Identifikasi kebutuhan adalah salah satu tahapan penting dalam proses pengadaan barang jasa pemerintah, karena menentukan jenis, jumlah, spesifikasi, waktu, dan lokasi pengadaan barang jasa yang dibutuhkan oleh pengguna barang jasa. Identifikasi kebutuhan yang tepat dan akurat akan memudahkan penyiapan dokumen perencanaan dan dokumen pengadaan, serta meningkatkan efektivitas, efisiensi, transparansi, akuntabilitas, dan berdaya saing dalam pengadaan barang jasa pemerintah.
Untuk melakukan identifikasi kebutuhan, pengguna barang jasa dapat mengikuti langkah-langkah berikut:
1. Melakukan Analisis Kebutuhan
Analisis kebutuhan adalah kegiatan untuk menentukan kebutuhan pengadaan barang jasa berdasarkan rencana kerja, rencana anggaran, dan kebijakan strategis yang telah ditetapkan oleh pengguna barang jasa. Analisis kebutuhan dilakukan dengan cara:
- Mengidentifikasi tujuan dan sasaran dari pengadaan barang jasa, serta keterkaitannya dengan visi, misi, dan program kerja pengguna barang jasa.
- Mengidentifikasi output dan outcome yang diharapkan dari pengadaan barang jasa, serta indikator kinerja yang dapat digunakan untuk mengukur pencapaian output dan outcome tersebut.
- Mengidentifikasi masalah dan tantangan yang dihadapi oleh pengguna barang jasa dalam melaksanakan tugas dan fungsi, serta solusi yang dapat ditawarkan oleh pengadaan barang jasa untuk mengatasi masalah dan tantangan tersebut.
- Mengidentifikasi alternatif pengadaan barang jasa yang dapat dipilih oleh pengguna barang jasa, serta membandingkan kelebihan dan kekurangan dari masing-masing alternatif tersebut.
Hasil dari analisis kebutuhan adalah kebutuhan pengadaan barang jasa yang sesuai dengan tujuan, sasaran, output, outcome, masalah, tantangan, dan solusi yang telah diidentifikasi oleh pengguna barang jasa.
2. Melakukan Studi Kelayakan atau Analisis Biaya Manfaat
Studi kelayakan atau analisis biaya manfaat adalah kegiatan untuk menilai kelayakan dan manfaat dari pengadaan barang jasa yang telah ditentukan berdasarkan analisis kebutuhan. Studi kelayakan atau analisis biaya manfaat dilakukan dengan cara:
- Menghitung biaya yang diperlukan untuk melaksanakan pengadaan barang jasa, termasuk biaya investasi, biaya operasional, biaya pemeliharaan, dan biaya lainnya yang relevan.
- Menghitung manfaat yang diperoleh dari pengadaan barang jasa, termasuk manfaat ekonomi, sosial, lingkungan, dan lainnya yang relevan.
- Menghitung rasio biaya manfaat (BCR) atau nilai sekarang bersih (NPV) dari pengadaan barang jasa, yaitu perbandingan antara biaya dan manfaat yang didiskontokan dengan tingkat bunga tertentu.
- Menentukan kriteria kelayakan dan manfaat dari pengadaan barang jasa, yaitu apakah BCR atau NPV lebih besar dari satu atau positif, yang menunjukkan bahwa pengadaan barang jasa layak dan menguntungkan untuk dilakukan.
Hasil dari studi kelayakan atau analisis biaya manfaat adalah kelayakan dan manfaat pengadaan barang jasa yang dapat diukur secara kuantitatif dan kualitatif.
3. Melakukan Survei Pasar atau Benchmarking
Survei pasar atau benchmarking adalah kegiatan untuk mengetahui harga, kualitas, dan ketersediaan barang jasa yang akan diperoleh melalui pengadaan barang jasa di pasaran. Survei pasar atau benchmarking dilakukan dengan cara:
- Mengumpulkan informasi tentang barang jasa yang sejenis atau serupa dengan yang akan diperoleh melalui pengadaan barang jasa, baik dari sumber internal maupun eksternal, seperti data historis, katalog, internet, media, atau penyedia potensial.
- Membandingkan informasi tentang harga, kualitas, dan ketersediaan barang jasa yang diperoleh dari berbagai sumber, serta menentukan rentang harga, standar kualitas, dan tingkat ketersediaan yang wajar dan realistis untuk barang jasa yang akan diperoleh melalui pengadaan barang jasa.
- Menyesuaikan informasi tentang harga, kualitas, dan ketersediaan barang jasa dengan kondisi dan situasi yang berlaku di lokasi pengadaan barang jasa, serta memperhitungkan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi harga, kualitas, dan ketersediaan barang jasa, seperti inflasi, permintaan, persaingan, regulasi, dan lainnya.
Hasil dari survei pasar atau benchmarking adalah harga, kualitas, dan ketersediaan barang jasa yang dapat dijadikan sebagai acuan dalam menetapkan spesifikasi teknis dan biaya pengadaan barang jasa.
4. Melakukan Konsultasi dengan Pihak Terkait
Konsultasi dengan pihak terkait adalah kegiatan untuk mendapatkan masukan dan saran terkait kebutuhan pengadaan barang jasa dari pihak-pihak yang memiliki kepentingan atau keterlibatan dalam pengadaan barang jasa. Konsultasi dengan pihak terkait dilakukan dengan cara:
- Mengidentifikasi pihak-pihak yang terkait dengan pengadaan barang jasa, seperti stakeholder, ahli, atau penyedia potensial, serta menentukan tingkat kepentingan dan pengaruh mereka terhadap pengadaan barang jasa.
- Menyusun rencana konsultasi yang berisi tujuan, metode, waktu, tempat, peserta, materi, dan hasil yang diharapkan dari konsultasi dengan pihak terkait.
- Melaksanakan konsultasi dengan pihak terkait sesuai dengan rencana konsultasi yang telah disusun, serta mencatat dan mendokumentasikan masukan dan saran yang diberikan oleh pihak terkait.
- Menganalisis dan mengevaluasi masukan dan saran yang diberikan oleh pihak terkait, serta menentukan apakah masukan dan saran tersebut dapat diterima, ditolak, atau dimodifikasi untuk memenuhi kebutuhan pengadaan barang jasa.
Hasil dari konsultasi dengan pihak terkait adalah masukan dan saran yang dapat digunakan untuk menyempurnakan kebutuhan pengadaan barang jasa yang telah diidentifikasi sebelumnya.
