Siapa Melakukan Apa? Pahami Peran PA, KPA, PPK, dan Pokja

1. Pendahuluan

Pengadaan barang/jasa pemerintah (PBJ) bukan sekadar proses membeli barang atau menyewa jasa dari pihak ketiga. PBJ adalah bagian vital dari tata kelola keuangan negara yang memiliki dampak langsung terhadap pelayanan publik, efektivitas pembangunan, serta akuntabilitas anggaran. Proses pengadaan yang baik bukan hanya dilihat dari harga terendah, melainkan dari kesesuaian spesifikasi, ketepatan waktu, kualitas, dan kepatuhan terhadap peraturan.

Dalam pelaksanaan pengadaan, terdapat banyak aktor yang terlibat, tetapi empat posisi sentral menjadi fondasi utama: Pengguna Anggaran (PA), Kuasa Pengguna Anggaran (KPA), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), dan Kelompok Kerja Pemilihan (Pokja). Masing-masing memiliki fungsi yang unik dan tidak saling tumpang tindih apabila dijalankan sesuai mandat peraturan. Namun, dalam praktiknya, masih banyak terjadi kebingungan di lapangan: siapa seharusnya membuat dokumen kontrak, siapa yang bertanggung jawab terhadap penilaian teknis, atau siapa yang harus menandatangani berita acara?

Kebingungan ini tidak hanya berdampak pada lambatnya proses, tetapi juga berisiko menyebabkan pelanggaran prosedur yang berujung pada temuan BPK, bahkan potensi pidana jika terjadi penyimpangan. Oleh karena itu, memahami pembagian peran secara jelas sangatlah penting.

Mengapa pemetaan peran dalam PBJ penting?

Efisiensi Proses: Ketika masing-masing pihak memahami batas kewenangan dan tugasnya, proses berjalan lebih cepat. Tidak perlu ada penundaan karena menunggu keputusan dari pihak yang sebenarnya tidak berwenang.
Transparansi Prosedural: Setiap tindakan tercatat dan terdokumentasi, memudahkan pelacakan dan audit trail.
Akuntabilitas Individu: Bila terjadi kekeliruan atau kelalaian, sudah jelas siapa yang harus bertanggung jawab pada tahap tertentu.

Selain untuk internal organisasi, kejelasan peran ini juga penting untuk mitra penyedia. Mereka berhak tahu siapa yang memiliki otoritas untuk menjawab klarifikasi, menyetujui perubahan, dan membuat keputusan kontraktual.

Melalui artikel ini, kita akan mengulas secara rinci kerangka peran dan tanggung jawab PA, KPA, PPK, dan Pokja dalam sistem pengadaan pemerintah. Bukan hanya dari sisi peraturan, tetapi juga praktik-praktik nyata di lapangan yang bisa menjadi pembelajaran bagi semua pihak yang terlibat.

2. Landasan Hukum dan Prinsip Pengadaan

Kerangka hukum adalah dasar utama dalam menentukan siapa melakukan apa dalam pengadaan pemerintah. Tidak cukup hanya memahami struktur jabatan, setiap pelaku PBJ perlu mengetahui regulasi yang menetapkan kewenangan mereka. Berikut adalah regulasi kunci yang harus menjadi pegangan:

a. Perpres No. 16 Tahun 2018 (dan Perubahannya: Perpres 12 Tahun 2021)

Merupakan dasar utama dalam sistem pengadaan pemerintah. Peraturan ini membagi pengadaan menjadi dua metode besar: swakelola dan melalui penyedia. Di dalamnya juga dijelaskan struktur peran PA, KPA, PPK, dan Pokja, serta prinsip-prinsip yang harus dipegang:

Efisien dan Efektif: Tidak boros anggaran dan tepat sasaran.
Transparan dan Terbuka: Setiap proses dapat diaudit dan dilihat oleh publik.
Bersaing dan Adil: Memberi peluang yang sama bagi semua penyedia.
Akuntabel: Semua tindakan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum dan administrasi.

b. UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara

Undang-undang ini menjelaskan struktur pengelolaan anggaran negara, termasuk siapa yang disebut sebagai pengguna anggaran dan bagaimana pelaksanaan anggaran harus dipertanggungjawabkan. PA dan KPA diatur di sini sebagai pemilik dan pelaksana anggaran resmi.

c. Perlem LKPP No. 9 Tahun 2020 tentang Pedoman Pengadaan Melalui Penyedia

Peraturan teknis ini menjabarkan langkah-langkah operasional pengadaan melalui penyedia, termasuk tugas Pokja Pemilihan dalam menyusun dokumen pemilihan, mengevaluasi penawaran, dan menetapkan pemenang.

d. PMK (Peraturan Menteri Keuangan) Terkait Pelaksanaan Anggaran

Berbagai PMK, khususnya yang mengatur sistem perbendaharaan dan pelaksanaan anggaran, memberi rambu-rambu mengenai penerbitan SPM, SPTJM, serta prosedur pembayaran yang menjadi bagian dari tanggung jawab PA dan PPK.

Dari semua regulasi tersebut, terbentuk struktur alur kewenangan berikut:

PA: Pemegang otoritas tertinggi atas penggunaan anggaran di satuan kerja.
KPA: Delegasi PA dalam hal pelaksanaan anggaran, sering sekaligus menjadi PPK.
PPK: Pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan teknis kontrak dan pemenuhan output pengadaan.
Pokja: Tim yang menyelenggarakan proses seleksi penyedia berdasarkan spesifikasi yang disiapkan PPK.

Tanpa pemahaman hukum ini, jabatan fungsional PBJ bisa kehilangan arah. Maka dari itu, setiap pelaku wajib mengikuti pelatihan dan membaca ulang regulasi secara berkala karena peraturan PBJ sangat dinamis dan mengalami pembaruan hampir setiap 2-3 tahun.

3. Pengguna Anggaran (PA)

a. Definisi dan Posisi Strategis

Pengguna Anggaran (PA) adalah pejabat yang memiliki otoritas tertinggi terhadap pengelolaan anggaran di suatu kementerian/lembaga/satuan kerja perangkat daerah. Dalam banyak kasus, PA adalah kepala instansi, seperti menteri, kepala dinas, atau direktur jenderal. Fungsi PA sangat penting karena menjadi titik awal seluruh kegiatan pengadaan.

PA bukan hanya simbol atau formalitas administratif. Ia adalah penentu arah belanja, menetapkan prioritas program, dan memastikan keselarasan antara pengeluaran dengan target pembangunan nasional/daerah.

b. Kualifikasi Umum

Merupakan Pejabat Eselon I atau II, tergantung struktur organisasi.
Wajib memahami visi-misi instansi dan peta jalan pembangunan.
Memiliki kapabilitas dalam manajemen anggaran makro.
Wajib memahami prinsip good governance, termasuk prinsip-prinsip PBJ.

c. Wewenang Utama PA

Menetapkan Pagu DIPA (Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran): Pagu adalah batas atas anggaran kegiatan. Tanpa pagu, kegiatan tidak bisa dieksekusi.
Menetapkan Revisi Anggaran: Jika terjadi perubahan harga, prioritas program, atau urgensi baru (misal bencana alam), PA berwenang melakukan penyesuaian melalui revisi DIPA.
Menetapkan Kebijakan Pengadaan: Misalnya, PA bisa menentukan strategi afirmasi pengadaan barang lokal atau penggunaan e-purchasing untuk efisiensi.
Menunjuk KPA: Lewat SK resmi, PA mendelegasikan sebagian tugas pelaksanaan anggaran kepada pejabat struktural yang dianggap kompeten.

d. Tanggung Jawab Kritis PA

Kesesuaian Anggaran dengan Program: PA bertanggung jawab menjamin bahwa setiap anggaran yang digunakan benar-benar mendukung prioritas pembangunan instansi.
Evaluasi Kinerja Anggaran: Di akhir tahun, PA harus menilai efektivitas belanja, biasanya melalui laporan realisasi anggaran, IKU (Indikator Kinerja Utama), dan output PBJ.
Penandatanganan Surat Perintah Membayar (SPM): Walau teknisnya disiapkan oleh PPK dan KPA, PA menjadi penanggung jawab akhir dalam siklus pembayaran belanja modal atau barang.

e. Contoh Praktis:

Bayangkan seorang Kepala Dinas Kesehatan Provinsi menjadi PA. Dalam kapasitasnya, ia menetapkan pagu anggaran Rp20 miliar untuk pengadaan alat kesehatan. Ia juga menetapkan prioritas: 60% untuk rumah sakit rujukan, 30% untuk Puskesmas, dan 10% untuk buffer stock logistik. Ketika terjadi lonjakan kasus demam berdarah, ia mengesahkan revisi anggaran tambahan untuk pengadaan alat penyemprot fogging. PA juga menunjuk Sekretaris Dinas sebagai KPA dan mengawasi seluruh laporan realisasi yang disusun oleh tim teknis.

4. Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)

Definisi
Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) merupakan pejabat yang secara resmi diberikan mandat atau pendelegasian kewenangan oleh Pengguna Anggaran (PA) untuk melaksanakan sebagian fungsi dan tugas PA, terutama dalam proses pengadaan barang dan jasa pemerintah. KPA menjadi perpanjangan tangan PA dalam memastikan kegiatan pengadaan berjalan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan serta dalam kerangka efisiensi dan akuntabilitas penggunaan anggaran.

Kualifikasi
Secara struktur organisasi, KPA umumnya berasal dari pejabat eselon III atau IV yang berada dalam unit kerja pelaksana teknis atau pengguna anggaran. Untuk mendukung pelaksanaan tugasnya, seorang KPA diwajibkan memiliki sertifikasi kompetensi di bidang pengadaan barang/jasa dari Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP), setidaknya pada Level 1 apabila menangani paket kecil. Sertifikasi ini tidak hanya menunjukkan kompetensi administratif, tetapi juga pemahaman terhadap prinsip-prinsip dasar pengadaan yang transparan, akuntabel, dan hemat anggaran.

Wewenang Utama
Sebagai perpanjangan tangan dari PA, KPA memiliki sejumlah kewenangan yang sangat penting dan strategis, di antaranya:

Menandatangani Rencana Umum Kebutuhan (RUK) atau Surat Penunjukan bagi Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Ini adalah dokumen awal yang menjadi dasar kerja PPK untuk memulai proses pengadaan.
Mengesahkan Rencana Umum Pengadaan (RUP), yang merupakan dokumen penting berisi daftar semua kegiatan pengadaan dalam satu tahun anggaran.
Menyetujui Harga Perkiraan Sendiri (HPS) yang telah disusun oleh PPK, untuk memastikan bahwa nilai paket sesuai dengan standar harga pasar dan tidak melebihi anggaran.
Menandatangani Surat Penetapan Penyedia (SPP) sebagai dasar hukum pelaksanaan kontrak antara pemerintah dan penyedia barang/jasa.

Tanggung Jawab
Dalam kapasitasnya, KPA bertanggung jawab secara administratif dan substantif terhadap jalannya kegiatan pengadaan. Ia harus memastikan bahwa seluruh tahapan pengadaan berjalan sesuai kerangka waktu (time schedule) yang ditetapkan, tidak mengalami keterlambatan yang bisa berdampak pada capaian kinerja anggaran. Selain itu, KPA juga wajib memantau dan mengevaluasi tahapan pengadaan, dari perencanaan hingga pelaporan, dan menandatangani dokumen kunci sebelum PPK menyusun atau menandatangani kontrak.

Contoh Praktis
Sebagai ilustrasi, di sebuah Rumah Sakit Daerah (RSD), Direktur Utama menjabat sebagai PA dan memberikan kewenangan kepada Kepala Sub Bagian Keuangan sebagai KPA. Dalam praktiknya, KPA bertanggung jawab menandatangani RUP untuk pengadaan obat-obatan, menyetujui HPS yang disusun oleh PPK berdasarkan survei pasar, dan menandatangani SPP untuk menunjuk penyedia farmasi yang lolos evaluasi teknis dan harga. Dengan demikian, peran KPA sangat sentral sebagai penghubung antara perencanaan anggaran dan eksekusi kontrak pengadaan.

5. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

Definisi
Pejabat Pembuat Komitmen atau PPK adalah pejabat yang ditunjuk oleh PA atau KPA untuk mengeksekusi pelaksanaan pengadaan barang/jasa, termasuk pengelolaan kontrak, pelaporan realisasi fisik dan keuangan, serta bertanggung jawab atas semua komitmen keuangan negara yang timbul dari pengadaan tersebut. PPK menjadi pelaksana utama kegiatan pengadaan di lapangan dan memiliki fungsi teknis serta administratif.

Kualifikasi
Untuk dapat menjalankan tugasnya secara profesional, seorang PPK wajib memiliki sertifikasi pengadaan barang/jasa dari LKPP, dengan level yang disesuaikan dengan skala paket yang akan ditangani:

Level 1: untuk paket sederhana dengan risiko rendah
Level 2: untuk paket dengan tingkat kompleksitas menengah
Level 3: untuk paket kompleks dan bernilai tinggi, seperti proyek infrastruktur atau pengadaan teknologi informasi canggih

Selain sertifikasi, seorang PPK juga harus memiliki pemahaman mendalam mengenai hukum kontrak, manajemen proyek, teknik negosiasi, serta penguasaan atas sistem e-Procurement seperti SPSE dan e-Katalog.

Wewenang Utama
PPK bertanggung jawab atas pelaksanaan proses pengadaan dari tahap perencanaan teknis hingga pelaporan realisasi. Beberapa kewenangan utama PPK antara lain:

Menyusun Dokumen Pemilihan (DP) yang mencakup persyaratan administrasi, teknis, dan metode evaluasi.
Melakukan klarifikasi dan negosiasi terhadap calon penyedia sebelum penetapan pemenang, khususnya jika terdapat dokumen yang meragukan atau terjadi perbedaan harga yang signifikan.
Menandatangani kontrak langsung jika nilai paket berada di bawah ambang batas tertentu, atau menyiapkan draf kontrak untuk ditandatangani oleh PA/KPA jika nilainya besar.
Melakukan monitoring pelaksanaan kontrak, termasuk realisasi progres pekerjaan, perubahan lingkup pekerjaan (addendum), dan pelaksanaan sanksi jika penyedia wanprestasi.

Tanggung Jawab
Secara umum, PPK harus menjamin bahwa proses pengadaan berlangsung sesuai peraturan, baik dari aspek administratif, hukum, maupun teknis. Ia harus menyusun jadwal kegiatan pengadaan, memimpin rapat klarifikasi dan evaluasi, serta memastikan bahwa proses tersebut terdokumentasi dengan baik dalam bentuk Berita Acara Hasil Pengadaan (BAHP). Selain itu, PPK juga menyusun laporan realisasi pengadaan, yang nantinya digunakan oleh PA, KPA, maupun Auditor Internal Pemerintah (APIP) untuk keperluan evaluasi dan audit.

Contoh Praktis
Misalnya, PPK di Bappeda suatu provinsi bertanggung jawab atas pengadaan studi kelayakan proyek jembatan. Ia menyusun dokumen tender, mengatur proses evaluasi teknis dan harga, melakukan negosiasi harga akhir dengan penyedia, lalu menandatangani kontrak. Selama proyek berlangsung, PPK secara berkala memonitor progres lapangan dan membuat laporan kemajuan yang disampaikan ke KPA dan PA.

6. Kelompok Kerja Pemilihan (Pokja)

Definisi
Kelompok Kerja (Pokja) Pemilihan adalah tim yang ditunjuk oleh KPA atau PPK untuk melaksanakan proses pemilihan penyedia barang/jasa secara objektif, independen, dan akuntabel. Pokja biasanya bersifat ad hoc dan dibentuk berdasarkan kebutuhan setiap paket pengadaan, dengan jumlah anggota disesuaikan dengan kompleksitas paket-minimal tiga orang dan dapat ditambah sesuai kebutuhan.

Kualifikasi
Agar dapat menjalankan fungsinya secara optimal, anggota Pokja harus memiliki latar belakang multidisiplin, seperti teknis, hukum, dan keuangan. Selain itu, anggota Pokja wajib memiliki sertifikasi LKPP minimal Level 2, terutama jika mereka bertindak sebagai penilai teknis atau evaluator harga. Dalam banyak kasus, Pokja juga melibatkan tenaga ahli atau konsultan yang memiliki kompetensi khusus dalam mengevaluasi produk/jasa spesifik seperti alat medis, perangkat lunak, atau konstruksi.

Wewenang Utama
Pokja memiliki peran kunci dalam menentukan pemenang tender melalui proses evaluasi tiga lapis:

Evaluasi Administratif: Verifikasi kelengkapan dokumen seperti surat izin usaha, NPWP, SPT Tahunan, akta perusahaan, dan KTP penanggung jawab.
Evaluasi Teknis: Menilai kesesuaian penawaran teknis dengan Kerangka Acuan Kerja (KAK), termasuk spesifikasi barang/jasa, ketersediaan tenaga ahli, demo produk, dan referensi proyek.
Evaluasi Harga: Membandingkan penawaran harga dengan HPS, serta mengecek kewajaran harga melalui metode ambang atas/bawah, analisis pasar, dan nilai manfaat proyek.

Setelah melalui ketiga tahap evaluasi, Pokja menyusun Berita Acara Hasil Pengadaan (BAHP) dan memberikan rekomendasi pemenang kepada PPK.

Tanggung Jawab
Selain melakukan evaluasi, Pokja juga memiliki tugas administratif dan dokumentatif, seperti menyusun jadwal evaluasi, menyampaikan undangan klarifikasi kepada peserta, serta mencatat notulen dan hasil rapat. Pokja juga bertanggung jawab menjawab sanggahan peserta, dengan menyusun tanggapan resmi disertai bukti pendukung. Terakhir, Pokja harus menjamin adanya audit trail berupa data objektif seperti tabel penilaian, tanggapan klarifikasi, dan hasil evaluasi akhir.

Contoh Praktis
Sebagai contoh, dalam pengadaan pembangunan gedung sekolah dasar, Pokja dibentuk dengan 3 orang insinyur sipil untuk evaluasi teknis, 1 akuntan untuk evaluasi harga, dan 1 staf hukum dari bagian hukum sekretariat daerah untuk mengawal aspek legalitas. Tim Pokja menyusun kriteria teknis evaluasi, mengundang peserta untuk presentasi metode pelaksanaan, dan akhirnya merekomendasikan penyedia dengan skor terbaik kepada PPK untuk ditetapkan sebagai pemenang.

7. Interaksi dan Alur Kerja

Agar struktur organisasi pengadaan bekerja secara optimal, penting untuk memahami alur kerja yang jelas antar-aktor: siapa yang melakukan apa, dalam urutan kerja seperti apa, dan bagaimana mereka berinteraksi. Pemahaman ini krusial bukan hanya untuk efisiensi, tetapi juga untuk menghindari tumpang tindih kewenangan, konflik kepentingan, serta memperkuat prinsip akuntabilitas.

Langkah-langkah utama alur kerja pengadaan:

PA menetapkan pagu di DIPA dan menunjuk KPA
Proses dimulai dari Penanggung Jawab Anggaran (PA), yang biasanya adalah Kepala Daerah atau Kepala Lembaga. PA menetapkan alokasi anggaran untuk kegiatan tertentu dalam DIPA dan secara formal menunjuk KPA sebagai delegasi pengelola anggaran.
KPA menyetujui RUP dan HPS yang disusun oleh PPK
Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) bertugas untuk memverifikasi dan menyetujui dokumen perencanaan, termasuk Rencana Umum Pengadaan (RUP) dan Harga Perkiraan Sendiri (HPS). KPA juga memastikan bahwa dokumen yang disusun oleh PPK selaras dengan perencanaan strategis dan pagu anggaran.
PPK membentuk Pokja, menyiapkan DP, dan mengunggah ke LPSE
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) bertanggung jawab atas teknis pengadaan, mulai dari menyiapkan Dokumen Pemilihan (DP), membentuk Pokja (untuk tender), serta mengunggah dokumen ke sistem LPSE. Di sinilah tanggung jawab administratif dan teknis dimulai.
Pokja mengevaluasi administrasi → teknis → harga, menyusun BAHP
Kelompok Kerja Pemilihan (Pokja) melaksanakan evaluasi penawaran berdasarkan urutan yang telah diatur: administrasi, teknis, dan harga. Hasil evaluasi dituangkan dalam Berita Acara Hasil Pemilihan (BAHP) yang menjadi dasar penetapan pemenang.
PPK melakukan klarifikasi/negosiasi dan menyiapkan kontrak
Setelah Pokja menyelesaikan evaluasi dan memilih penyedia, PPK dapat melakukan klarifikasi akhir, khususnya bila ada hal teknis atau harga yang perlu disempurnakan. PPK juga bertugas menyusun dan menandatangani draft kontrak pengadaan.
KPA/PA menandatangani SPP dan kontrak (jika perlu)
Dalam beberapa kondisi, khususnya untuk kontrak besar atau kompleks, KPA atau PA dapat diminta untuk menandatangani dokumen administrasi akhir seperti Surat Permintaan Pembayaran (SPP) dan kontrak.
PPK melakukan monitoring pelaksanaan dan pelaporan realisasi fisik dan keuangan
Tugas PPK tidak berhenti di kontrak. Ia juga harus memantau pelaksanaan kontrak, memastikan progres fisik dan realisasi keuangan sesuai jadwal, serta melaporkan capaian kepada KPA dan PA.
APIP melakukan audit pra/pasca, laporkan ke PA
Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP), seperti Inspektorat, melakukan audit terhadap proses pengadaan baik sebelum maupun sesudah pelaksanaan. Tujuannya adalah memastikan seluruh prosedur dilakukan secara sah, efisien, dan tidak ada penyimpangan.

Sistem Pendukung Digital:

Interaksi ini kini difasilitasi oleh sistem elektronik, seperti:

SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik): untuk manajemen dokumen, pengunggahan, dan lelang daring.
SIRUP (Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan): menyimpan data RUP secara nasional.
e-Catalog dan e-Purchasing: mempercepat proses untuk pengadaan berulang atau darurat.
Dashboard Monitoring PBJ: untuk menampilkan progres realisasi anggaran.
Audit Trail dan Notifikasi Otomatis: mendukung transparansi dan kontrol internal.

Dengan alur yang jelas dan sistem pendukung digital yang baik, interaksi antar peran ini menjadi lebih cepat, terdokumentasi, dan dapat diaudit secara real-time.

8. Studi Kasus Ilustratif

Studi kasus dapat membantu menjelaskan dinamika nyata dalam penerapan struktur dan peran PA, KPA, PPK, dan Pokja. Berikut dua contoh riil yang menggambarkan kompleksitas dan keberhasilan implementasi pengadaan.

Studi Kasus 1: Proyek Rehabilitasi Jalan Desa

Latar Belakang:

Pemerintah Kabupaten menetapkan program rehabilitasi jalan di 10 desa terpencil dengan dana Rp2 miliar dari DAK fisik.

Peran dan Alur:

PA: Bupati menetapkan program prioritas dan pagu dalam DIPA.
KPA: Sekretaris Daerah menyetujui RUP dan HPS yang diajukan.
PPK: Kepala Bidang PUPR menyusun Dokumen Pemilihan, membentuk Pokja beranggotakan 5 orang dengan keahlian teknis dan administrasi.
Pokja: Menyusun kriteria teknis rinci dan mengevaluasi 7 penawaran masuk. Setelah evaluasi, dipilih satu penyedia dengan skor teknis dan harga terbaik.
Hasil: Proses berjalan cepat (35 hari), tidak ada sanggahan, dan proyek selesai tepat mutu, sesuai volume dan waktu kontrak.

Catatan:

Keberhasilan ini ditopang oleh sinergi antar-peran, evaluasi yang transparan, dan komunikasi rutin antara Pokja dan PPK.

Studi Kasus 2: Pengadaan Alat Kesehatan Darurat

Latar Belakang:

Dinas Kesehatan Provinsi mendapatkan alokasi Rp500 juta untuk pengadaan cepat Alat Pelindung Diri (APD) selama pandemi.

Peran dan Alur:

PA: Kepala Dinas menetapkan penggunaan dana darurat.
KPA: Sekretaris menyetujui pengadaan melalui e-purchasing.
PPK: Kepala Subbagian Logistik memilih penyedia dari e-Catalog, menyusun permintaan pembelian.
Pokja: Dibentuk dua anggota-teknis dan keuangan-untuk percepatan review dan pencatatan.
Hasil: Proses selesai hanya dalam 5 hari, kebutuhan lapangan terpenuhi, pengiriman tepat waktu.

Tantangan:

Muncul 2 sanggahan dari penyedia yang tidak terpilih karena perbedaan interpretasi spesifikasi. Namun sanggahan diselesaikan cepat melalui klarifikasi langsung oleh PPK.

Catatan:

Meski efisien, kasus ini menunjukkan pentingnya spesifikasi teknis yang sangat jelas, terutama dalam kondisi darurat.

9. Tantangan Umum dan Solusi

Dalam praktiknya, proses pengadaan sering kali dihadapkan pada berbagai kendala teknis dan kelembagaan. Beberapa tantangan umum berikut perlu dicermati dan diantisipasi sejak awal.

Tantangan	Solusi Praktis
Peran tumpang tindih antara PPK/KPA	Susun Standar Operasional Prosedur (SOP) pengadaan berbasis jabatan, dan lakukan sosialisasi rutin.
SDM bersertifikat terbatas	Dorong pengangkatan ASN fungsional PBJ, fasilitasi pelatihan dan beasiswa sertifikasi LKPP.
Kesalahan dalam dokumen pemilihan (DP)	Lakukan pra-review oleh APIP atau tim legal, gunakan metode simulasi seperti Table-top Exercise.
Sanggahan berulang dari penyedia	Sediakan daftar FAQ teknis, perjelas evaluasi dalam DP, dan lakukan pra-sosialisasi ke pasar.
Kualitas evaluasi teknis lemah	Rekrut Pokja berbasis keahlian, tambahkan reviewer teknis eksternal (jika perlu).
Ketergantungan pada individu tertentu	Bangun tim berlapis, buat sistem backup personil, dan dokumentasikan semua proses di e-Proc.
Keterlambatan pelaksanaan kontrak	Buat rencana pelaksanaan kontrak (Contract Execution Plan), dan pantau progres mingguan.
Audit temuan APIP atau BPK berulang	Gunakan audit internal rutin (pre-audit), perbaiki kontrol internal, dan libatkan pengawasan aktif.

Kunci solusi dari semua tantangan ini adalah koordinasi antarfungsi dan perbaikan sistem secara berkelanjutan. Tanpa sinergi antara PA, KPA, PPK, dan Pokja, proses pengadaan akan cenderung terfragmentasi dan tidak efisien.

10. Rekomendasi Praktis

Agar sistem peran PA, KPA, PPK, dan Pokja berjalan efektif dan tidak menimbulkan konflik tugas maupun kekosongan tanggung jawab, perlu dilakukan sejumlah langkah strategis yang bersifat praktis namun berdampak langsung terhadap kualitas pengelolaan pengadaan.

Sosialisasi Peran dan Wewenang Secara Menyeluruh
Langkah pertama yang krusial adalah memastikan seluruh pegawai di lingkup Satuan Kerja Perangkat Kabupaten/Kota (SKPK) memahami peran masing-masing aktor pengadaan. Hal ini bisa diwujudkan melalui pelatihan internal, workshop lintas fungsi, dan simulasi proses pengadaan yang melibatkan PA, KPA, PPK, dan Pokja. Tujuannya bukan sekadar pemahaman normatif, tetapi menyamakan persepsi, memperjelas batasan kewenangan, dan memperkuat koordinasi lintas unit. Pelatihan dapat disusun secara tahunan dan diintegrasikan dalam kalender pengembangan kompetensi ASN.

Standarisasi SOP dan Dokumen Tugas Formal
Ketidaktertiban dalam pembagian tugas sering kali disebabkan absennya prosedur operasional baku. Oleh karena itu, setiap pemda perlu menetapkan dan mensosialisasikan Standard Operating Procedure (SOP) untuk seluruh proses pengadaan melalui Surat Keputusan (SK) kepala daerah atau kepala SKPD. SOP ini harus mencakup definisi tugas dan output masing-masing peran (misalnya: siapa menyusun HPS, siapa menandatangani kontrak, siapa mengunggah dokumen ke LPSE), serta waktu pelaksanaannya. Dengan adanya dokumen tertulis, tidak hanya peran menjadi lebih jelas, tetapi juga dapat dijadikan acuan saat audit.

Pemanfaatan Teknologi secara Terpadu dan Konsisten
Sistem informasi pengadaan modern seperti e-Budgeting, e-Procurement (SPSE), e-Contract, hingga dashboard monitoring realisasi fisik dan keuangan perlu diintegrasikan agar tidak terjadi duplikasi input dan kehilangan jejak proses. Misalnya, jika RUP disusun di e-Budgeting, maka HPS, DP, dan kontrak harus otomatis terhubung tanpa perlu input ulang manual. Integrasi ini juga akan memudahkan proses monitoring oleh PPK dan KPA, serta mendorong transparansi yang real-time bagi pimpinan daerah.

Audit Trail dan Pengendalian Dokumen Elektronik
Setiap dokumen dalam proses pengadaan harus terekam dengan rapi dalam sistem yang memiliki fitur audit trail, versi dokumen, dan tanda tangan digital. e-Office dengan kemampuan versioning (penyimpanan dokumen berdasarkan versi revisi) sangat penting agar perbedaan redaksi dokumen tidak menimbulkan konflik atau potensi kecurigaan saat proses audit. Selain itu, tanda tangan digital tidak hanya mempercepat proses birokrasi, tetapi juga meminimalkan risiko pemalsuan dokumen.

Evaluasi Kinerja Secara Berkala dan Terukur
Terakhir, dibutuhkan sistem evaluasi kinerja berbasis indikator kunci (KPI). Beberapa KPI penting yang bisa digunakan antara lain:

Rata-rata waktu proses dari RUP ke kontrak
Persentase sanggahan yang valid
Jumlah temuan audit dari APIP atau BPK
Tingkat pemanfaatan e-proc
Persentase realisasi fisik dan keuangan tepat waktu

Evaluasi ini harus dilakukan setidaknya setiap triwulan oleh tim pengendalian internal yang melibatkan APIP, Bagian Pengadaan, dan Sekretariat Daerah. Hasil evaluasi menjadi dasar penyempurnaan SOP maupun pelatihan berikutnya.

11. Kesimpulan

Sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang ideal membutuhkan koordinasi yang solid dan struktur peran yang tegas. Dalam kerangka ini, peran PA, KPA, PPK, dan Pokja tidak bisa dipandang sebagai individu yang berdiri sendiri, melainkan sebagai simpul-simpul dalam satu jaringan kerja yang saling terkait dan saling mendukung. Ketidaktepatan dalam pelaksanaan satu peran saja bisa berdampak sistemik pada keseluruhan proses pengadaan, baik dari sisi legalitas, waktu, mutu, maupun anggaran.

PA (Pengguna Anggaran) memiliki posisi strategis dalam menentukan arah dan ruang fiskal. Ia bertanggung jawab menetapkan pagu dan menandatangani kontrak sebagai bentuk komitmen formal atas penggunaan dana publik. KPA (Kuasa Pengguna Anggaran) menjadi jembatan antara kebijakan anggaran dengan pelaksanaan teknisnya-menyetujui RUP, HPS, dan bertanggung jawab terhadap pelaporan anggaran.

Sementara itu, PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) adalah aktor lapangan yang mempersiapkan segala proses pengadaan mulai dari dokumen pemilihan, klarifikasi teknis, negosiasi harga, hingga monitoring pelaksanaan kontrak. Pokja (Kelompok Kerja Pemilihan), yang dibentuk oleh PPK, memegang tanggung jawab penting untuk mengevaluasi penawaran secara profesional, objektif, dan adil demi mendapatkan penyedia terbaik.

Dengan pembagian peran yang jelas dan diiringi dengan sistem digital seperti SPSE, e-Contract, dan dashboard monitoring, maka risiko-risiko seperti konflik kepentingan, keterlambatan proses, temuan audit, atau sanggahan berulang dapat diminimalkan. Di sisi lain, pemahaman yang mendalam terhadap peran masing-masing-disertai SOP yang rinci dan audit trail yang terekam dengan baik-akan menjadikan pengadaan lebih akuntabel, efisien, dan memberikan nilai manfaat optimal bagi masyarakat.

Oleh karena itu, pembinaan SDM, penyusunan regulasi teknis, serta investasi pada teknologi informasi bukan lagi pilihan, melainkan keharusan. Ketika semua pihak memahami siapa melakukan apa, serta bagaimana cara dan kapan harus dilakukan, maka sistem pengadaan tidak hanya menjadi patuh hukum, tetapi juga menjadi instrumen pembangunan yang transparan, cepat, dan berdampak langsung.