Persiapan dokumen pengadaan adalah tahapan ketiga dalam proses pengadaan barang jasa pemerintah yang bertujuan untuk menyusun dokumen yang berisi persyaratan, ketentuan, dan prosedur yang akan digunakan dalam pemilihan penyedia barang jasa. Persiapan dokumen pengadaan dilakukan setelah penyiapan dokumen perencanaan selesai dilakukan dan sebelum melaksanakan pemilihan penyedia.
Persiapan dokumen pengadaan terdiri dari tiga sub tahapan, yaitu:
1. Penyusunan Dokumen Permintaan Penawaran
Dokumen permintaan penawaran adalah dokumen yang berisi undangan kepada penyedia untuk mengajukan penawaran, instruksi kepada penyedia tentang cara penyampaian penawaran, kriteria kualifikasi penyedia, kriteria evaluasi penawaran, dan format penawaran. Dokumen permintaan penawaran disusun dengan cara:
- Menyusun undangan pemilihan penyedia yang berisi informasi tentang nama, alamat, dan kontak pengguna barang jasa, nama dan jenis pengadaan barang jasa, sumber pembiayaan, metode pemilihan, waktu dan tempat pengambilan dokumen permintaan penawaran, serta waktu dan tempat penyampaian penawaran.
- Menyusun instruksi kepada penyedia yang berisi informasi tentang cara mengambil dokumen permintaan penawaran, cara mengajukan pertanyaan atau klarifikasi, cara menyusun dan menyampaikan penawaran, cara mengikuti pra-kualifikasi atau pra-penawaran jika ada, serta cara mengikuti pembukaan, evaluasi, klarifikasi, negosiasi, dan penetapan pemenang penawaran.
- Menyusun kriteria kualifikasi penyedia yang berisi informasi tentang persyaratan administrasi, teknis, dan finansial yang harus dipenuhi oleh penyedia untuk dapat mengikuti pemilihan penyedia, serta dokumen-dokumen yang harus disertakan oleh penyedia untuk membuktikan pemenuhan persyaratan tersebut.
- Menyusun kriteria evaluasi penawaran yang berisi informasi tentang metode, bobot, dan formula yang akan digunakan untuk menilai penawaran yang diajukan oleh penyedia, baik secara administrasi, teknis, maupun finansial, serta kriteria-kriteria yang akan digunakan untuk menentukan pemenang penawaran.
- Menyusun format penawaran yang berisi informasi tentang bentuk, isi, dan susunan penawaran yang harus disusun dan disampaikan oleh penyedia, baik penawaran administrasi, teknis, maupun finansial, serta lampiran-lampiran yang harus disertakan oleh penyedia dalam penawaran tersebut.
Hasil dari penyusunan dokumen permintaan penawaran adalah dokumen permintaan penawaran yang akan digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pemilihan penyedia.
2. Penyusunan Dokumen Kontrak
Dokumen kontrak adalah dokumen yang berisi perjanjian antara pengguna barang jasa dan penyedia yang terpilih, yang mencakup ruang lingkup pekerjaan, harga kontrak, jangka waktu pelaksanaan, jaminan pelaksanaan, syarat-syarat umum dan khusus, serta hak dan kewajiban masing-masing pihak. Dokumen kontrak disusun dengan cara:
- Menyusun ruang lingkup pekerjaan yang berisi informasi tentang jenis, jumlah, spesifikasi, waktu, dan lokasi pengadaan barang jasa yang akan dilaksanakan oleh penyedia, serta standar kualitas dan hasil yang diharapkan oleh pengguna barang jasa.
- Menyusun harga kontrak yang berisi informasi tentang harga satuan dan total harga barang jasa yang akan dibayarkan oleh pengguna barang jasa kepada penyedia, serta cara dan syarat pembayaran yang harus dipenuhi oleh masing-masing pihak.
- Menyusun jangka waktu pelaksanaan yang berisi informasi tentang tanggal mulai dan selesai pelaksanaan pekerjaan, serta jadwal pelaksanaan yang menggambarkan tahapan-tahapan dan durasi pekerjaan yang harus dilakukan oleh penyedia.
- Menyusun jaminan pelaksanaan yang berisi informasi tentang jenis, jumlah, dan masa berlaku jaminan yang harus diserahkan oleh penyedia kepada pengguna barang jasa sebagai jaminan bahwa penyedia akan melaksanakan pekerjaan sesuai dengan kontrak, serta cara dan syarat penyerahan dan pengembalian jaminan tersebut.
- Menyusun syarat-syarat umum dan khusus yang berisi informasi tentang ketentuan-ketentuan hukum dan teknis yang mengikat masing-masing pihak dalam pelaksanaan kontrak, serta hak dan kewajiban masing-masing pihak dalam hal-hal yang terkait dengan kontrak, seperti perubahan, perpanjangan, penyelesaian, pembatalan, sanksi, dan penyelesaian sengketa.
Hasil dari penyusunan dokumen kontrak adalah dokumen kontrak yang akan digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan kontrak pengadaan.
3. Penyusunan Dokumen Lampiran
Dokumen lampiran adalah dokumen yang berisi dokumen-dokumen pendukung yang relevan dengan pengadaan barang jasa, seperti spesifikasi teknis, gambar teknis, daftar kuantitas, daftar harga satuan, analisis harga satuan, jadwal pelaksanaan, dan lain-lain. Dokumen lampiran disusun dengan cara:
- Menyusun spesifikasi teknis pengadaan barang jasa yang berisi deskripsi rinci tentang karakteristik, kualitas, dan persyaratan teknis barang jasa yang akan diperoleh melalui pengadaan barang jasa, sesuai dengan hasil identifikasi kebutuhan yang telah dilakukan sebelumnya.
- Menyusun gambar teknis pengadaan barang jasa yang berisi gambar-gambar yang menggambarkan bentuk, ukuran, dimensi, dan detail teknis barang jasa yang akan diperoleh melalui pengadaan barang jasa, sesuai dengan spesifikasi teknis yang telah disusun sebelumnya.
- Menyusun daftar kuantitas pengadaan barang jasa yang berisi informasi tentang jumlah, satuan, dan volume barang jasa yang akan diperoleh melalui pengadaan barang jasa, sesuai dengan hasil identifikasi kebutuhan yang telah dilakukan sebelumnya.
- Menyusun daftar harga satuan pengadaan barang jasa yang berisi informasi tentang harga satuan barang jasa yang akan diperoleh melalui pengadaan barang jasa, berdasarkan hasil survei pasar atau benchmarking, serta memperhitungkan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi harga, seperti inflasi, risiko, dan pajak, sesuai dengan hasil penyiapan rencana anggaran biaya yang telah dilakukan sebelumnya.
- Menyusun analisis harga satuan pengadaan barang jasa yang berisi informasi tentang komponen-komponen yang membentuk harga satuan barang jasa, seperti bahan, upah, alat, overhead, laba, dan lainnya, serta cara menghitung harga satuan barang jasa tersebut, sesuai dengan hasil penyiapan rencana anggaran biaya yang telah dilakukan sebelumnya.
- Menyusun jadwal pelaksanaan pengadaan barang jasa yang berisi informasi tentang tanggal mulai dan selesai pelaksanaan pekerjaan, serta tahapan-tahapan dan durasi pekerjaan yang harus dilakukan oleh penyedia, sesuai dengan hasil penyiapan rencana pengadaan barang jasa yang telah dilakukan sebelumnya.
- Menyusun dokumen-dokumen lain yang relevan dengan pengadaan barang jasa, seperti studi kelayakan, rencana manajemen risiko, surat pernyataan, surat kuasa, surat penunjukan, surat perjanjian, dan lain-lain, sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan yang berlaku.
Hasil dari penyusunan dokumen lampiran adalah dokumen lampiran yang akan digunakan sebagai dokumen pendukung dalam penyiapan dokumen pengadaan dan pelaksanaan kontrak pengadaan.
