Persiapan pemilihan penyedia adalah tahapan awal dalam proses pengadaan barang jasa pemerintah yang bertujuan untuk menentukan kebutuhan, sumber pembiayaan, metode pemilihan, dan dokumen pengadaan yang akan digunakan dalam pemilihan penyedia. Persiapan pemilihan penyedia terdiri dari tiga sub tahapan, yaitu:
Identifikasi Kebutuhan
Identifikasi kebutuhan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis, jumlah, spesifikasi, waktu, dan lokasi pengadaan barang jasa yang dibutuhkan oleh pengguna barang jasa. Identifikasi kebutuhan dilakukan dengan cara:
- Melakukan analisis kebutuhan berdasarkan rencana kerja, rencana anggaran, dan kebijakan strategis.
- Melakukan studi kelayakan atau analisis biaya manfaat untuk menilai kelayakan dan manfaat dari pengadaan barang jasa.
- Melakukan survei pasar atau benchmarking untuk mengetahui harga, kualitas, dan ketersediaan barang jasa di pasaran.
- Melakukan konsultasi dengan pihak terkait, seperti stakeholder, ahli, atau penyedia potensial, untuk mendapatkan masukan dan saran terkait kebutuhan pengadaan barang jasa.
Hasil dari identifikasi kebutuhan adalah spesifikasi teknis dan gambaran umum pengadaan barang jasa yang akan digunakan sebagai dasar dalam penyiapan dokumen perencanaan dan dokumen pengadaan.
Persiapan Dokumen Perencanaan
Persiapan dokumen perencanaan adalah kegiatan untuk menyusun dokumen yang berisi rencana dan strategi pengadaan barang jasa yang akan dilaksanakan oleh pengguna barang jasa. Penyiapan dokumen perencanaan dilakukan dengan cara:
- Menyusun rencana pengadaan barang jasa yang berisi informasi tentang jenis, jumlah, spesifikasi, waktu, dan lokasi pengadaan barang jasa, serta sumber pembiayaan, metode pemilihan, dan jadwal pemilihan penyedia.
- Menyusun rencana anggaran biaya yang berisi estimasi biaya pengadaan barang jasa berdasarkan hasil survei pasar atau benchmarking, serta memperhitungkan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi biaya, seperti inflasi, risiko, dan pajak.
- Menyusun rencana manajemen risiko yang berisi identifikasi, analisis, evaluasi, penanganan, dan pemantauan risiko yang dapat terjadi dalam pengadaan barang jasa, serta menetapkan mitigasi dan kontingensi untuk mengurangi dampak negatif dari risiko tersebut.
Hasil dari penyiapan dokumen perencanaan adalah dokumen rencana pengadaan barang jasa, dokumen rencana anggaran biaya, dan dokumen rencana manajemen risiko yang akan digunakan sebagai pedoman dalam penyiapan dokumen pengadaan dan pelaksanaan pemilihan penyedia.
Persiapan Dokumen Pengadaan
Persiapan dokumen pengadaan adalah kegiatan untuk menyusun dokumen yang berisi persyaratan, ketentuan, dan prosedur yang akan digunakan dalam pemilihan penyedia barang jasa. Penyiapan dokumen pengadaan dilakukan dengan cara:
- Menyusun dokumen permintaan penawaran yang berisi undangan kepada penyedia untuk mengajukan penawaran, instruksi kepada penyedia tentang cara penyampaian penawaran, kriteria kualifikasi penyedia, kriteria evaluasi penawaran, dan format penawaran.
- Menyusun dokumen kontrak yang berisi perjanjian antara pengguna barang jasa dan penyedia yang terpilih, yang mencakup ruang lingkup pekerjaan, harga kontrak, jangka waktu pelaksanaan, jaminan pelaksanaan, syarat-syarat umum dan khusus, serta hak dan kewajiban masing-masing pihak.
- Menyusun dokumen lampiran yang berisi dokumen-dokumen pendukung yang relevan dengan pengadaan barang jasa, seperti spesifikasi teknis, gambar teknis, daftar kuantitas, daftar harga satuan, analisis harga satuan, jadwal pelaksanaan, dan lain-lain.
Hasil dari penyiapan dokumen pengadaan adalah dokumen permintaan penawaran, dokumen kontrak, dan dokumen lampiran yang akan digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pemilihan penyedia.
