1. Pendahuluan: Fenomena Tender yang Berulang Gagal
Tender adalah salah satu mekanisme utama dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah yang bertujuan untuk memastikan proses pemilihan penyedia berjalan transparan, adil, dan kompetitif. Namun, dalam praktiknya, ada kalanya proses tender tidak berjalan mulus. Salah satu fenomena yang cukup sering terjadi adalah tender yang gagal hingga tiga kali berturut-turut. Kondisi ini tidak hanya membuang waktu dan sumber daya, tetapi juga berpotensi menghambat pencapaian target program atau proyek yang telah direncanakan.
Kegagalan tender berulang biasanya dipicu oleh berbagai faktor, mulai dari kurangnya minat penyedia, spesifikasi yang terlalu ketat, hingga masalah administrasi atau hukum yang menghalangi proses. Ketika situasi ini terjadi, pihak pelaksana pengadaan harus segera mencari solusi alternatif agar proyek tidak terhenti terlalu lama. Di sinilah pentingnya pemahaman yang mendalam mengenai aturan yang berlaku, fleksibilitas dalam penentuan metode pengadaan, serta strategi mitigasi risiko.
Selain itu, fenomena ini juga menjadi cermin bahwa mungkin ada masalah pada tahap perencanaan dan persiapan dokumen tender. Hal ini sering kali disebabkan oleh kurangnya riset pasar, penyusunan spesifikasi yang tidak realistis, atau dokumen yang tidak ramah bagi penyedia potensial. Oleh karena itu, memahami akar permasalahan menjadi langkah pertama yang krusial sebelum beranjak ke tahap penentuan solusi. Artikel ini akan membahas secara rinci penyebab tender gagal berulang, landasan hukum yang mengatur, opsi solusi yang dapat diambil, serta tips pencegahan di masa mendatang.
2. Mengapa Tender Bisa Gagal Berulang Kali
Kegagalan tender berulang tidak muncul begitu saja, melainkan akibat dari kombinasi beberapa faktor yang saling berkaitan. Salah satu penyebab utama adalah kurangnya partisipasi penyedia. Hal ini dapat terjadi jika lingkup pekerjaan terlalu spesifik, nilai kontrak dianggap tidak menarik, atau lokasi proyek sulit dijangkau. Ketika penyedia merasa bahwa biaya partisipasi dalam tender tidak sebanding dengan potensi keuntungan, mereka cenderung enggan ikut serta.
Penyebab lainnya adalah spesifikasi teknis yang terlalu ketat atau tidak relevan dengan kondisi pasar. Kadang-kadang, panitia pengadaan menyusun persyaratan berdasarkan asumsi internal tanpa melakukan survei harga dan kemampuan pasar. Akibatnya, spesifikasi yang ditetapkan sulit dipenuhi oleh sebagian besar penyedia, sehingga jumlah peserta yang lolos evaluasi menjadi sangat sedikit atau bahkan tidak ada.
Faktor administratif juga sering menjadi pemicu kegagalan, seperti dokumen pengadaan yang kurang jelas, jadwal pelaksanaan yang tidak realistis, atau ketentuan yang bertentangan dengan regulasi. Bahkan, kesalahan kecil seperti penggunaan format dokumen yang salah atau kurangnya penjelasan dalam dokumen pemilihan dapat membuat penyedia batal ikut serta.
Selain itu, dalam beberapa kasus, kegagalan berulang juga disebabkan oleh kurangnya sosialisasi dan promosi tender. Informasi pengadaan yang kurang tersebar secara luas menyebabkan penyedia potensial tidak mengetahui adanya peluang tersebut. Hal ini menunjukkan bahwa proses pengadaan bukan hanya soal menyiapkan dokumen, tetapi juga soal menjangkau pihak yang tepat.
3. Regulasi yang Mengatur Tender Gagal Tiga Kali
Dalam kerangka hukum Indonesia, aturan mengenai tender yang gagal berulang kali diatur dalam Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah beserta perubahannya, serta dokumen turunan seperti Peraturan LKPP. Regulasi ini memberikan panduan yang cukup jelas mengenai langkah-langkah yang boleh diambil jika tender gagal, termasuk ketika kegagalan terjadi hingga tiga kali berturut-turut.
Perpres mengatur bahwa tender dinyatakan gagal apabila tidak ada peserta yang memasukkan penawaran, seluruh peserta gugur dalam evaluasi, atau harga penawaran yang masuk melebihi pagu anggaran yang tersedia. Jika hal ini terjadi berulang kali, penyelenggara pengadaan diberikan opsi untuk beralih ke metode pengadaan lain yang lebih sesuai.
Salah satu alternatif yang diatur adalah penggunaan metode pemilihan langsung atau penunjukan langsung dengan pertimbangan efisiensi dan efektivitas, tentunya dengan tetap memperhatikan prinsip akuntabilitas dan transparansi. Regulasi juga mengamanatkan adanya berita acara yang menjelaskan alasan kegagalan, sehingga setiap langkah yang diambil memiliki dasar hukum yang kuat.
Selain itu, LKPP juga memberikan panduan teknis untuk memastikan bahwa perubahan metode pengadaan tidak disalahgunakan. Misalnya, jika tender gagal karena spesifikasi terlalu ketat, maka sebelum beralih metode, panitia wajib merevisi dokumen pemilihan agar lebih realistis dan sesuai dengan kemampuan pasar. Hal ini bertujuan untuk mencegah terjadinya kegagalan serupa di masa depan.
4. Opsi Solusi Setelah Tender Gagal Tiga Kali
Setelah tender gagal tiga kali, instansi pengadaan tidak boleh terus-menerus mengulang proses yang sama dengan harapan hasilnya akan berbeda. Justru, pada tahap ini diperlukan evaluasi menyeluruh terhadap dokumen pemilihan, strategi komunikasi kepada penyedia, dan metode pengadaan yang digunakan. Berikut beberapa opsi solusi yang dapat diambil sesuai regulasi:
- Pertama, melakukan penyesuaian spesifikasi teknis dan persyaratan kualifikasi. Jika penyebab kegagalan adalah spesifikasi yang terlalu ketat atau tidak sesuai pasar, panitia dapat menyederhanakan atau mengubah persyaratan agar lebih inklusif, tanpa mengorbankan kualitas.
- Kedua, mengubah metode pengadaan. Regulasi memperbolehkan penggunaan metode pemilihan langsung atau penunjukan langsung setelah tender berulang kali gagal. Langkah ini biasanya diambil untuk proyek yang mendesak atau memiliki karakteristik khusus yang tidak banyak penyedianya.
- Ketiga, meningkatkan sosialisasi tender. Hal ini bisa dilakukan dengan memperluas publikasi di media resmi pemerintah, situs e-procurement, maupun kanal komunikasi industri terkait. Tujuannya adalah menjangkau lebih banyak penyedia potensial yang mungkin belum mengetahui adanya tender tersebut.
- Keempat, menyesuaikan jadwal pelaksanaan. Jika waktu yang diberikan terlalu singkat, penyedia mungkin enggan ikut karena tidak cukup waktu untuk menyiapkan penawaran. Dengan memberikan waktu yang lebih realistis, peluang partisipasi akan meningkat.
5. Penyesuaian Spesifikasi dan Persyaratan
Penyesuaian spesifikasi teknis adalah salah satu langkah kunci untuk mencegah kegagalan tender berulang. Dalam banyak kasus, spesifikasi yang dibuat terlalu spesifik atau mengacu pada produk tertentu, sehingga hanya sedikit penyedia yang memenuhi kriteria tersebut. Padahal, prinsip pengadaan barang/jasa pemerintah mengharuskan adanya persaingan yang sehat dengan peluang yang sama bagi semua penyedia.
Langkah pertama adalah melakukan riset pasar secara komprehensif sebelum menyusun ulang spesifikasi. Riset ini mencakup analisis ketersediaan barang atau jasa di pasar, kisaran harga, serta standar kualitas yang umum digunakan. Dengan demikian, spesifikasi yang dihasilkan tidak hanya sesuai kebutuhan teknis, tetapi juga realistis terhadap kemampuan penyedia.
Selain itu, persyaratan kualifikasi penyedia juga perlu dievaluasi. Misalnya, persyaratan pengalaman yang terlalu panjang atau modal kerja yang terlalu besar sering kali membuat banyak penyedia kecil tidak bisa ikut. Padahal, untuk beberapa jenis pekerjaan, penyedia dengan skala menengah atau kecil mungkin mampu melaksanakan kontrak dengan baik asalkan memiliki kompetensi teknis yang memadai.
Panitia juga harus memastikan bahwa dokumen pemilihan tidak mengandung klausul diskriminatif yang secara langsung atau tidak langsung mengarah pada produk atau penyedia tertentu. Penggunaan merek dalam spesifikasi sebaiknya dihindari kecuali dalam keadaan sangat khusus dan dengan alasan teknis yang kuat. Dengan penyesuaian ini, peluang terjadinya tender gagal berulang dapat ditekan secara signifikan.
6. Perubahan Metode Pemilihan
Jika tender tetap gagal meskipun telah dilakukan penyesuaian dokumen, perubahan metode pemilihan menjadi opsi yang sah menurut regulasi. Metode yang umum dipilih adalah pemilihan langsung atau penunjukan langsung. Keduanya memiliki prosedur dan persyaratan yang berbeda, namun sama-sama bertujuan mempercepat proses pengadaan agar proyek tidak tertunda lebih lama.
Pemilihan langsung dilakukan dengan mengundang beberapa penyedia (umumnya minimal dua) untuk mengajukan penawaran tanpa melalui proses tender terbuka. Metode ini cocok untuk pekerjaan dengan nilai kontrak tertentu atau yang sifatnya tidak kompleks. Sementara itu, penunjukan langsung digunakan ketika hanya ada satu penyedia yang dinilai mampu memenuhi kebutuhan, baik karena alasan teknis, hak eksklusif, maupun kedaruratan.
Namun, perubahan metode ini tidak boleh dilakukan sembarangan. Panitia pengadaan wajib menyusun berita acara yang menjelaskan alasan kegagalan tender, upaya perbaikan yang telah dilakukan, serta dasar hukum perubahan metode. Tujuannya adalah memastikan akuntabilitas dan mencegah terjadinya penyalahgunaan kewenangan.
Dengan penerapan metode yang tepat dan sesuai prosedur, proses pengadaan dapat berjalan lebih efisien tanpa mengorbankan prinsip transparansi dan akuntabilitas. Bahkan, dalam beberapa kasus, metode ini justru menghasilkan kualitas pekerjaan yang lebih baik karena pemilihan penyedia dilakukan secara lebih fokus.
7. Strategi Meningkatkan Minat Penyedia
Meningkatkan minat penyedia untuk mengikuti tender adalah langkah pencegahan paling efektif agar tidak terjadi kegagalan berulang. Salah satu strategi utama adalah memperluas jangkauan informasi pengadaan. Meski semua tender pemerintah wajib diumumkan di LPSE, banyak penyedia yang tidak aktif memantau situs tersebut. Oleh karena itu, publikasi juga perlu dilakukan melalui media sosial, grup komunitas industri, hingga asosiasi profesi terkait.
Selain itu, membangun komunikasi yang baik dengan pelaku pasar sangat penting. Panitia dapat mengadakan market sounding atau forum diskusi sebelum tender dimulai untuk mendapatkan masukan dari penyedia terkait spesifikasi, persyaratan, dan jadwal pelaksanaan. Langkah ini tidak hanya meningkatkan minat penyedia, tetapi juga memastikan dokumen tender lebih relevan dengan kondisi pasar.
Strategi lain adalah menyusun dokumen tender yang ramah bagi peserta. Dokumen yang jelas, ringkas, dan bebas dari klausul ambigu akan memudahkan penyedia dalam menyiapkan penawaran. Hal ini juga mengurangi risiko peserta gugur karena kesalahan administratif yang sebenarnya bisa dihindari.
Penting juga untuk memastikan nilai kontrak wajar dan kompetitif. Jika harga perkiraan sendiri (HPS) terlalu rendah dibandingkan harga pasar, penyedia akan enggan ikut. Penyesuaian HPS berdasarkan riset pasar terkini dapat meningkatkan daya tarik tender.
8. Studi Kasus Keberhasilan Mengatasi Tender Gagal
Sebuah instansi pemerintah daerah pernah mengalami kegagalan tender pembangunan fasilitas kesehatan sebanyak tiga kali berturut-turut. Penyebab utama adalah spesifikasi teknis yang terlalu detail dan persyaratan kualifikasi yang hanya bisa dipenuhi oleh segelintir penyedia besar di luar daerah. Akibatnya, partisipasi sangat rendah dan penawaran yang masuk selalu gagal memenuhi kriteria evaluasi.
Setelah evaluasi internal, panitia memutuskan untuk menyederhanakan spesifikasi agar lebih fleksibel, menyesuaikan persyaratan kualifikasi agar dapat diikuti penyedia lokal, dan memperluas publikasi tender melalui asosiasi kontraktor daerah. Selain itu, diadakan forum market sounding untuk memastikan penyedia memahami kebutuhan proyek dan persyaratan yang diminta.
Hasilnya, pada tender keempat, jumlah peserta meningkat signifikan dan proses pemilihan berjalan lancar. Proyek akhirnya dapat dimulai tanpa harus beralih ke metode penunjukan langsung. Studi kasus ini menunjukkan bahwa kegagalan tender berulang bukan akhir dari segalanya, asalkan dilakukan evaluasi menyeluruh dan perbaikan yang tepat sasaran.
9. Kesimpulan
Tender yang gagal hingga tiga kali berturut-turut memang menjadi tantangan serius dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah. Namun, fenomena ini sering kali merupakan sinyal bahwa ada masalah mendasar dalam perencanaan, penyusunan dokumen, atau strategi pelaksanaan tender. Dengan memahami penyebab kegagalan-mulai dari spesifikasi yang tidak sesuai pasar, persyaratan kualifikasi yang terlalu berat, hingga minimnya partisipasi penyedia-instansi dapat mengambil langkah korektif yang efektif.
Regulasi di Indonesia memberikan ruang untuk mengubah metode pengadaan setelah kegagalan berulang, namun langkah ini harus diambil dengan penuh kehati-hatian dan transparansi. Penyesuaian spesifikasi, perbaikan dokumen pemilihan, peningkatan publikasi, serta komunikasi aktif dengan pelaku pasar menjadi strategi utama untuk mencegah kegagalan terulang.
Pada akhirnya, keberhasilan mengatasi tender gagal berulang bukan hanya soal mengganti metode pengadaan, tetapi juga membangun ekosistem pengadaan yang inklusif, efisien, dan akuntabel. Dengan perencanaan yang matang dan keterbukaan terhadap masukan pasar, tender dapat berjalan lebih lancar, kompetitif, dan memberikan hasil terbaik bagi masyarakat.
