Rencana pengadaan barang jasa adalah dokumen yang berisi informasi tentang jenis, jumlah, spesifikasi, waktu, dan lokasi pengadaan barang jasa, serta sumber pembiayaan, metode pemilihan, dan jadwal pemilihan penyedia. Rencana pengadaan barang jasa merupakan salah satu dokumen perencanaan yang harus disusun oleh pengguna barang jasa sebelum melakukan pemilihan penyedia.
Menyusun rencana pengadaan barang jasa yang baik dan benar memerlukan strategi yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan, kondisi, dan situasi pengadaan barang jasa. Berikut ini adalah beberapa strategi yang dapat digunakan dalam menyusun rencana pengadaan barang jasa:
1. Mengacu pada Hasil Identifikasi Kebutuhan
Strategi pertama yang dapat digunakan dalam menyusun rencana pengadaan barang jasa adalah mengacu pada hasil identifikasi kebutuhan yang telah dilakukan sebelumnya. Identifikasi kebutuhan adalah kegiatan untuk menetapkan jenis, jumlah, spesifikasi, waktu, dan lokasi pengadaan barang jasa yang dibutuhkan oleh pengguna barang jasa. Identifikasi kebutuhan dilakukan dengan cara melakukan analisis kebutuhan, studi kelayakan atau analisis biaya manfaat, survei pasar atau benchmarking, dan konsultasi dengan pihak terkait.
Mengacu pada hasil identifikasi kebutuhan akan membantu pengguna barang jasa untuk menyusun rencana pengadaan barang jasa yang sesuai dengan tujuan, sasaran, output, outcome, masalah, tantangan, dan solusi yang telah diidentifikasi sebelumnya. Selain itu, mengacu pada hasil identifikasi kebutuhan juga akan membantu pengguna barang jasa untuk menyusun rencana pengadaan barang jasa yang realistis, rasional, dan dapat dipertanggungjawabkan.
2. Menyesuaikan dengan Sumber Pembiayaan
Strategi kedua yang dapat digunakan dalam menyusun rencana pengadaan barang jasa adalah menyesuaikan dengan sumber pembiayaan yang tersedia dan alokasi dana yang telah ditetapkan. Sumber pembiayaan adalah asal-usul dana yang akan digunakan untuk membiayai pengadaan barang jasa, baik dari anggaran pendapatan dan belanja negara (APBN), anggaran pendapatan dan belanja daerah (APBD), atau sumber lain yang sah dan halal. Alokasi dana adalah penentuan jumlah dana yang dialokasikan untuk setiap jenis, kategori, dan prioritas pengadaan barang jasa.
Menyesuaikan dengan sumber pembiayaan akan membantu pengguna barang jasa untuk menyusun rencana pengadaan barang jasa yang sesuai dengan ketentuan dan kriteria yang berlaku untuk setiap sumber pembiayaan, seperti batasan nilai, persyaratan administrasi, mekanisme pengajuan, dan proses pencairan. Selain itu, menyesuaikan dengan sumber pembiayaan juga akan membantu pengguna barang jasa untuk menyusun rencana pengadaan barang jasa yang efisien, hemat, dan optimal.
3. Memilih Metode Pemilihan yang Tepat
Strategi ketiga yang dapat digunakan dalam menyusun rencana pengadaan barang jasa adalah memilih metode pemilihan yang tepat dan sesuai dengan karakteristik dan kompleksitas pengadaan barang jasa. Metode pemilihan adalah cara yang digunakan untuk memilih penyedia barang jasa, baik melalui lelang, seleksi, penunjukan langsung, atau e-katalog, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Memilih metode pemilihan yang tepat akan membantu pengguna barang jasa untuk menyusun rencana pengadaan barang jasa yang sesuai dengan prinsip-prinsip pengadaan barang jasa pemerintah, yaitu efektif, efisien, transparan, akuntabel, dan berdaya saing. Selain itu, memilih metode pemilihan yang tepat juga akan membantu pengguna barang jasa untuk menyusun rencana pengadaan barang jasa yang dapat menjamin kualitas, harga, dan waktu pengadaan barang jasa.
4. Menyusun Jadwal Pemilihan yang Realistis
Strategi keempat yang dapat digunakan dalam menyusun rencana pengadaan barang jasa adalah menyusun jadwal pemilihan yang realistis dan sesuai dengan durasi dan urutan tahapan dalam pemilihan penyedia. Jadwal pemilihan adalah informasi tentang waktu pelaksanaan dari setiap tahapan dalam pemilihan penyedia, mulai dari pengumuman, pendaftaran, penawaran, evaluasi, hingga penetapan pemenang.
Menyusun jadwal pemilihan yang realistis akan membantu pengguna barang jasa untuk menyusun rencana pengadaan barang jasa yang sesuai dengan ketersediaan sumber daya, kemampuan penyedia, dan kondisi lingkungan yang berpengaruh terhadap pengadaan barang jasa. Selain itu, menyusun jadwal pemilihan yang realistis juga akan membantu pengguna barang jasa untuk menyusun rencana pengadaan barang jasa yang dapat menjamin kelancaran, ketepatan, dan kepatuhan dalam pelaksanaan pemilihan penyedia.
