Persiapan dokumen perencanaan adalah tahapan kedua dalam proses pengadaan barang jasa pemerintah yang bertujuan untuk menyusun dokumen yang berisi rencana dan strategi pengadaan barang jasa yang akan dilaksanakan oleh pengguna barang jasa. Persiapan dokumen perencanaan dilakukan setelah identifikasi kebutuhan selesai dilakukan dan sebelum melakukan pemilihan penyedia.
Persiapan dokumen perencanaan terdiri dari tiga sub tahapan, yaitu:
1. Penyusunan Rencana Pengadaan Barang Jasa
Rencana pengadaan barang jasa adalah dokumen yang berisi informasi tentang jenis, jumlah, spesifikasi, waktu, dan lokasi pengadaan barang jasa, serta sumber pembiayaan, metode pemilihan, dan jadwal pemilihan penyedia. Rencana pengadaan barang jasa disusun dengan cara:
- Menyusun daftar kebutuhan pengadaan barang jasa yang telah diidentifikasi sebelumnya, serta mengelompokkan kebutuhan tersebut berdasarkan jenis, kategori, dan prioritas pengadaan barang jasa.
- Menyusun spesifikasi teknis pengadaan barang jasa yang berisi deskripsi rinci tentang karakteristik, kualitas, dan persyaratan teknis barang jasa yang akan diperoleh melalui pengadaan barang jasa.
- Menyusun sumber pembiayaan pengadaan barang jasa yang berisi informasi tentang sumber dan alokasi dana yang akan digunakan untuk membiayai pengadaan barang jasa, baik dari APBN, APBD, atau sumber lain yang sah dan halal.
- Menyusun metode pemilihan penyedia pengadaan barang jasa yang berisi informasi tentang metode yang akan digunakan untuk memilih penyedia barang jasa, baik melalui lelang, seleksi, penunjukan langsung, atau e-katalog, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- Menyusun jadwal pemilihan penyedia pengadaan barang jasa yang berisi informasi tentang waktu pelaksanaan dari setiap tahapan dalam pemilihan penyedia, mulai dari pengumuman, pendaftaran, penawaran, evaluasi, hingga penetapan pemenang.
Hasil dari penyusunan rencana pengadaan barang jasa adalah dokumen rencana pengadaan barang jasa yang akan digunakan sebagai pedoman dalam penyiapan dokumen pengadaan dan pelaksanaan pemilihan penyedia.
2. Penyusunan Rencana Anggaran Biaya
Rencana anggaran biaya adalah dokumen yang berisi estimasi biaya pengadaan barang jasa berdasarkan hasil survei pasar atau benchmarking, serta memperhitungkan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi biaya, seperti inflasi, risiko, dan pajak. Rencana anggaran biaya disusun dengan cara:
- Menyusun daftar kuantitas pengadaan barang jasa yang berisi informasi tentang jumlah, satuan, dan volume barang jasa yang akan diperoleh melalui pengadaan barang jasa.
- Menyusun daftar harga satuan pengadaan barang jasa yang berisi informasi tentang harga satuan barang jasa yang akan diperoleh melalui pengadaan barang jasa, berdasarkan hasil survei pasar atau benchmarking, serta memperhitungkan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi harga, seperti inflasi, risiko, dan pajak.
- Menyusun analisis harga satuan pengadaan barang jasa yang berisi informasi tentang komponen-komponen yang membentuk harga satuan barang jasa, seperti bahan, upah, alat, overhead, laba, dan lainnya, serta cara menghitung harga satuan barang jasa tersebut.
- Menyusun rencana anggaran biaya pengadaan barang jasa yang berisi informasi tentang total biaya pengadaan barang jasa, yang diperoleh dengan mengalikan daftar kuantitas dengan daftar harga satuan, serta menambahkan biaya-biaya lain yang relevan, seperti biaya administrasi, biaya transportasi, biaya asuransi, dan lainnya.
Hasil dari penyusunan rencana anggaran biaya adalah dokumen rencana anggaran biaya yang akan digunakan sebagai acuan dalam penyiapan dokumen pengadaan dan pelaksanaan kontrak pengadaan.
3. Penyusunan Rencana Manajemen Risiko
Rencana manajemen risiko adalah dokumen yang berisi identifikasi, analisis, evaluasi, penanganan, dan pemantauan risiko yang dapat terjadi dalam pengadaan barang jasa, serta menetapkan mitigasi dan kontingensi untuk mengurangi dampak negatif dari risiko tersebut. Rencana manajemen risiko disusun dengan cara:
- Mengidentifikasi risiko yang dapat terjadi dalam pengadaan barang jasa, baik risiko internal maupun eksternal, yang dapat mempengaruhi kinerja, biaya, waktu, kualitas, dan lingkungan pengadaan barang jasa.
- Menganalisis risiko yang telah diidentifikasi, dengan menentukan kemungkinan dan dampak dari setiap risiko, serta menghitung nilai risiko dengan menggunakan rumus nilai risiko = kemungkinan x dampak.
- Mengevaluasi risiko yang telah dianalisis, dengan menentukan tingkat risiko dari setiap risiko, yaitu rendah, sedang, atau tinggi, berdasarkan nilai risiko yang telah dihitung, serta menentukan prioritas penanganan risiko berdasarkan tingkat risiko tersebut.
- Menetapkan penanganan risiko yang sesuai dengan tingkat dan prioritas risiko, yaitu menghindari, mengurangi, memindahkan, atau menerima risiko, serta menentukan tindakan-tindakan yang harus dilakukan untuk mencegah atau mengatasi risiko tersebut.
- Menetapkan pemantauan risiko yang dilakukan secara berkala untuk memonitor perkembangan dan perubahan risiko, serta mengevaluasi efektivitas dan efisiensi dari penanganan risiko yang telah dilakukan.
Hasil dari penyusunan rencana manajemen risiko adalah dokumen rencana manajemen risiko yang akan digunakan sebagai pedoman dalam pengawasan dan pengendalian pengadaan barang jasa.
