Bagaimana Menilai Jaminan Penawaran yang Sah?

Pengadaan barang/jasa pemerintah menuntut akuntabilitas dan kepastian bahwa penyedia yang mengikuti tender memiliki komitmen serius dan kemampuan finansial, teknis, maupun administrasi untuk melaksanakan kontrak. Salah satu instrumen utama untuk menjamin komitmen tersebut adalah Jaminan Penawaran (Bid Bond). Jaminan Penawaran berfungsi sebagai “jaminan awal” bahwa penyedia tidak akan mengundurkan diri setelah memenangkan tender dan sanggup menyediakan dokumen pendukung lain, seperti Jaminan Pelaksanaan dan Jaminan Pemeliharaan. Namun, tidak semua Jaminan Penawaran sah secara hukum dan efektif secara praktis.

1. Fungsi dan Jenis Jaminan Penawaran

1.1. Fungsi Utama dari Jaminan Penawaran

Dalam konteks pengadaan barang dan jasa pemerintah, Jaminan Penawaran (Bid Security) bukan sekadar dokumen formalitas yang wajib dilampirkan peserta lelang. Ia memiliki peran penting dalam menjaga integritas, kredibilitas, dan keberlangsungan proses pengadaan. Secara umum, terdapat dua fungsi utama dari Jaminan Penawaran:

Pertama, sebagai proteksi terhadap Pengguna Anggaran. Jaminan ini memberikan jaminan bahwa peserta tender yang mengajukan penawaran benar-benar serius dan bersedia bertanggung jawab atas komitmen penawarannya. Jika suatu penyedia ditetapkan sebagai pemenang namun kemudian mengundurkan diri, menolak menandatangani kontrak, atau tidak menyerahkan Jaminan Pelaksanaan dalam jangka waktu yang ditentukan, maka Jaminan Penawaran dapat dicairkan. Dana hasil pencairan ini akan digunakan sebagai bentuk kompensasi terhadap waktu, sumber daya, dan biaya administrasi yang telah dikeluarkan oleh panitia pengadaan.
Kedua, sebagai mekanisme penyaringan terhadap peserta yang tidak serius. Peserta yang belum benar-benar siap mengikuti tender, tidak memiliki dukungan finansial, atau hanya “coba-coba” mengikuti proses pengadaan akan enggan memasukkan Jaminan Penawaran. Ketentuan bahwa jaminan ini harus bernilai 0,5-2% dari HPS membuat peserta berpikir dua kali sebelum mengajukan penawaran asal-asalan. Dengan kata lain, Jaminan Penawaran menjadi alat efektif untuk menyaring calon penyedia yang tidak memenuhi syarat kesiapan administrasi maupun komitmen bisnis.

Dengan kedua fungsi tersebut, Jaminan Penawaran tidak hanya menjadi “syarat wajib” administratif, tetapi juga instrumen pengendali mutu peserta tender dan pencegah utama dari moral hazard seperti pengunduran diri sepihak pasca penetapan pemenang.

1.2. Jenis-Jenis Jaminan Penawaran yang Diakui

Menurut regulasi pengadaan di Indonesia, Jaminan Penawaran dapat berbentuk beberapa jenis dokumen atau instrumen keuangan. Masing-masing memiliki karakteristik hukum dan administratif yang berbeda:

1. Bank Guarantee atau Letter of Guarantee (LoG):
Merupakan bentuk jaminan yang paling umum digunakan, dikeluarkan oleh bank umum yang terdaftar dan memiliki izin usaha dari OJK. Dalam praktiknya, bank menyatakan komitmen tertulis untuk membayar sejumlah uang tertentu kepada pihak penerima jaminan (PA/KPA) apabila penyedia wanprestasi. Karena bank menyatakan bertanggung jawab secara langsung dan tanpa syarat (unconditional), jaminan jenis ini umumnya dianggap paling kuat secara hukum dan kredibel di mata auditor serta penyelenggara pengadaan.

2. Standby Letter of Credit (SBLC):
Merupakan varian dari bank guarantee yang bersifat internasional dan biasanya digunakan dalam pengadaan berskala besar atau yang melibatkan mitra asing. SBLC diterbitkan oleh bank atas nama penyedia dan menjamin pembayaran bila penyedia gagal memenuhi komitmennya.

3. Surety Bond dari Perusahaan Asuransi:
Jaminan ini dikeluarkan oleh perusahaan asuransi berbentuk polis penjaminan. Meski memiliki fungsi yang sama dengan bank guarantee, prosesnya sedikit berbeda karena bersifat indemnity, yakni perusahaan asuransi hanya membayar jika penyedia memang dinyatakan wanprestasi secara sah. Selain itu, dalam beberapa kasus, perusahaan asuransi akan meminta penyedia untuk mengganti dana yang telah dicairkan-berbeda dari bank yang langsung membayar tanpa menagih kembali ke penyedia.

4. Uang Tunai atau Cek/Bilyet Giro:
Meskipun jarang digunakan dalam praktik modern, bentuk jaminan ini masih diperbolehkan terutama untuk pengadaan berskala kecil atau yang disyaratkan dalam juknis internal instansi. Peserta tender menyerahkan uang secara langsung ke rekening bendahara umum negara atau menyerahkan cek/bilyet giro yang dapat dicairkan oleh panitia. Kelemahan utama metode ini adalah beban likuiditas bagi penyedia dan tingginya risiko administrasi.

5. Jaminan Alternatif yang Diatur Khusus oleh Instansi:
Beberapa instansi memperbolehkan bentuk jaminan lain seperti sertifikat deposito, jaminan berbasis barang bergerak, atau aset lain dengan nilai yang dapat diverifikasi. Namun, jenis ini hanya berlaku jika dicantumkan secara eksplisit dalam dokumen pemilihan, dan validitasnya sangat tergantung pada proses verifikasi yang ketat serta persetujuan Pejabat Pengadaan.

Catatan penting: Apa pun bentuknya, jaminan harus disertai dengan dokumen pendukung seperti surat penerbitan asli, masa berlaku yang sesuai, serta data yang sinkron dengan identitas peserta tender. Ketidaksesuaian sekecil apa pun dapat menyebabkan jaminan dianggap tidak sah dan mengakibatkan gugurnya penawaran.

2. Landasan Hukum dan Regulasi Terkait

Penilaian keabsahan Jaminan Penawaran tidak terlepas dari acuan hukum yang ketat. Hal ini penting untuk memastikan bahwa pengelolaan jaminan dilakukan secara transparan, adil, dan dapat dipertanggungjawabkan secara administratif maupun hukum. Beberapa regulasi penting yang menjadi dasar antara lain sebagai berikut:

2.1. Peraturan Presiden (Perpres) No. 16 Tahun 2018 dan Perubahannya

Perpres No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah merupakan regulasi induk yang mengatur seluruh proses pengadaan, termasuk klausul tentang Jaminan Penawaran. Pasal 44-45 menyebutkan bahwa:

Jaminan Penawaran wajib diserahkan untuk metode pemilihan tertentu, terutama tender dan seleksi.
Besaran jaminan minimal 0,5% dan maksimal 2% dari total Harga Perkiraan Sendiri (HPS).
Jaminan harus berlaku paling singkat sampai batas waktu berlakunya penawaran, ditambah 28 hari kalender.

Perpres ini kemudian diperbarui dengan Perpres No. 12 Tahun 2021, yang memperjelas ruang lingkup pengadaan, memperluas penggunaan e-catalog, dan memberikan fleksibilitas dalam penggunaan jenis jaminan untuk jenis pekerjaan tertentu.

2.2. Peraturan Lembaga LKPP No. 9 Tahun 2020

Peraturan ini memberikan rincian teknis dalam pelaksanaan Perpres, khususnya mengenai pengelolaan dokumen pengadaan melalui sistem elektronik (SPSE). Dalam hal Jaminan Penawaran, Perlem ini mengatur tentang:

Format dokumen jaminan yang diunggah di SPSE.
Prosedur validasi dan verifikasi dokumen jaminan oleh Pokja Pemilihan.
Ketentuan pencairan dan penolakan jaminan yang tidak sesuai.

Hal ini penting karena sistem SPSE menuntut keakuratan pengisian data dan ketertelusuran (audit trail), sehingga keabsahan jaminan dapat diverifikasi secara digital oleh auditor atau APIP.

2.3. Surat Edaran LKPP dan Ketentuan Teknis Lain

LKPP secara berkala mengeluarkan Surat Edaran (SE) atau Surat Edaran Bersama (SEB) dengan OJK untuk mengatur daftar lembaga penjamin (bank atau asuransi) yang diperbolehkan menerbitkan Jaminan Penawaran. Ini penting untuk mencegah penyalahgunaan atau pemalsuan dokumen jaminan dari entitas yang tidak berwenang. Beberapa poin penting dari SE ini mencakup:

Daftar bank dan perusahaan asuransi yang terdaftar dan aktif.
Persyaratan administrasi dan teknis penerbitan jaminan.
Larangan terhadap lembaga tidak terdaftar untuk menjadi penjamin.

Selain itu, instansi pemerintah juga diperbolehkan mengatur Petunjuk Teknis (Juknis) internal yang menjabarkan hal-hal lebih rinci, seperti mekanisme penyimpanan fisik jaminan, masa berlaku jaminan, serta prosedur klaim yang harus diselesaikan secara tertulis dalam waktu tertentu.

2.4. Keterkaitan dengan Hukum Perdata dan Hukum Pidana

Penilaian terhadap keabsahan Jaminan Penawaran tidak hanya berdampak pada administrasi pengadaan, tetapi juga dapat berimplikasi pada aspek hukum perdata dan pidana. Misalnya:

Hukum Perdata: Jika terdapat wanprestasi dari penyedia (misalnya mengundurkan diri), maka pencairan jaminan dapat menjadi alat ganti rugi kepada negara atau instansi pemilik pekerjaan. Bila jaminan tidak sah atau tidak dapat dicairkan karena cacat administrasi, maka negara kehilangan haknya untuk mendapatkan kompensasi.
Hukum Pidana: Jika dokumen jaminan terbukti palsu atau diterbitkan oleh entitas fiktif, maka peserta dan oknum dalam panitia dapat dijerat pasal pemalsuan dokumen atau tindak pidana korupsi karena merugikan keuangan negara. Bahkan auditor seperti BPK atau BPKP dapat menandai temuan ini sebagai kerugian negara yang harus ditindaklanjuti secara hukum.

3. Elemen Kritis Jaminan Penawaran yang Sah

Untuk memastikan bahwa Jaminan Penawaran yang disampaikan oleh penyedia benar-benar sah, valid, dan dapat dijadikan sebagai alat pengikat komitmen selama proses pengadaan berlangsung, maka perlu dicermati secara mendalam unsur-unsur kritis yang melekat di dalamnya. Kesalahan atau kekurangan dalam salah satu elemen saja dapat menyebabkan penawaran dinyatakan tidak memenuhi syarat administratif, yang pada gilirannya berdampak pada gugurnya peserta dari proses pemilihan. Berikut ini penjabaran mendalam atas elemen-elemen tersebut:

3.1. Keaslian Dokumen

Keaslian merupakan elemen paling mendasar dan wajib dalam sebuah jaminan penawaran. Dokumen harus dikeluarkan oleh lembaga keuangan yang sah dan terdaftar, baik bank umum maupun perusahaan asuransi yang telah memperoleh izin dari Otoritas Jasa Keuangan (OJK) untuk menerbitkan jaminan.

Ciri keaslian antara lain:

Cap dan Tanda Tangan Resmi: Dokumen asli umumnya memuat cap basah institusi penerbit serta ditandatangani pejabat yang berwenang. Pejabat tersebut harus tercantum dalam daftar authorized signatory yang telah didaftarkan ke OJK atau lembaga pengatur lainnya.
Nomor Dokumen: Setiap jaminan memiliki kode unik atau nomor seri yang memungkinkan Pokja memverifikasinya secara langsung ke bank penerbit. Nomor ini tidak hanya menjamin identitas dokumen, tetapi juga mencegah praktik pemalsuan atau penggunaan ulang jaminan yang sudah pernah dipakai.

3.2. Nilai Jaminan

Penentuan nilai jaminan wajib mengacu secara ketat pada ketentuan dalam dokumen pemilihan. Secara umum, nilai ini ditetapkan dalam kisaran 1% hingga 3% dari nilai HPS (Harga Perkiraan Sendiri). Misalnya, jika HPS proyek adalah Rp10 miliar dan dokumen menetapkan 1%, maka nilai jaminan minimal yang harus diserahkan adalah Rp100 juta. Jika nilai yang diserahkan di bawah ketentuan tersebut, maka secara otomatis penawaran akan dinyatakan gugur.

Perlu juga diperhatikan:

Keselarasan Mata Uang: Bila HPS ditetapkan dalam mata uang asing seperti USD, maka jaminan harus diserahkan dalam mata uang yang sama atau dalam mata uang rupiah yang ekuivalen dengan kurs tengah BI pada tanggal penyerahan penawaran. Ketidaksesuaian ini bisa menjadi sumber kesalahan administratif yang fatal.

3.3. Masa Berlaku

Masa berlaku jaminan penawaran merupakan cerminan dari seberapa lama penyedia bersedia terikat pada proses evaluasi dan penetapan pemenang. Umumnya, masa berlaku jaminan adalah minimal 60 hari sejak batas akhir pemasukan penawaran. Namun, bisa diperpanjang tergantung pada lamanya proses evaluasi dan kemungkinan adanya sanggah banding.

Hal penting terkait masa berlaku:

Perpanjangan Otomatis: Dalam beberapa kasus, dokumen jaminan menyertakan klausul “automatically extended” jika proses pemilihan membutuhkan waktu lebih panjang. Klausul ini sangat penting untuk menghindari kedaluwarsanya jaminan sebelum penetapan pemenang dilakukan.
Tanggal Efektif dan Akhir: Jaminan harus menyebutkan secara jelas tanggal mulai berlaku dan kapan jaminan tersebut kedaluwarsa, sehingga Pokja dapat menghitung apakah jangka waktunya masih mencukupi pada saat evaluasi berlangsung.

3.4. Klausul Klaim

Dokumen jaminan penawaran wajib mencantumkan syarat dan ketentuan yang memungkinkan pihak pemberi kerja (PA/KPA atau Pokja) untuk mengklaim jaminan dalam kondisi tertentu. Klausul ini harus mengatur secara rinci kapan jaminan dapat dicairkan, oleh siapa, dan bagaimana prosedurnya.

Kondisi yang sah untuk klaim antara lain:

Penyedia menarik diri setelah pembukaan penawaran tanpa alasan yang sah.
Penyedia gagal menandatangani kontrak setelah ditetapkan sebagai pemenang.
Penyedia tidak menyerahkan jaminan pelaksanaan atau dokumen penting lainnya sesuai batas waktu yang telah ditetapkan.

Selain itu, prosedur pencairan juga harus dijelaskan secara transparan, misalnya bahwa pencairan dilakukan oleh bendahara pengeluaran atau pejabat berwenang lainnya, disertai dokumen pendukung seperti Berita Acara Pembatalan Penetapan Pemenang.

3.5. Keberadaan Pasal “Irrevocable”

Salah satu unsur vital dalam dokumen jaminan adalah adanya pernyataan bahwa jaminan bersifat irrevocable, artinya tidak dapat ditarik kembali atau dibatalkan secara sepihak oleh pihak penerbit selama masa berlaku jaminan belum habis. Klausul ini memberikan kepastian hukum kepada instansi bahwa selama jaminan masih aktif, maka mereka berhak melakukan klaim jika ditemukan pelanggaran oleh penyedia.

Tanpa pasal irrevocable, bank atau asuransi bisa saja secara sepihak membatalkan jaminan ketika muncul potensi klaim, dan hal ini tentu melemahkan perlindungan terhadap proses pengadaan secara keseluruhan.

4. Prosedur Verifikasi dan Validasi

Menentukan sah atau tidaknya jaminan penawaran tidak cukup hanya dengan melihat tampilannya secara kasat mata. Diperlukan prosedur verifikasi dan validasi yang sistematis, terdokumentasi, serta mengacu pada prinsip kehati-hatian (prudential principle). Pokja Pemilihan, sebagai pihak yang bertanggung jawab atas evaluasi administrasi penawaran, harus melakukan langkah-langkah berikut:

4.1. Pemeriksaan Dokumen Fisik

Langkah awal verifikasi adalah pemeriksaan terhadap dokumen fisik jaminan, baik dalam bentuk cetak (jika disyaratkan) maupun hasil pindai (scan) yang diunggah ke sistem. Beberapa hal yang perlu diperiksa meliputi:

Cap Basah dan Tanda Tangan Asli: Pastikan bahwa dokumen mengandung tanda tangan pejabat berwenang dan cap basah lembaga penerbit. Bila diragukan, dapat dibandingkan dengan contoh tanda tangan yang disediakan bank atau diasuransikan sebelumnya.
Nomor Seri Unik: Nomor jaminan harus ditelusuri ke sistem atau database penerbit. Jika memungkinkan, hubungi langsung cabang penerbit melalui jalur komunikasi resmi (email domain bank/asuransi, nomor telepon pusat informasi).

Kehati-hatian di sini sangat penting, terutama karena kasus pemalsuan jaminan penawaran marak terjadi, terutama pada proyek bernilai besar.

4.2. Verifikasi Elektronik

Dengan semakin berkembangnya sistem digital, banyak bank dan perusahaan asuransi telah menyediakan portal online untuk memverifikasi keaslian dokumen jaminan secara mandiri oleh penerima jaminan. Verifikasi elektronik dapat dilakukan melalui:

Sistem LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik): Dokumen jaminan yang diunggah oleh penyedia akan otomatis diperiksa formatnya (misalnya PDF/A), metadata file, dan keabsahan unggahan.
Portal Resmi Penerbit Jaminan: Penyedia atau Pokja dapat mengakses situs resmi bank atau perusahaan asuransi untuk memasukkan nomor jaminan dan memperoleh status validitas dokumen tersebut.

Langkah ini sangat membantu untuk mempercepat proses evaluasi serta memberikan lapisan keamanan tambahan dari potensi jaminan palsu.

4.3. Pencatatan Administratif

Semua jaminan penawaran yang masuk ke Pokja wajib dicatat dan didokumentasikan dalam buku register atau log digital, yang memuat informasi:

Nama penyedia
Nomor jaminan
Nilai jaminan
Tanggal berlaku dan kedaluwarsa
Status hasil verifikasi (asli/tidak sah)

Selain itu, Pokja juga perlu menyusun notulen verifikasi, yakni dokumen tertulis yang mencatat semua kegiatan pengecekan, termasuk waktu pemeriksaan, hasil verifikasi, dan siapa saja pejabat yang terlibat. Notulen ini penting sebagai bukti dalam hal terjadi sanggahan atau audit di kemudian hari.

4.4. Penanganan Jaminan Kadaluarsa

Salah satu situasi yang sering muncul adalah ketika masa berlaku jaminan hampir habis sementara proses evaluasi belum selesai atau penetapan pemenang belum dilakukan. Dalam kondisi demikian, Pokja harus bersikap proaktif dengan:

Mengirimkan pemberitahuan resmi kepada penyedia untuk segera memperpanjang masa berlaku jaminan.
Memberikan batas waktu jelas (misalnya 3 hari kerja) untuk menyerahkan jaminan perpanjangan.
Jika penyedia gagal memperpanjang dalam tenggat yang ditentukan, maka penawaran penyedia wajib dinyatakan gugur sesuai ketentuan dalam dokumen pemilihan.

Langkah ini sejalan dengan prinsip keadilan dan kepastian hukum, serta menghindarkan instansi dari risiko hukum akibat menerima jaminan yang sudah tidak valid.

5. Risiko dan Konsekuensi Jaminan Penawaran Palsu

Dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah, jaminan penawaran yang sah dan valid menjadi instrumen penting untuk menjamin kesungguhan penyedia. Namun, risiko terburuk yang bisa terjadi adalah adanya jaminan penawaran yang palsu atau tidak sah, baik karena dokumen palsu, dokumen asli tetapi telah kedaluwarsa, atau bahkan dikeluarkan oleh pihak yang tidak berwenang. Situasi ini menimbulkan dampak serius baik dari sisi administrasi, hukum, maupun reputasi kelembagaan.

5.1. Risiko Bagi Instansi Pemerintah

Risiko utama yang dihadapi oleh instansi ketika menerima jaminan penawaran yang palsu adalah kegagalan dalam mencairkan jaminan tersebut apabila penyedia melakukan wanprestasi, seperti mengundurkan diri setelah penetapan pemenang atau tidak menandatangani kontrak. Dalam kasus seperti ini, negara seharusnya menerima kompensasi kerugian dari jaminan tersebut, namun jaminan palsu membuat kompensasi tidak dapat diklaim, menimbulkan kerugian anggaran dan memperbesar risiko moral hazard.

Selain itu, instansi juga akan menghadapi temuan audit dari Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) atau Inspektorat Jenderal, terutama bila verifikasi administratif terhadap jaminan tidak dilakukan dengan cermat. Temuan ini biasanya dikategorikan sebagai kelalaian administratif dan dapat berdampak pada reputasi unit kerja, serta berpotensi menciptakan tanggung jawab pribadi bagi Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang lalai.

Lebih jauh lagi, risiko reputasi instansi juga akan terdampak jika terdapat pemberitaan publik atau laporan masyarakat yang menunjukkan bahwa proses tender telah dilalui dengan dokumen jaminan yang tidak sah, yang dapat menurunkan kepercayaan publik terhadap akuntabilitas proses pengadaan.

5.2. Konsekuensi bagi Penyedia Barang/Jasa

Bagi penyedia, mengajukan jaminan penawaran palsu sama saja dengan melakukan pemalsuan dokumen resmi yang diatur ketat dalam sistem hukum dan regulasi pengadaan nasional. Konsekuensi awal adalah diskualifikasi administratif secara langsung dari proses tender. Bahkan bila jaminan baru dicurigai tidak valid-tanpa pembuktian hukum final sekalipun-panitia pemilihan dapat membatalkan partisipasi penyedia berdasarkan prinsip kehati-hatian.

Selain itu, penyedia dapat dikenakan sanksi hukum dan administratif berdasarkan ketentuan dalam Perpres No. 12 Tahun 2021 dan Peraturan LKPP. Penyedia bisa dikenai blacklist, dilarang mengikuti pengadaan pemerintah selama 1-2 tahun, dan dilaporkan kepada otoritas penegak hukum apabila terbukti ada unsur penipuan atau pemalsuan dokumen.

Dalam beberapa kasus, perusahaan penerbit jaminan (bank atau asuransi) juga dapat menuntut ganti rugi kepada penyedia apabila penyedia terbukti memberikan data palsu untuk memperoleh jaminan secara tidak sah. Dengan demikian, risiko penyedia bukan hanya administratif, tetapi juga berujung pada gugatan perdata atau laporan pidana.

6. Studi Kasus Sengketa Jaminan Penawaran

Untuk memberikan pemahaman yang lebih komprehensif mengenai pentingnya validitas jaminan penawaran, kita dapat melihat dua contoh kasus nyata yang menggambarkan berbagai kompleksitas sengketa hukum dan administratif terkait jaminan penawaran dalam praktik pengadaan.

6.1. Kasus Kabupaten A: Sengketa Masa Berlaku Jaminan

Dalam suatu tender pekerjaan infrastruktur di Kabupaten A, seorang penyedia dinyatakan sebagai pemenang lelang. Namun, menjelang penandatanganan kontrak, diketahui bahwa masa berlaku jaminan penawaran telah habis dan tidak diperpanjang tepat waktu. Berdasarkan aturan yang berlaku, instansi mencoba melakukan klaim atas jaminan tersebut karena menganggap penyedia tidak memenuhi kewajibannya.

Namun, penyedia menggugat ke Pengadilan Tata Usaha Negara (PTUN) dengan dalih bahwa kegagalan memperpanjang jaminan terjadi karena keterlambatan proses administrasi internal penerbit. Dalam persidangan, pengadilan memutuskan in absentia karena penyedia tidak dapat membuktikan keabsahan jaminan lanjutan. Putusan ini menguatkan bahwa masa berlaku jaminan merupakan unsur administratif yang tidak bisa ditawar, dan kegagalan memperpanjangnya sama saja dengan menyodorkan jaminan yang tidak sah.

6.2. Kasus Kota B: Penerbitan Jaminan Tanpa Otorisasi Resmi

Di Kota B, terjadi kasus serius saat jaminan penawaran dari salah satu peserta dilelangkan oleh panitia. Setelah penyedia gagal menandatangani kontrak, instansi mencoba mencairkan jaminan dari bank penerbit. Namun, bank pusat menolak karena mengklaim bahwa jaminan diterbitkan tanpa seizin manajemen bank, alias palsu.

Setelah ditelusuri, jaminan diterbitkan oleh cabang bank tanpa otorisasi yang sah dan tidak terdaftar dalam sistem internal bank. PPK yang tidak melakukan verifikasi ke kantor pusat bank ikut terseret dalam investigasi, bahkan dilaporkan ke aparat hukum karena dinilai lalai menjalankan prinsip kehati-hatian. Dana kas daerah juga ikut tertahan selama proses sengketa berlangsung, menciptakan distorsi arus kas dan keterlambatan pelaksanaan proyek.

Kedua kasus ini mempertegas bahwa jaminan penawaran bukan sekadar dokumen formal, tetapi merupakan alat hukum yang memerlukan validasi serius sebelum diterima sebagai bagian dari kelengkapan administrasi tender.

7. Best Practices dalam Mengelola Jaminan Penawaran

Untuk mencegah risiko di atas dan menjaga integritas proses pengadaan, berbagai praktek terbaik (best practices) dapat diterapkan oleh instansi maupun penyedia agar pengelolaan jaminan penawaran menjadi lebih tertib, akuntabel, dan dapat diverifikasi secara objektif.

7.1. Standarisasi Format Dokumen Jaminan

Langkah pertama yang penting adalah dengan mengadopsi format surat jaminan yang distandarkan oleh LKPP, seperti yang terdapat dalam dokumen contoh pada Perlem LKPP No. 9/2020 atau Surat Edaran LKPP. Format ini memastikan bahwa seluruh unsur pokok-termasuk nama pihak, nilai jaminan, masa berlaku, identitas lelang, dan klausul pencairan-dicantumkan secara konsisten.

Format yang tidak sesuai bukan hanya berisiko gugur secara administrasi, tetapi juga menyulitkan proses pencairan karena dinilai tidak memenuhi unsur legal formal yang dapat ditegakkan secara hukum.

7.2. Pelatihan Verifikator Jaminan secara Berkala

Instansi wajib melakukan pelatihan rutin bagi para verifikator jaminan, terutama bagi Pejabat Pengadaan, PPK, dan tim Pokja Pemilihan. Fokus pelatihan adalah bagaimana membaca dokumen jaminan secara teliti, mengecek keabsahan penerbit, memahami ciri-ciri jaminan palsu, dan mengetahui prosedur pencairan.

Pelatihan juga dapat memasukkan studi kasus dari insiden sebelumnya agar pegawai belajar dari kesalahan nyata di lapangan.

7.3. Integrasi Sistem e-Procurement dan Bank/Asuransi

Salah satu terobosan ke depan adalah mendorong integrasi sistem e-Procurement dengan sistem bank atau asuransi melalui API (Application Programming Interface). Dengan integrasi ini, sistem pengadaan dapat langsung memverifikasi keabsahan jaminan secara real-time, meminimalkan celah penipuan dan mempercepat proses evaluasi dokumen.

Hal ini sudah mulai diterapkan di beberapa proyek besar seperti pengadaan Kementerian PUPR dan sektor energi, dan terbukti memperkuat tata kelola yang transparan.

7.4. SOP dan Dokumentasi Tertulis

Terakhir, instansi perlu menyusun Standard Operating Procedure (SOP) tertulis mengenai verifikasi jaminan, mulai dari saat penerimaan, pengecekan administratif, validasi ke bank/asuransi, hingga mekanisme pencairan. Setiap langkah perlu didokumentasikan secara rapi agar apabila terjadi sengketa, seluruh proses dapat dipertanggungjawabkan secara formal dan tertelusur.

SOP ini juga berguna untuk memastikan kesinambungan tata kelola jika terjadi pergantian pejabat, serta menjadi referensi dalam audit internal atau eksternal.

8. Kesimpulan

Menilai jaminan penawaran yang sah bukan sekadar aktivitas administratif atau formalitas teknis semata. Proses ini merupakan bagian krusial dari tahapan pengadaan barang/jasa pemerintah yang menyentuh aspek hukum, akuntabilitas keuangan negara, serta kelayakan pelaku usaha yang akan mengeksekusi proyek publik. Dalam konteks tersebut, setiap instansi pengadaan, khususnya Pokja Pemilihan dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), dituntut untuk memahami jaminan penawaran secara menyeluruh, baik dari sisi fungsional, normatif, maupun prosedural.

Pertama, secara fungsi, jaminan penawaran adalah bentuk komitmen awal dari penyedia bahwa mereka tidak hanya sekadar ikut serta dalam proses tender, tetapi juga benar-benar serius dan mampu melaksanakan pekerjaan apabila ditetapkan sebagai pemenang. Jaminan ini melindungi instansi dari risiko penyedia yang sekadar ikut tender untuk “test pasar” atau bahkan yang punya niat spekulatif. Jika penyedia ternyata menarik diri setelah ditetapkan sebagai pemenang, jaminan penawaran memberikan hak kepada instansi untuk mengklaim ganti rugi atas waktu dan biaya yang terbuang dalam proses pemilihan.

Kedua, dari segi bentuk dan kelengkapan dokumen, keabsahan jaminan penawaran sangat tergantung pada kepatuhan terhadap ketentuan dalam dokumen pemilihan dan regulasi pengadaan. Elemen-elemen utama yang wajib ada antara lain nama paket dan instansi secara eksplisit, nilai nominal yang sesuai atau minimal sama dengan persyaratan, tanggal penerbitan yang relevan, masa berlaku yang melampaui minimal waktu validitas yang ditentukan, serta adanya klausul irrevocable dan callable on demand-dua istilah hukum yang bermakna bahwa jaminan tidak bisa dibatalkan secara sepihak dan dapat dicairkan kapan saja sesuai klaim instansi. Tanpa elemen-elemen ini, jaminan bisa dinyatakan tidak sah atau cacat secara hukum.

Ketiga, aspek keaslian dokumen menjadi isu sentral dalam verifikasi jaminan. Di era digital, di mana kemampuan manipulasi dokumen elektronik meningkat, verifikasi tidak cukup hanya dengan membaca dokumen. Instansi perlu melakukan pengecekan silang terhadap otentisitas jaminan melalui konfirmasi langsung ke penerbit-baik melalui website resmi, hotline, atau API sistem terintegrasi antara SPSE dan perbankan. Keaslian dokumen tidak hanya menjamin validitas penawaran, tetapi juga menjadi alat bukti hukum apabila suatu saat terjadi sengketa atau proses hukum lanjutan.

Keempat, proses verifikasi terhadap jaminan penawaran harus ditopang oleh Standard Operating Procedure (SOP) yang jelas dan terdokumentasi. SOP ini tidak hanya mencakup tahapan teknis pemeriksaan dokumen, tetapi juga harus memuat mekanisme pelaporan apabila ditemukan kejanggalan, siapa yang bertanggung jawab atas validasi akhir, serta langkah-langkah mitigasi jika jaminan ternyata tidak sah. Dalam beberapa instansi yang sudah matang, SOP ini bahkan dikaitkan langsung dengan indikator kinerja pegawai, sehingga menjadi insentif bagi verifikator untuk bekerja lebih cermat.

Kelima, pelatihan rutin dan pembekalan teknis terhadap personel pengadaan juga sangat penting. Perubahan-perubahan regulasi pengadaan, dinamika produk jaminan dari lembaga keuangan, hingga munculnya bentuk-bentuk baru pemalsuan dokumen, menuntut adanya peningkatan kapasitas sumber daya manusia. Tanpa pelatihan, verifikator akan bekerja berdasarkan intuisi atau pengalaman masa lalu, yang belum tentu sesuai dengan tantangan atau ketentuan terkini. Selain pelatihan, pendampingan dari inspektorat atau auditor internal juga bisa menjadi strategi tambahan untuk memperkuat ketelitian dalam menilai keabsahan jaminan penawaran.

Keenam, manajemen risiko harus menjadi kerangka pikir utama dalam pengelolaan jaminan penawaran. Risiko atas jaminan palsu atau tidak sah tidak hanya berakibat pada kegagalan tender, tetapi bisa menjalar menjadi temuan audit, kerugian negara, bahkan perkara hukum pidana. Penyedia yang menyerahkan jaminan palsu bisa dituntut secara hukum karena melakukan perbuatan melawan hukum, tetapi instansi juga bisa ikut terseret jika terbukti lalai dalam melakukan verifikasi. Oleh karena itu, manajemen risiko harus menyentuh seluruh siklus pengadaan-mulai dari penyusunan dokumen pemilihan, proses klarifikasi, hingga pencairan jaminan jika dibutuhkan.

Ketujuh, penting untuk dipahami bahwa jaminan penawaran merupakan instrumen awal dalam rantai akuntabilitas yang lebih besar. Dari jaminan penawaran, proses akan berlanjut ke jaminan pelaksanaan, jaminan uang muka (jika ada), hingga jaminan pemeliharaan. Setiap jenis jaminan memiliki fungsi spesifik dalam menjaga keberlangsungan kontrak, tetapi semuanya bermuara pada satu hal: kepercayaan publik terhadap sistem pengadaan. Bila dari awal jaminan penawaran saja sudah bermasalah, maka integritas seluruh sistem pengadaan dipertanyakan.

Kedelapan, integrasi antara sistem pengadaan elektronik (SPSE), perbankan, dan asuransi menjadi langkah penting ke depan. Sistem Application Programming Interface (API) antara SPSE dan institusi penerbit jaminan akan memungkinkan verifikasi secara real-time, meminimalkan ketergantungan pada proses manual yang rentan kesalahan atau manipulasi. Hal ini juga sejalan dengan arah kebijakan digitalisasi pengadaan nasional yang dicanangkan LKPP dan Kementerian Keuangan.

Terakhir, secara filosofis, jaminan penawaran adalah bentuk uji komitmen penyedia terhadap prinsip fairness, competition, dan transparency dalam pengadaan. Hanya penyedia yang sungguh-sungguh berniat menjalankan kontrak dan memiliki kapasitas finansial yang memadai yang akan mampu dan mau menyerahkan jaminan penawaran yang sah. Oleh karena itu, proses menilai jaminan penawaran bukan hanya sekadar pengecekan dokumen, tetapi juga seleksi terhadap karakter dan kredibilitas penyedia.

Dengan menempatkan proses verifikasi jaminan penawaran sebagai bagian integral dari manajemen integritas pengadaan, instansi akan terhindar dari kerugian akibat penyedia fiktif atau tidak bertanggung jawab, serta terhindar dari sanksi administrasi, temuan audit, bahkan risiko hukum. Ke depannya, hanya penyedia yang benar-benar serius dan profesional yang akan bertahan dalam sistem pengadaan pemerintah. Dengan kata lain, only serious bidders enter the fray-sebuah prinsip dasar yang harus dijaga demi kualitas belanja negara dan kepercayaan publik terhadap sistem pengadaan barang/jasa.