Mini-kompetisi adalah alat yang sangat berguna untuk mempercepat pengadaan barang dan jasa melalui katalog elektronik—asal dipersiapkan dengan benar. Artikel panjang ini akan memandu Anda langkah demi langkah mulai dari keputusan untuk menggunakan mini-kompetisi, persiapan dokumen dan pagu, penentuan kategori dan KBLI, pembuatan paket (draft) hingga publikasi, serta hal-hal administrasi dan teknis yang sering terlupakan tetapi krusial agar proses berjalan lancar.
Mengapa perlu langkah awal yang sistematis?
Menjalankan mini-kompetisi terlihat simpel: pilih paket, publikasikan, tunggu penawaran — selesai. Kenyataannya, kegagalan paling banyak terjadi bukan pada tahap penetapan pemenang tetapi pada persiapan awal yang lepas kontrol: spesifikasi tidak jelas, pagu tak realistis, kategori produk keliru, atau penyedia belum menayangkan produknya di katalog. Kesalahan awal ini sering berujung pada pembatalan kompetisi, perpanjangan tak berujung, atau pemenang yang kemudian gagal melaksanakan. Oleh karena itu langkah awal yang terstruktur bukanlah formalitas; itu adalah investasi waktu untuk mengurangi risiko proses di kemudian hari.
Putuskan dulu: paket ini pantas untuk mini-kompetisi atau bukan?
Sebelum membuka sistem, PPK harus memastikan bahwa paket yang akan ditenderkan cocok dengan mekanisme mini-kompetisi. Mini-kompetisi paling efektif untuk barang dan jasa yang spesifikasinya standar, tersedia di katalog, dan terdapat lebih dari satu penyedia yang menayangkan produk serupa. Untuk paket bernilai kecil hingga menengah dengan kebutuhan standar—misalnya peralatan kantor, komputer, atau pekerjaan konstruksi ringan—mini-kompetisi sering memberikan hasil cepat dan transparan. Tetapi bila paket memerlukan desain khusus, kontrak besar yang kompleks, atau hanya ada satu penyedia di pasar, metode lain mungkin lebih tepat. Keputusan ini harus tercatat sebagai bagian dari dokumentasi perencanaan.
Menetapkan RUP dan judul kompetisi: langkah administratif pertama
Langkah praktis pertama di aplikasi adalah memilih kode RUP yang sesuai dan mengisi judul kompetisi yang jelas. RUP yang dipilih menghubungkan paket mini-kompetisi dengan dokumen perencanaan dan anggaran sehingga memudahkan pelaporan. Judul kompetisi sebaiknya ringkas namun informatif sehingga penyedia bisa cepat memahami inti paket saat melihat daftar kompetisi. Dalam praktik yang baik, sebelum mempublikasikan, buat draft paket lebih dulu sehingga dokumen bisa direview dan dikonsolidasikan oleh pihak terkait.
Menentukan jadwal kompetisi dan waktu penyelesaian pekerjaan
Jadwal kompetisi perlu ditetapkan realistis: durasi yang terlalu singkat mengurangi partisipasi penyedia, sementara durasi terlalu lama menunda pelaksanaan. Selain itu, tentukan juga batas waktu penyelesaian pekerjaan yang realistis berdasarkan karakter paket dan kapasitas pasar. PPK/PP memiliki kesempatan untuk memperpanjang jadwal kompetisi jika respon pasar rendah, namun perubahan ini harus dicatat dan dilakukan sebelum masa penawaran berakhir. Kebijakan perubahan paket diperbolehkan terbatas—misalnya mengubah RUP, memperpanjang jadwal, atau memperpanjang waktu penyelesaian—tetapi perubahan lain setelah publikasi harus dihindari agar tidak mengganggu persaingan.
Pilih model paket: itemized atau non-itemized
Salah satu keputusan teknis yang menentukan pola kompetisi adalah memilih apakah paket dibuat itemized atau non-itemized. Paket itemized cocok bila item dapat dipisah sehingga masing-masing item dapat dimenangkan oleh penyedia berbeda, sedangkan paket non-itemized mewajibkan penyedia menawar seluruh produk sehingga pemenang hanya satu penyedia untuk seluruh paket. Pilihan ini harus selaras dengan tujuan pengadaan: jika Anda ingin membuka peluang bagi penyedia spesialis di tiap item, gunakan itemized; jika Anda memerlukan satu penyedia untuk integrasi dan tanggung jawab total, pilih non-itemized. Keputusan ini juga memengaruhi cara penilaian, papan peringkat, dan syarat teknis yang akan disusun.
Menetapkan kategori produk dan kaitkan dengan KBLI yang tepat
Saat membuat paket, tentukan kategori produk Tingkat I, II, dan III dengan hati-hati karena sistem katalog menyaring penyedia berdasarkan KBLI yang terdaftar. Kesalahan memilih kategori akan menyebabkan banyak penyedia potensial tidak eligible sehingga kompetisi menjadi sepi penawaran atau hanya ada satu penawar. Lakukan pengecekan inventaris produk di katalog terlebih dahulu untuk memastikan ada cukup penyedia yang menayangkan produk dalam kategori yang relevan sebelum mempublikasikan paket. Jika jumlah penyedia terlihat minim, pertimbangkan untuk memperluas cakupan kategori atau melakukan market sounding terlebih dahulu.
Menyusun rincian spesifikasi produk yang jelas dan tidak diskriminatif
Dokumen spesifikasi adalah tulang punggung atau doktis dari paket mini-kompetisi. Spesifikasi teknis harus ditulis jelas, terukur, dan tidak bersifat menguntungkan pihak tertentu. Untuk pekerjaan konstruksi, sertakan DED bila perlu. Untuk produk katalog, tuliskan varian, ukuran, mutu minimal, layanan purna jual, dan garansi. Spesifikasi yang ambigu atau terlalu “ketat” memicu penawaran yang tidak relevan atau pembatalan. Seluruh persyaratan teknis ini harus diunggah sebagai bagian dari Dokumen Kompetisi sehingga penyedia mendapat acuan yang sama.
Menetapkan pagu kompetisi: referensi harga vs HPS
Penentuan pagu kompetisi menentukan batas penilaian dan tata kelola kewajaran harga. Untuk nilai e-purchasing kecil (misalnya di bawah ambang tertentu), pagu dapat ditetapkan berdasarkan referensi harga; sedangkan untuk paket bernilai lebih besar PPK harus menggunakan Harga Perkiraan Sendiri (HPS). Rujukan harga dapat meliputi harga pasar setempat, price list distributor, kontrak sebelumnya, atau data resmi lain yang dapat dipertanggungjawabkan. Menetapkan pagu yang realistis membantu menarik peserta dan mengurangi risiko penawaran tidak wajar. Dokumentasikan sumber referensi harga sebagai bukti pengambilan keputusan.
Menentukan kualifikasi penyedia dan kewajiban penawaran
Tentukan apakah paket dibuka untuk seluruh penyedia di katalog atau disesuaikan untuk UMKM atau kualifikasi tertentu. Untuk paket non-itemized, ada ketentuan bahwa penyedia wajib menawar seluruh produk jika tidak ada pelaku UMKM yang mampu; untuk paket konstruksi, kualifikasi usaha dan kapasitas teknis menjadi penting. Saat memilih kualifikasi, pikirkan pula dokumen apa yang harus dilampirkan oleh penyedia (misalnya surat pernyataan SKP, daftar pekerjaan berjalan, sertifikat TKDN, SBU, NIB). Kualifikasi yang realistis meningkatkan partisipasi dan mengurangi risiko gugur massal saat evaluasi.
Menyiapkan dan mengunggah Dokumen Kompetisi (Doktis)
Dokumen kompetisi harus dilengkapi sebelum publikasi. Doktis biasa mencakup spesifikasi teknis, pagu kompetisi, rencana jaminan penawaran (jika diperlukan), rencana jaminan pelaksanaan, rencana penetapan uang muka, dan persyaratan lain seperti syarat PDN. Untuk paket konstruksi, Doktis juga harus menyertakan DED dan rincian item pekerjaan. Pastikan ukuran file, format, dan kelengkapan dokumen sesuai ketentuan platform agar proses unggah tidak terganggu. Dokumen yang tidak lengkap adalah penyebab utama gugurnya banyak peserta.
Menetapkan pagu jaminan dan persyaratan jaminan
Jika nilai pagu melebihi ambang tertentu, sistem mengharuskan adanya jaminan penawaran dan jaminan pelaksanaan. Tentukan nilai jaminan sesuai ketentuan (misalnya 1%–3% dari nilai pagu untuk paket di atas ambang tertentu) dan cantumkan mekanisme penyerahan jaminan. Jaminan ini bukan sekadar formalitas: mereka menurunkan risiko penyedia yang tidak serius dan memberi perlindungan kepada pelaksana. Jelaskan pula ketentuan pengembalian atau pencairan jaminan setelah pekerjaan selesai sesuai aturan.
Membuat draft paket, review internal, dan validasi pihak terkait
Sebelum publikasi, buatlah paket dalam mode draft dan lakukan review internal oleh tim anggaran, teknis, dan unit pengawasan internal bila perlu. Review ini bertujuan memastikan bahwa pagu selaras dengan anggaran, spesifikasi teknis akurat, dan tidak ada persyaratan yang diskriminatif. Simpan catatan revisi dan alasan perubahan sebagai bagian dari jejak audit. Jika ada keraguan, konsultasikan dengan pengawas internal atau unit pengadaan untuk menghindari temuan audit di kemudian hari.
Publikasi paket dan pengumuman kepada penyedia
Setelah draft divalidasi, publikasikan paket di aplikasi katalog. Pastikan pengumuman menyertakan informasi penting: batas akhir penawaran, jadwal pemberian penjelasan (jika direncanakan), pagu, dan dokumen yang harus dilampirkan. Ingat bahwa sistem akan menampilkan paket hanya kepada penyedia yang KBLI-nya cocok dengan kategori produk; bila ingin menjangkau lebih banyak penyedia, pastikan kategori benar. Publikasi yang rapi memudahkan penyedia memahami persyaratan sejak awal dan mengurangi pertanyaan di masa penawaran.
Menangani pemberian penjelasan dan market sounding
Jika Anda mengantisipasi keraguan pasar, jadwalkan sesi pemberian penjelasan (clarification) selama masa pengumuman. Semua pertanyaan dan jawaban resmi harus dipublikasikan agar semua peserta mendapat informasi yang sama. Di tahap perencanaan, melakukan market sounding informal kepada sejumlah penyedia potensial juga berguna untuk mengukur minat pasar dan memperbaiki pagu atau spesifikasi bila diperlukan. Catat hasil market sounding sebagai bukti Anda telah melakukan upaya komunikasi pasar.
Memantau pendaftaran dan penawaran: intervensi jika respons rendah
Selama masa penawaran, pantau jumlah pendaftar dan perkembangan penawaran. Jika respons awal rendah, Anda punya opsi memperpanjang jadwal atau memperjelas persyaratan melalui addendum. Jangan menunggu hingga hari terakhir untuk menyadari pasar tidak merespons; intervensi cepat seperti perpanjangan waktu atau klarifikasi dapat mendorong partisipasi lebih banyak dan mengurangi risiko pembatalan karena hanya satu penawar atau tidak ada penawar. Semua perpanjangan dan alasan harus dicatat sebagai bagian dari berita acara.
Aturan teknis penawaran: harga tidak boleh melebihi pagu dan penawaran dapat diubah
Perlu diingat bahwa dalam mini-kompetisi harga yang diinput tidak boleh melebihi pagu kompetisi dan penawaran yang sudah dimasukkan tidak dapat dibatalkan, walaupun dapat diubah selama masa penawaran. Penyedia harus sudah menayangkan produk di katalog untuk dapat mengajukan penawaran. Ketentuan-ketentuan ini harus dikomunikasikan dalam Doktis agar penyedia tidak melakukan kesalahan teknis saat mengisi penawaran.
Menutup masa penawaran: persiapan evaluasi teknis dan administratif
Saat masa penawaran berakhir, siapkan tim untuk melakukan verifikasi dokumen administratif dan teknis. Urutkan langkah verifikasi: pertama periksa kelengkapan administrasi, kedua verifikasi pemenuhan spesifikasi teknis, lalu tinjau aspek komersial seperti kewajaran harga bila diperlukan. Untuk paket konstruksi, salah satu evaluasi penting adalah Sisa Kemampuan Paket (SKP) yang menilai apakah penyedia memiliki kapasitas untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai jadwal. Tim evaluasi harus mencatat temuan secara rinci di berita acara.
Melaksanakan evaluasi kewajaran harga bila diperlukan
Jika ada penawaran ekstrem rendah relatif terhadap pagu, lakukan evaluasi kewajaran harga. Minta struktur pembentuk harga kepada penyedia dan verifikasi dengan data pasar yang telah dikumpulkan saat penetapan pagu (reference price, price list, kontrak sebelumnya). Bila penjelasan tidak memadai, panitia berwenang menyatakan penawaran tidak wajar dan menggugurkan peserta tersebut. Proses ini adalah mekanisme penting untuk mencegah underbidding yang berujung gagal pelaksanaan.
Menetapkan calon pemenang, konfirmasi, dan pengumuman
Setelah evaluasi selesai, tetapkan calon pemenang berdasarkan papan peringkat dan hasil verifikasi. Kirimkan permintaan konfirmasi kepada calon pemenang untuk menerima penetapan. Jika calon pemenang menolak atau tidak merespons, lanjutkan ke peringkat berikutnya sesuai mekanisme. Pengumuman pemenang harus mencantumkan ringkasan alasan penetapan untuk menjaga transparansi, serta dokumen-dokumen dasar evaluasi yang relevan disimpan untuk keperluan audit.
Langkah setelah penetapan: persiapan kontrak dan jaminan pelaksanaan
Setelah pemenang dikonfirmasi, lanjutkan proses administrasi kontrak: verifikasi akhir dokumen legal, penerbitan surat penunjukan, dan pencairan atau penjaminan dokumen jaminan pelaksanaan sesuai ketentuan. Pastikan juga ada rencana monitoring pelaksanaan kerja, mekanisme serah terima, dan penjadwalan pembayaran yang sesuai rencana uang muka bila ada. Dokumentasikan seluruh proses agar ketika audit dilakukan, seluruh alur penetapan sampai kontrak dapat ditelusuri.
Risiko umum pada tahap awal dan cara mengantisipasinya
Kesalahan yang sering terjadi pada tahap awal mencakup: spesifikasi tidak jelas, pagu kompetisi tidak realistis, kategori produk keliru, persyaratan jaminan membebani penyedia kecil, dan dokumen kompetisi tidak lengkap. Cara mengantisipasinya adalah melakukan inventarisasi penyedia di katalog sebelum publikasi, market sounding, review internal lintas fungsi, menetapkan pagu berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan, dan menyusun Doktis yang lengkap namun tidak diskriminatif.
Penutup
Menjalankan mini-kompetisi memang memerlukan sejumlah langkah administratif dan teknis yang tampak banyak ketika dibaca satu-per-satu. Namun ketika setiap langkah dijalankan berurutan—dari keputusan untuk memakai mini-kompetisi, penentuan RUP dan judul, penetapan jadwal, pemilihan model paket, kategori, pagu, penyusunan Doktis, sampai publikasi dan monitoring penawaran—proses menjadi jauh lebih mudah dikendalikan. Investasi waktu pada tahap awal akan mengurangi risiko pembatalan, sengketa, atau kegagalan pelaksanaan di tahap berikutnya. Jika semua langkah awal ini dilakukan disiplin, mini-kompetisi akan memberi kombinasi kecepatan, transparansi, dan efisiensi yang sangat berguna bagi pengadaan publik.