Mini-kompetisi dalam katalog elektronik adalah proses kolektif — bukan sekadar persoalan antara pembeli dan penjual. Ada rangkaian pelaku yang saling berinteraksi: dari pihak yang menyiapkan paket, pihak yang mengelola proses teknis aplikasi, tim yang menilai penawaran, sampai pelaku pasar yang menawar. Memahami peran masing-masing pelaku ini bukan semata untuk kepentingan formalitas, tetapi penting agar proses berjalan lancar, akuntabel, dan menghasilkan pemenang yang benar-benar mampu melaksanakan. Dokumen pedoman yang menjadi rujukan menyebutkan peran-peran kunci seperti PPK, Pejabat Pengadaan (PP), Pokja Pemilihan, Penyedia Katalog Elektronik, tim evaluasi, serta pihak pengguna teknis dan pengawas; setiap aktor memiliki fungsi dan tanggung jawab spesifik yang jelas.
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK):
PPK — Pejabat Pembuat Komitmen — adalah aktor sentral ketika nilai paket melewati ambang tertentu: ia bertanggung jawab menyusun dan menetapkan paket mini-kompetisi, membuat judul kompetisi, memilih RUP, menetapkan jadwal, menentukan kuantitas dan pagu, serta mengunggah dokumen kompetisi (Doktis) yang berisi spesifikasi teknis termasuk DED untuk pekerjaan konstruksi bila diperlukan. Peran PPK meliputi pembuatan keputusan strategis yang akan menentukan kelanjutan proses: apakah paket dapat dilaksanakan lewat mini-kompetisi, apakah perlu model itemized atau non-itemized, hingga pengumuman pemenang dan konfirmasinya. Pedoman menyatakan dengan jelas bahwa untuk nilai pagu tertentu PPKlah yang melakukan pembuatan paket dan bertanggung jawab pada seluruh tahapan persiapan sampai publikasi.
Pejabat Pengadaan (PP)
Tidak semua mini-kompetisi ditangani oleh PPK. Untuk paket dengan nilai di bawah ambang yang ditetapkan, Pejabat Pengadaan (PP) diberi kewenangan untuk membuat paket dan menjalankan proses. Perbedaan kewenangan ini dibuat agar proses operasional skala kecil tetap ringan dan cepat, namun tetap pada koridor aturan. PP berperan memformalkan paket, menetapkan kualifikasi usaha yang relevan (misalnya UMKK atau non-UMKK untuk non-itemized), menetapkan lokasi pengiriman dan waktu penyelesaian, lalu menayangkan paket ke penyedia katalog yang relevan. Meskipun perannya lebih operasional, tanggung jawab PP tetap penting karena kesalahan perencanaan pada level ini bisa memicu pembatalan atau pengulangan proses.
Pokja Pemilihan
Pokja Pemilihan dapat diberi peran menyelenggarakan mini-kompetisi apabila fitur pada aplikasi katalog elektronik memungkinkan dan kebijakan pusat mengaturnya. Pokja biasanya lebih sering muncul pada proses tender skala besar atau ketika diperlukan panel teknis independen untuk evaluasi, namun dalam konteks katalog elektronik kewenangannya bergantung pada pengaturan fitur platform dan aturan institusi. Bila diberi mandat, Pokja membantu memastikan integritas teknis evaluasi, menilai kesesuaian spesifikasi, dan menjadi rujukan dalam keputusan evaluasi teknis. Keberadaan Pokja menambah lapisan kepastian bahwa aspek teknis dipertimbangkan secara profesional.
Penyusun Dokumen Kompetisi (Doktis) dan tim perencanaan
Selain pejabat yang menandatangani, ada tim internal yang menyusun Dokumen Kompetisi (Doktis) — dokumen yang memuat spesifikasi teknis, pagu kompetisi (referensi harga atau HPS), rencana penetapan jaminan jika diperlukan, nilai jaminan pelaksanaan, dan persyaratan lain. Tim ini biasanya terdiri dari staf teknis, perencana anggaran, dan staf pengadaan yang merumuskan rincian item, kategori produk (Tingkat I, II, III), serta volume atau kuantitas. Kejelasan Doktis sangat menentukan: spesifikasi yang jelas, pagu yang realistis, dan kualifikasi usaha yang tidak diskriminatif membuat proses kompetisi berjalan adil. Doktis juga menjadi instrumen rujukan saat evaluasi dan audit.
Penyedia Katalog Elektronik (Vendor/ Penyedia)
Penyedia yang sudah terdaftar di katalog elektronik dan memiliki KBLI sesuai kategori paket adalah aktor pasar yang sebenarnya berkompetisi. Mereka menayangkan produk atau layanan di katalog, memantau pengumuman paket, mendaftar, dan mengajukan penawaran sesuai mekanisme itemized atau non-itemized. Peran penyedia tidak hanya sekadar memasukkan harga; penyedia juga harus memenuhi persyaratan administratif dan teknis, menyiapkan bukti kualitas, menyerahkan struktur pembentuk harga ketika diminta, dan menunjukkan kesiapan kapasitas (misalnya SKP untuk pekerjaan konstruksi). Pedoman menekankan bahwa hanya penyedia yang memiliki KBLI relevan yang dapat mendaftar dan menawar dalam mini-kompetisi, sehingga mekanisme seleksi awal sudah tertanam di platform.
Tim evaluasi teknis dan verifikator kewajaran harga
Setelah masa penawaran berakhir, tim evaluasi teknis melakukan verifikasi administratif dan teknis terhadap penawaran peserta. Mereka memeriksa pemenuhan spesifikasi, kelengkapan dokumen, dan bila diperlukan menghitung Sisa Kemampuan Paket (SKP) untuk menilai kapasitas pelaksana calon pemenang. Tim evaluasi juga menjalankan mekanisme evaluasi kewajaran harga: jika harga penawaran lebih kecil dari ambang (misalnya < 80% dari pagu kompetisi), mereka akan meminta struktur pembentuk harga, menilai kewajaran harga berdasarkan data pasar, dan memutuskan apakah penawaran dapat dipertanggungjawabkan atau gugur. Ini adalah fungsi kritis untuk mencegah underbidding yang berisiko. Hasil evaluasi teknis menjadi dasar penetapan pemenang.
Administrator aplikasi katalog dan penyelenggara platform (LKPP / operator)
Platform katalog elektronik dan aplikasinya membutuhkan pengaturan operasional: fitur papan peringkat, mekanisme pendaftaran penyedia, aturan KBLI, dan tampilan dokumen harus berfungsi dengan benar. Operator platform — yang secara umum diatur oleh lembaga pengadaan pusat atau vendor aplikasi yang ditunjuk — memastikan fitur seperti pengumuman paket, kemampuan penyedia mendaftar berdasarkan KBLI, pembatasan pendaftaran, dan pencatatan jejak audit bekerja baik. Peran teknis ini vital karena banyak proses menjadi digital: jejak peringatan, perubahan paket, atau pengumuman pembatalan tercatat secara elektronik yang memudahkan audit. Tanpa dukungan platform yang memadai, mini-kompetisi tidak dapat berjalan efisien atau transparan.
Pengguna teknis / unit pemakai: pemilik kebutuhan yang menjadi penentu spesifikasi
Unit pengguna adalah pihak yang mengajukan kebutuhan awal dan biasanya menjadi rujukan teknis untuk mendesain spesifikasi. Peran mereka adalah memberikan data kebutuhan riil, menyetujui rencana kerja atau DED (untuk konstruksi), dan memverifikasi bahwa hasil pekerjaan memenuhi standar teknis yang diinginkan. Keterlibatan pengguna teknis sejak fase perencanaan membantu memastikan bahwa volume dan spesifikasi yang ditetapkan realistis serta relevan dengan tujuan operasional institusi. Tanpa keterlibatan ini, paket bisa dirancang tidak akurat sehingga memicu pertanyaan teknis selama masa penawaran atau mengakibatkan hasil yang tidak sesuai saat pelaksanaan.
Pengawas internal, auditor, dan unit kepatuhan: pengawal akuntabilitas
Pengawas internal atau unit kepatuhan memiliki peran mengawasi tata laksana agar tidak menyimpang dari aturan. Mereka menguji apakah proses pembuatan paket sesuai dengan pedoman, apakah pagu kompetisi masuk akal, dan apakah alasan pembatalan atau pengulangan kompetisi didokumentasikan dengan baik. Karena semua aktivitas di katalog terekam, auditor menggunakan jejak elektronik untuk menilai kepatuhan proses. Keberadaan unit pengawas meningkatkan kepercayaan publik dan membantu menangani keberatan yang mungkin diajukan peserta yang merasa dirugikan.
Pihak ketiga dan penilai eksternal: verifikasi independen bila diperlukan
Dalam beberapa kasus, terutama untuk pekerjaan kompleks atau bila muncul dugaan ketidakwajaran, PPK atau tim evaluasi dapat melibatkan pihak ketiga untuk verifikasi: misalnya surveyor harga pasar, laboratorium uji, atau konsultan teknis yang independen. Peran pihak ketiga ini adalah memberikan penilaian objektif yang mendukung keputusan evaluasi, khususnya ketika perkara SKP, keabsahan sertifikat, atau kewajaran harga memerlukan bukti eksternal. Melibatkan pihak ketiga juga menambah bobot akuntabilitas saat menghadapi pengaduan atau audit eksternal.
Pengumuman dan komunikasi publik
Setiap langkah penting — publikasi paket, klarifikasi, perpanjangan jadwal, pembatalan, atau penetapan pemenang — harus diumumkan melalui aplikasi katalog sehingga menjadi informasi publik. Tim komunikasi atau staf yang bertugas mengelola pengumuman memiliki tanggung jawab memastikan seluruh informasi yang relevan dipublikasikan dengan jelas dan tepat waktu. Publikasi yang baik mengurangi spekulasi pasar, mempermudah calon peserta memahami perubahan, dan menjadi dasar ketika unit pengawas atau auditor menelusuri alasan keputusan. Jejak pengumuman yang rapi memperkuat transparansi proses.
Interaksi antar pelaku selama siklus mini-kompetisi: sebuah gambaran alur
Alur tipikal menunjukkan interaksi intens: pengguna teknis menyampaikan kebutuhan ke tim perencana; PPK/PP menyusun Doktis; platform mempublikasikan paket; penyedia menawar; tim evaluasi melakukan verifikasi teknis dan kewajaran harga; pemenang dikonfirmasi dan pengawasan pelaksanaan diserahkan ke unit teknis. Di sepanjang alur ini, pengawas internal dan pihak ketiga dapat masuk untuk verifikasi jika diperlukan, sementara administrator aplikasi memastikan semua aktivitas tercatat. Interaksi yang harmonis dan terdokumentasi membuat proses tidak hanya cepat tetapi juga dapat dipertanggungjawabkan ketika dievaluasi secara internal ataupun eksternal.
Titik-titik kritis yang membutuhkan kehati-hatian pelaku
Beberapa titik kritis menuntut kehati-hatian ekstra dari pelaku: penetapan pagu dan kategori produk yang tepat (tanggung jawab perencana dan PPK), penyusunan spesifikasi yang tidak diskriminatif (kewajiban pengguna teknis dan penyusun Doktis), review SKP saat harga rendah (tugas tim evaluasi), dan publikasi alasan pembatalan bila terjadi. Kegagalan salah satu aktor dalam memerhatikan titik ini bisa memicu pembatalan, pengulangan, kegagalan pelaksanaan, atau temuan audit. Oleh karena itu setiap pelaku harus paham peran dan batas tanggung jawabnya serta mendokumentasikan asumsinya.
Mengapa pemahaman tentang pelaku ini penting bagi penyedia?
Bagi penyedia, mengetahui siapa saja pelaku dan apa peran mereka membantu menyiapkan penawaran yang tepat: siapa yang akan menilai aspek teknis, siapa yang menetapkan pagu, bagaimana mekanisme klarifikasi bekerja, dan di mana bukti-bukti harus dilampirkan agar mempermudah verifikasi. Pengetahuan ini juga membantu penyedia menyiapkan struktur pembentuk harga yang meyakinkan ketika diminta, menyiapkan bukti SKP bila paket konstruksi, dan menyiapkan bukti kualitas serta layanan purna jual yang relevan. Dengan memahami alur dan aktor, penyedia dapat mengurangi risiko gugur karena alasan administratif atau teknis yang sebetulnya dapat diantisipasi.
Mini-kompetisi berhasil jika semua pelaku paham peran dan bekerja selaras
Mini-kompetisi adalah orkestrasi banyak pelaku: PPK/PP sebagai penentu kebijakan dan penyelenggara, Pokja sebagai panel teknis bila diperlukan, tim perencana yang menyusun Doktis, penyedia yang menawar, tim evaluasi yang memverifikasi teknis dan kewajaran harga, operator platform yang menjaga mekanika digital, unit pengguna yang memastikan kebutuhan terpenuhi, serta pengawas dan auditor yang menjaga akuntabilitas. Ketika peran-peran ini dipahami dan dijalankan secara sinergis — didukung dokumentasi yang rapi dan platform yang handal — mini-kompetisi menjadi metode pengadaan yang cepat, transparan, dan efektif untuk produk dan pekerjaan yang tepat. Pedoman pelaksanaan menyediakan kerangka peran dan alur tersebut sehingga setiap aktor tahu batas tanggung jawabnya dan proses dapat diaudit bila perlu.
