Kerangka Acuan Kerja (KAK) atau Terms of Reference (ToR) adalah dokumen penting dalam proses pengadaan, termasuk untuk pekerjaan yang tidak membutuhkan kompetensi teknis. Dalam pengadaan seperti jasa kebersihan, administrasi, atau logistik, KAK tetap diperlukan untuk menetapkan ekspektasi dan pedoman pelaksanaan. Penyusunan KAK yang tepat memungkinkan pekerjaan tersebut berjalan lancar, memenuhi kebutuhan pengguna, dan sesuai standar yang diinginkan. Artikel ini akan memberikan panduan praktis dalam menyusun KAK untuk pekerjaan yang tidak membutuhkan keahlian teknis khusus.
1. Menentukan Tujuan dan Hasil yang Diharapkan
Langkah pertama dalam menyusun KAK adalah menetapkan tujuan dan hasil yang diinginkan. Meskipun pekerjaan tersebut mungkin tidak teknis, tujuan yang jelas tetap menjadi acuan utama bagi penyedia jasa dalam menjalankan tugasnya.
- Identifikasi Kebutuhan Pengguna: Kenali kebutuhan utama dari layanan yang akan diberikan. Misalnya, dalam pengadaan jasa kebersihan, kebutuhan utamanya mungkin mencakup area yang selalu terjaga kebersihannya dan lingkungan yang nyaman.
- Rumuskan Hasil yang Spesifik: Tujuan dalam KAK sebaiknya ditulis spesifik agar meminimalkan salah pengertian. Misalnya, “menyediakan layanan kebersihan kantor selama 8 jam setiap hari kerja dengan tingkat kebersihan yang memenuhi standar kesehatan dan kenyamanan”.
Dengan menetapkan tujuan yang jelas, penyedia layanan dapat memahami dan memenuhi ekspektasi Anda dengan lebih baik.
2. Menyusun Lingkup Pekerjaan yang Jelas dan Terperinci
Lingkup pekerjaan dalam KAK harus dirumuskan dengan detail untuk memastikan penyedia layanan memahami tugas mereka secara mendalam.
- Uraikan Tugas yang Harus Dilakukan: Untuk pekerjaan kebersihan, misalnya, sebutkan area yang perlu dibersihkan seperti lobi, ruang kerja, atau kamar mandi, serta frekuensi pembersihan.
- Batasi Lingkup Pekerjaan agar Tepat Sasaran: Agar tidak terjadi pekerjaan tambahan yang memboroskan biaya, pastikan untuk membatasi lingkup hanya pada area atau tugas yang benar-benar diperlukan.
Lingkup pekerjaan yang rinci dan terfokus membuat penyedia jasa lebih efisien dalam bekerja dan menghindari pekerjaan tambahan yang tidak diperlukan.
3. Menyusun Kriteria Kualitas dan Standar Layanan
Meskipun tidak membutuhkan kompetensi teknis, setiap pekerjaan tetap harus memiliki standar dan kriteria kualitas yang jelas.
- Tetapkan Standar Kualitas yang Mudah Dipahami: Misalnya, untuk pekerjaan kebersihan, tetapkan standar yang spesifik seperti “seluruh permukaan meja harus bebas debu” atau “lantai harus terlihat bersih setiap saat”.
- Gunakan Indikator yang Terukur: Pastikan setiap kriteria kualitas bisa diukur dengan jelas. Hal ini membantu Anda menilai apakah penyedia jasa telah memenuhi standar atau belum. Contohnya, dalam pengadaan jasa katering, Anda dapat menentukan standar kualitas dengan memastikan setiap makanan disajikan pada waktu yang telah disepakati dan dalam kondisi hangat.
Dengan adanya standar kualitas, Anda dapat menghindari perbedaan interpretasi antara Anda dan penyedia jasa mengenai hasil yang diharapkan.
4. Menyusun Jadwal Kerja yang Realistis
Untuk pekerjaan non-teknis, jadwal kerja yang realistis juga penting agar penyedia layanan dapat mengelola waktu dan sumber daya dengan baik.
- Tentukan Jam Operasional yang Jelas: Misalnya, dalam jasa administrasi atau layanan kebersihan, sebutkan jam kerja yang diharapkan, seperti mulai dari pukul 08.00 hingga 16.00 setiap hari kerja.
- Sesuaikan Jadwal dengan Kebutuhan Pengguna: Pastikan jadwal yang ditentukan sesuai dengan kebutuhan aktivitas di lokasi kerja. Misalnya, untuk kebersihan, tentukan apakah pembersihan harus dilakukan sebelum atau sesudah jam operasional agar tidak mengganggu pekerjaan.
Jadwal kerja yang terstruktur akan membantu penyedia jasa bekerja lebih efisien, dan Anda dapat memastikan layanan yang optimal pada waktu yang dibutuhkan.
5. Menyusun Anggaran yang Akurat dan Sesuai Kebutuhan
Anggaran dalam KAK sebaiknya disusun dengan mempertimbangkan kebutuhan aktual dari pekerjaan tersebut.
- Perkirakan Biaya Berdasarkan Harga Pasar: Riset harga pasar agar anggaran yang Anda tentukan sesuai dan tidak berlebihan. Ini akan membantu Anda mendapatkan penawaran yang kompetitif dari para penyedia.
- Tambahkan Dana Cadangan Jika Diperlukan: Untuk mengantisipasi biaya tak terduga, sisihkan dana cadangan sebesar 5-10% dari total anggaran.
Anggaran yang akurat memungkinkan proyek berjalan sesuai rencana tanpa masalah biaya yang tidak terduga, dan meminimalkan kemungkinan adanya pengeluaran tambahan yang tidak direncanakan.
6. Menetapkan Kriteria Pemilihan Penyedia yang Sesuai
Meskipun pekerjaan ini tidak membutuhkan kompetensi teknis, pemilihan penyedia yang tepat tetap penting untuk memastikan kualitas layanan. Tetapkan kriteria pemilihan dengan mempertimbangkan faktor berikut:
- Pengalaman dan Rekam Jejak: Pilih penyedia dengan pengalaman di bidang yang sama. Pengalaman yang relevan menunjukkan bahwa penyedia memahami karakteristik pekerjaan tersebut.
- Kesesuaian Harga dan Kualitas: Pastikan harga yang ditawarkan oleh penyedia sesuai dengan kualitas layanan yang diharapkan.
- Kapabilitas Manajemen: Dalam pekerjaan seperti kebersihan atau logistik, penyedia yang memiliki kapabilitas manajemen yang baik akan lebih terorganisir dan efisien dalam melaksanakan tugas.
Dengan kriteria yang jelas, Anda bisa lebih selektif dalam memilih penyedia yang sesuai dan memastikan proyek berjalan lancar.
7. Menyusun Keluaran atau Deliverables yang Terukur
Untuk memastikan pekerjaan berjalan sesuai rencana, KAK harus mencantumkan keluaran atau deliverables yang terukur dan sesuai dengan ekspektasi.
- Rumuskan Keluaran yang Terukur: Misalnya, dalam layanan administrasi, keluaran bisa berupa laporan harian atau dokumen yang diproses sesuai target waktu.
- Gunakan Standar Penerimaan: Tentukan kriteria penerimaan keluaran yang jelas, seperti jumlah dan kualitas. Misalnya, dalam jasa kebersihan, keluaran yang diterima adalah ruang kantor yang bersih setiap pagi.
Keluaran yang terukur memungkinkan Anda untuk melakukan evaluasi objektif atas hasil kerja penyedia jasa dan memastikan layanan sesuai dengan kebutuhan.
8. Menyusun Mekanisme Pemantauan dan Evaluasi
Pemantauan dan evaluasi adalah bagian penting dari KAK yang membantu memastikan pekerjaan berjalan sesuai rencana. Beberapa langkah untuk menyusun mekanisme pemantauan dan evaluasi antara lain:
- Jadwalkan Pemantauan Secara Berkala: Pemantauan berkala memungkinkan Anda memeriksa kualitas layanan yang diberikan. Misalnya, lakukan inspeksi mingguan untuk memastikan bahwa standar kebersihan terpenuhi.
- Gunakan Laporan Harian atau Mingguan: Untuk pekerjaan administrasi atau logistik, laporan harian atau mingguan bisa menjadi indikator untuk melihat perkembangan pekerjaan.
Dengan pemantauan yang efektif, Anda bisa mendeteksi dan menyelesaikan masalah sejak dini serta memastikan kualitas layanan yang sesuai dengan harapan.
9. Melakukan Tinjauan dan Revisi Akhir
Langkah terakhir adalah melakukan tinjauan dan revisi akhir pada KAK sebelum disahkan. Tinjauan ini penting untuk memastikan bahwa semua aspek KAK sesuai dengan tujuan dan kebutuhan pengguna.
- Diskusikan dengan Tim Terkait: Libatkan tim atau pemangku kepentingan lain dalam tinjauan agar semua masukan dan kebutuhan dapat diakomodasi.
- Perbaiki KAK Jika Diperlukan: Jika ada kekurangan atau ketidaksesuaian yang ditemukan dalam tinjauan, lakukan perbaikan agar KAK menjadi lebih efektif.
Dengan tinjauan akhir, Anda memastikan bahwa KAK yang disusun telah siap untuk dijalankan, dan semua pihak yang terlibat memahami tugas serta tanggung jawab mereka.
Penutup
Menyusun KAK untuk pekerjaan yang tidak membutuhkan kompetensi teknis mungkin terlihat sederhana, namun tetap memerlukan ketelitian. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat KAK yang jelas, terukur, dan sesuai dengan kebutuhan. Mulai dari penetapan tujuan, ruang lingkup pekerjaan, hingga standar layanan dan mekanisme pemantauan, setiap elemen KAK membantu mengarahkan pekerjaan agar berjalan sesuai harapan dan efisien dalam hal biaya dan waktu.
KAK yang dirancang dengan baik memungkinkan penyedia jasa memahami dan memenuhi ekspektasi Anda tanpa ketidaksesuaian yang bisa mengganggu proses. Sebuah KAK yang optimal adalah fondasi penting untuk keberhasilan proyek pengadaan, baik teknis maupun non-teknis, demi kepuasan pengguna dan pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.
