Rencana anggaran biaya adalah dokumen yang berisi estimasi biaya pengadaan barang jasa berdasarkan hasil survei pasar atau benchmarking, serta memperhitungkan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi biaya, seperti inflasi, risiko, dan pajak. Rencana anggaran biaya merupakan salah satu dokumen perencanaan yang harus disusun oleh pengguna barang jasa sebelum melakukan pemilihan penyedia.
Menyusun rencana anggaran biaya yang baik dan benar memerlukan strategi yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan, kondisi, dan situasi pengadaan barang jasa. Berikut ini adalah beberapa strategi yang dapat digunakan dalam menyusun rencana anggaran biaya:
1. Mengacu pada Hasil Survei Pasar atau Benchmarking
Strategi pertama yang dapat digunakan dalam menyusun rencana anggaran biaya adalah mengacu pada hasil survei pasar atau benchmarking yang telah dilakukan sebelumnya. Survei pasar atau benchmarking adalah kegiatan untuk mengetahui harga, kualitas, dan ketersediaan barang jasa yang akan diperoleh melalui pengadaan barang jasa di pasaran. Survei pasar atau benchmarking dilakukan dengan cara mengumpulkan, membandingkan, dan menyesuaikan informasi tentang barang jasa yang sejenis atau serupa dengan yang akan diperoleh melalui pengadaan barang jasa, baik dari sumber internal maupun eksternal, seperti data historis, katalog, internet, media, atau penyedia potensial.
Mengacu pada hasil survei pasar atau benchmarking akan membantu pengguna barang jasa untuk menyusun rencana anggaran biaya yang sesuai dengan harga, kualitas, dan ketersediaan barang jasa yang berlaku di pasaran. Selain itu, mengacu pada hasil survei pasar atau benchmarking juga akan membantu pengguna barang jasa untuk menyusun rencana anggaran biaya yang realistis, rasional, dan dapat dipertanggungjawabkan.
2. Menyesuaikan dengan Sumber Pembiayaan
Strategi kedua yang dapat digunakan dalam menyusun rencana anggaran biaya adalah menyesuaikan dengan sumber pembiayaan yang tersedia dan alokasi dana yang telah ditetapkan. Sumber pembiayaan adalah asal-usul dana yang akan digunakan untuk membiayai pengadaan barang jasa, baik dari anggaran pendapatan dan belanja negara (APBN), anggaran pendapatan dan belanja daerah (APBD), atau sumber lain yang sah dan halal. Alokasi dana adalah penentuan jumlah dana yang dialokasikan untuk setiap jenis, kategori, dan prioritas pengadaan barang jasa.
Menyesuaikan dengan sumber pembiayaan akan membantu pengguna barang jasa untuk menyusun rencana anggaran biaya yang sesuai dengan ketentuan dan kriteria yang berlaku untuk setiap sumber pembiayaan, seperti batasan nilai, persyaratan administrasi, mekanisme pengajuan, dan proses pencairan. Selain itu, menyesuaikan dengan sumber pembiayaan juga akan membantu pengguna barang jasa untuk menyusun rencana anggaran biaya yang efisien, hemat, dan optimal.
3. Memperhitungkan Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Biaya
Strategi ketiga yang dapat digunakan dalam menyusun rencana anggaran biaya adalah memperhitungkan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi biaya pengadaan barang jasa, seperti inflasi, risiko, dan pajak. Faktor-faktor ini dapat meningkatkan atau menurunkan biaya pengadaan barang jasa, sehingga harus diperhitungkan dalam menyusun rencana anggaran biaya. Memperhitungkan faktor-faktor yang mempengaruhi biaya dilakukan dengan cara:
- Memperhitungkan inflasi yang dapat meningkatkan harga barang jasa seiring dengan berjalannya waktu, sehingga harus disesuaikan dengan tingkat inflasi yang berlaku atau diharapkan pada saat pengadaan barang jasa dilaksanakan.
- Memperhitungkan risiko yang dapat menimbulkan biaya tambahan atau kerugian akibat terjadinya peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan atau tidak terduga dalam pengadaan barang jasa, sehingga harus disertakan dalam analisis harga satuan atau ditambahkan sebagai biaya kontingensi dalam rencana anggaran biaya.
- Memperhitungkan pajak yang dapat menambah beban biaya pengadaan barang jasa, baik pajak yang dibebankan kepada pengguna barang jasa maupun pajak yang dibebankan kepada penyedia, sehingga harus diketahui dan dipatuhi oleh masing-masing pihak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Memperhitungkan faktor-faktor yang mempengaruhi biaya akan membantu pengguna barang jasa untuk menyusun rencana anggaran biaya yang sesuai dengan kondisi dan situasi yang berpengaruh terhadap pengadaan barang jasa. Selain itu, memperhitungkan faktor-faktor yang mempengaruhi biaya juga akan membantu pengguna barang jasa untuk menyusun rencana anggaran biaya yang akurat, komprehensif, dan transparan.
