Kerangka Acuan Kerja (KAK) atau Terms of Reference (ToR) merupakan dokumen penting dalam proses pengadaan barang atau jasa, yang digunakan untuk menjelaskan lingkup kerja, tujuan, dan harapan yang diinginkan dari pihak penyedia barang/jasa. Bagi pemula di bidang pengadaan, menyusun KAK bisa tampak seperti tugas yang menantang karena harus menyelaraskan berbagai aspek teknis dan administratif. Artikel ini akan menguraikan beberapa kiat praktis yang bisa membantu Anda menyusun KAK secara efektif dan profesional.
1. Memahami Tujuan Pengadaan
Langkah pertama dalam menyusun KAK adalah memahami tujuan utama dari pengadaan tersebut. Setiap proyek pengadaan memiliki tujuan spesifik yang ingin dicapai, misalnya meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan kualitas layanan, atau memenuhi kebutuhan internal perusahaan. Pahami konteks dari proyek pengadaan dan apa yang diharapkan setelah barang atau jasa diperoleh.
Sebagai contoh, jika pengadaan bertujuan untuk membeli sistem perangkat lunak, Anda perlu mengidentifikasi apa saja yang diharapkan dari perangkat lunak tersebut. Apakah bertujuan untuk memudahkan manajemen data, atau meningkatkan integrasi antara sistem yang berbeda? Pemahaman yang jelas akan tujuan ini akan membantu Anda membuat KAK yang lebih terarah.
2. Mengidentifikasi Ruang Lingkup Pekerjaan
Ruang lingkup pekerjaan adalah komponen penting dari KAK yang berfungsi untuk menetapkan batasan pekerjaan dan menghindari adanya pekerjaan tambahan yang tidak direncanakan. Pastikan ruang lingkup pekerjaan yang Anda tuliskan sudah mencakup semua aspek pekerjaan yang diperlukan. Secara umum, ruang lingkup ini meliputi rincian tugas dan tanggung jawab penyedia jasa atau barang.
Untuk memperjelas ruang lingkup pekerjaan, Anda bisa memecahnya menjadi sub-bagian seperti:
- Tugas utama yang harus dilakukan
- Tahapan pelaksanaan
- Keluaran yang diharapkan (output)
- Spesifikasi teknis atau standar yang harus dipenuhi
Contohnya, jika pengadaan adalah untuk renovasi gedung, ruang lingkupnya bisa meliputi desain arsitektural, pekerjaan sipil, instalasi listrik, dan sebagainya.
3. Menetapkan Spesifikasi Teknis
Spesifikasi teknis adalah rincian teknis mengenai barang atau jasa yang ingin Anda peroleh. Bagian ini harus dibuat dengan jelas dan detail agar penyedia jasa memahami ekspektasi Anda, dan juga agar proses seleksi penyedia dapat berlangsung dengan objektif.
Jika spesifikasi teknis sulit untuk dijabarkan, Anda bisa melakukan benchmarking atau studi komparatif terhadap produk serupa di pasar. Contoh spesifikasi teknis untuk pengadaan laptop misalnya, meliputi:
- Prosesor: minimal Intel Core i5
- RAM: minimal 8GB
- Penyimpanan: SSD minimal 256GB
Spesifikasi ini membantu membatasi hanya pada penyedia yang mampu memenuhi kebutuhan teknis yang Anda harapkan.
4. Menyusun Jadwal dan Durasi Pelaksanaan
Setiap KAK harus mencantumkan jadwal atau timeline pelaksanaan pekerjaan. Bagian ini penting untuk memastikan bahwa seluruh pihak terkait memahami jangka waktu yang tersedia untuk menyelesaikan pekerjaan dan dapat merencanakan aktivitas mereka berdasarkan jadwal yang ada.
Untuk menyusun jadwal pelaksanaan, Anda bisa membaginya menjadi beberapa tahap, misalnya:
- Persiapan awal
- Pelaksanaan atau implementasi
- Pengujian (jika relevan)
- Serah terima
Sertakan juga tanggal-tanggal penting seperti batas waktu penyerahan dokumen atau output, waktu pengujian, dan tenggat untuk feedback atau revisi. Ini akan membantu memastikan bahwa pekerjaan berjalan sesuai rencana dan mengurangi potensi penundaan.
5. Menentukan Anggaran
Bagian anggaran merupakan salah satu elemen terpenting dalam KAK. Anda harus memperkirakan biaya yang dibutuhkan untuk menjalankan pengadaan sesuai spesifikasi dan ruang lingkup yang telah ditentukan. Biasanya, estimasi anggaran didasarkan pada hasil survei pasar atau penawaran dari penyedia jasa atau barang serupa.
Meskipun demikian, penting untuk tidak hanya terpaku pada harga termurah, melainkan mempertimbangkan juga kualitas dan daya tahan barang atau jasa yang diperoleh. Anggaran yang realistis dan terukur akan mempermudah proses pengadaan dan memberikan ruang bagi negosiasi yang wajar.
6. Menetapkan Kriteria Penilaian
Kriteria penilaian atau evaluasi merupakan alat untuk menentukan penyedia barang atau jasa yang paling memenuhi kebutuhan pengadaan. Kriteria ini harus mencakup berbagai aspek yang relevan, mulai dari harga, kualitas barang/jasa, pengalaman penyedia, hingga layanan purna jual.
Misalnya, jika Anda ingin mengadakan pengadaan jasa konsultasi, beberapa kriteria yang dapat digunakan adalah:
- Pengalaman dan rekam jejak tim konsultan
- Kompetensi teknis dan sertifikasi yang dimiliki
- Penawaran harga yang diajukan
Selain kriteria utama, Anda juga bisa menambahkan kriteria sekunder yang berfungsi sebagai penunjang, misalnya reputasi penyedia jasa atau kemudahan akses komunikasi.
7. Menjelaskan Output dan Deliverables
Output atau hasil akhir pekerjaan yang diharapkan dari penyedia barang/jasa harus dirinci dengan jelas dalam KAK. Deliverables ini akan menjadi tolak ukur untuk menilai apakah penyedia jasa telah memenuhi ekspektasi dan tujuan pengadaan.
Contoh deliverables dalam proyek pengadaan aplikasi sistem informasi misalnya, bisa berupa:
- Dokumen desain dan perancangan sistem
- Source code dan dokumentasi teknis
- Manual penggunaan
- Laporan uji coba sistem
Setiap deliverable sebaiknya disertai dengan standar atau kriteria tertentu agar hasil pekerjaan dapat dievaluasi dengan lebih objektif.
8. Memperhatikan Persyaratan Legal
Aspek hukum sangat penting dalam pengadaan, karena setiap pengadaan memiliki risiko hukum. Pastikan KAK mencakup persyaratan kontraktual, hak kekayaan intelektual, hak cipta, dan ketentuan-ketentuan hukum yang relevan.
Jika terdapat kebutuhan akan rahasia dagang atau kerahasiaan informasi, Anda bisa mencantumkan klausul non-disclosure agreement (NDA) dalam KAK. Untuk proyek jangka panjang atau yang berpotensi memperbaharui kontrak di kemudian hari, penting juga untuk mencantumkan klausul pembaruan atau penghentian kontrak.
9. Menyusun Metode Pemantauan dan Pelaporan
Pemantauan progres pekerjaan penting agar pelaksanaan proyek dapat berjalan sesuai rencana. Dalam KAK, tentukan metode pemantauan, seperti pelaporan mingguan, bulanan, atau peninjauan lapangan. Selain itu, pastikan terdapat mekanisme untuk menerima laporan berkala dari penyedia jasa dan melakukan peninjauan.
Metode pelaporan ini bisa berupa laporan tertulis, presentasi hasil kerja, atau laporan lisan, tergantung pada kebutuhan proyek. Dengan pemantauan yang baik, potensi masalah dapat diantisipasi lebih awal dan mempercepat proses penyelesaian jika terdapat hal-hal yang tidak sesuai dengan rencana.
10. Menetapkan Indikator Keberhasilan
Indikator keberhasilan atau Key Performance Indicators (KPIs) merupakan tolak ukur yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja penyedia jasa. Kriteria ini memungkinkan Anda untuk menilai seberapa baik penyedia jasa atau barang telah memenuhi tujuan pengadaan.
Contohnya, jika indikator keberhasilan dalam proyek pengadaan aplikasi adalah kecepatan akses, tingkat responsivitas aplikasi, atau ketepatan waktu penyelesaian proyek, pastikan bahwa indikator tersebut sudah disepakati di awal. Indikator yang jelas akan membantu menghindari ketidakpuasan di kemudian hari dan memastikan bahwa hasil akhir sesuai harapan.
Penutup
Menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang baik membutuhkan pemahaman yang mendalam mengenai tujuan pengadaan, spesifikasi teknis, ruang lingkup pekerjaan, serta berbagai aspek administratif lainnya. Dengan mengikuti langkah-langkah dan kiat praktis di atas, Anda akan lebih siap dalam menyusun KAK yang efektif, membantu dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa yang kompeten, serta memastikan bahwa hasil akhir dari pengadaan sesuai dengan harapan.
Bagi pemula, seringkali diperlukan waktu dan latihan untuk menguasai penyusunan KAK secara efisien. Namun, dengan praktik yang konsisten dan evaluasi atas KAK yang telah disusun, kemampuan ini akan semakin terasah. Selalu ingat bahwa KAK yang jelas, lengkap, dan terstruktur akan menjadi fondasi bagi keberhasilan suatu proyek pengadaan.
