metode Pemantauan dan Pelaporan
Pemantauan progres kerja perlu dilakukan agar proyek non-kompleks berjalan sesuai harapan. Metode pemantauan untuk proyek non-kompleks biasanya lebih sederhana, seperti laporan berkala atau pemeriksaan fisik di lokasi.
Misalnya, untuk proyek jasa kebersihan, metode pemantauan bisa berupa:
- Laporan harian mengenai area yang dibersihkan
- Pemeriksaan fisik oleh pihak manajemen gedung pada waktu tertentu
Pemantauan ini membantu memastikan bahwa penyedia menjalankan pekerjaan sesuai dengan KAK yang telah disusun.
10. Menyusun Indikator Keberhasilan
Indikator keberhasilan, atau Key Performance Indicators (KPIs), membantu mengukur seberapa baik penyedia barang/jasa dalam memenuhi ekspektasi. Pada proyek non-kompleks, indikator ini tidak perlu terlalu banyak, cukup beberapa poin penting yang mudah diukur.
Contoh KPIs untuk jasa kebersihan kantor:
- Tingkat kebersihan area utama (lantai, meja, toilet) di atas standar yang telah ditentukan.
- Penyedia mematuhi jadwal pembersihan sesuai yang telah ditentukan.
- Jumlah keluhan dari karyawan terkait kebersihan tidak lebih dari 2 per bulan.
Indikator keberhasilan yang jelas membantu Anda untuk menilai hasil kerja penyedia jasa atau barang secara objektif.
Penutup
Penyusunan Kerangka Acuan Kerja (KAK) untuk proyek non-kompleks sebenarnya cukup sederhana. Dengan mengikuti langkah-langkah dasar di atas, Anda bisa menyusun KAK yang efektif dan terarah.
Kunci utama dalam penyusunan KAK untuk proyek non-kompleks adalah ketepatan dalam menentukan tujuan, ruang lingkup, spesifikasi, jadwal, dan indikator keberhasilan. Jangan lupa untuk selalu menuliskan KAK secara jelas dan ringkas agar mudah dipahami oleh penyedia jasa atau barang.
Dengan panduan ini, diharapkan Anda dapat menyusun KAK yang baik dan membantu memastikan proyek non-kompleks berjalan lancar dan mencapai tujuan yang diinginkan. Selamat mencoba!
