Pengadaan melalui e-purchasing dengan metode mini-kompetisi adalah salah satu cara yang disediakan untuk memilih penyedia barang atau jasa secara cepat, transparan, dan kompetitif. Namun banyak pejabat pengadaan, termasuk PPK, masih bertanya kapan tepatnya mereka wajib membuka mini-kompetisi dan kapan mini-kompetisi bersifat opsional atau tidak cocok digunakan. Artikel ini menjelaskan secara sederhana, urut, dan naratif kapan PPK diwajibkan menggunakan mini-kompetisi berdasarkan praktik dan panduan pelaksanaan e-purchasing, serta memberikan contoh situasi, batasan nilai, kendala teknis, dan hal-hal yang mesti diperhatikan agar keputusan penggunaan mini-kompetisi dapat dipertanggungjawabkan.
Pengertian singkat sebelum masuk kapan wajib
Sebelum membahas kapan mini-kompetisi wajib digunakan, penting memahami pengertian ringkasnya: mini-kompetisi adalah proses kompetisi singkat yang dilaksanakan di dalam aplikasi katalog elektronik untuk memilih pemenang dari dua penyedia atau lebih yang memiliki produk sama atau produk dengan spesifikasi sejenis. Intinya, bila terdapat lebih dari satu penyedia di katalog yang menawarkan produk yang secara fungsional sama atau serupa, maka penyelenggara dapat membuka mini-kompetisi agar terjadi persaingan harga dan kepatuhan terhadap prioritas kebijakan seperti Produk Dalam Negeri (PDN). Panduan resmi menegaskan bahwa mini-kompetisi diterapkan khusus pada produk yang tayang di katalog elektronik dan bisa berlaku untuk barang/jasa lainnya maupun pekerjaan konstruksi, dengan rincian teknis pelaksanaannya yang berbeda antara jenis paket.
Ketentuan utama yang membuat mini-kompetisi menjadi wajib
Secara ringkas, PPK wajib menggunakan mini-kompetisi ketika terdapat dua kondisi pokok yang terpenuhi: pertama, pengadaan dilakukan melalui e-purchasing karena barang atau jasa ada di katalog elektronik; kedua, ada dua atau lebih penyedia di katalog yang menawarkan produk yang sama atau memiliki spesifikasi sejenis sehingga memungkinkan dilakukannya kompetisi antar penyedia tersebut. Ketentuan ini bukan sekadar anjuran teknis, melainkan bagian dari tata kelola yang mendorong efisiensi dan transparansi, sehingga bila kedua syarat tersebut terpenuhi PPK tidak boleh melewatkan mekanisme mini-kompetisi dan langsung melakukan pembelian tanpa kompetisi, kecuali terdapat alasan kuat yang dapat dipertanggungjawabkan sesuai aturan. Pernyataan ini jelas tercantum dalam panduan pelaksanaan yang menjelaskan ruang lingkup mini-kompetisi sebagai mekanisme yang harus dilakukan untuk produk yang tersedia pada katalog apabila memenuhi kondisi penyedia lebih dari satu.
Syarat jumlah penyedia dan kecocokan produk
Satu prinsip sederhana yang sering dilupakan adalah bahwa mini-kompetisi membutuhkan minimal dua penyedia yang relevan. Artinya, jika hanya ada satu penyedia yang menayangkan produk yang memenuhi spesifikasi di katalog, maka mini-kompetisi tidak mungkin dilaksanakan dan mekanisme lain harus dipakai. Namun jika ada dua atau lebih penyedia yang produk-produknya serupa, maka PPK wajib membuka mini-kompetisi agar terjadi persaingan. Kecocokan produk di sini bukan sekadar nama produk, melainkan harus menilai apakah spesifikasi teknis, varian, volume, dan layanan pendukung yang ditayangkan di katalog membuat produk-produk tersebut benar-benar sebanding sehingga dapat dibandingkan secara adil dalam kompetisi. Oleh karena itu PPK harus menelaah data produk di katalog dan memastikan kesetaraan spesifikasi sebelum memutuskan membuka mini-kompetisi.
Hubungan dengan nilai pagu dan peran PP versus PPK
Panduan juga mengatur siapa yang membuat dan menjalankan proses mini-kompetisi berdasarkan nilai pagu paket. Jika nilai pagu mini-kompetisi tidak lebih dari Rp200.000.000,00, proses dapat dilakukan oleh Pejabat Pengadaan (PP). Jika nilai pagu lebih dari Rp200.000.000,00 maka proses harus dikelola oleh PPK. Ketentuan ini penting karena kadang pertanyaan ‘kapan wajib’ tertukar dengan pertanyaan ‘siapa yang harus menjalankan’. Jadi, ketika PPK adalah pihak yang berwenang (misalnya karena nilai pagu melebihi Rp200 juta), dan kondisi produk di katalog memenuhi syarat—dua atau lebih penyedia dengan produk serupa—maka PPK wajib membuka mini-kompetisi dan menjalankan seluruh tahapan sesuai ketentuan. Jika nilai pagu kecil dan proses diatur oleh PP, tetap berlaku prinsip kewajiban yang sama: bila syarat produk dan ketersediaan penyedia terpenuhi, mini-kompetisi harus dilaksanakan, hanya pelaksanaannya oleh PP bukan PPK. Hal ini dijelaskan secara rinci dalam panduan pembuatan paket dan penentuan pelaksana.
Batas nilai pagu terkait referensi harga dan HPS yang mempengaruhi pelaksanaan
Selain menentukan siapa yang berwenang, nilai pagu juga menentukan bagaimana pagu kompetisi dihitung. Untuk paket e-purchasing dengan nilai kurang dari Rp100.000.000,00, pagu kompetisi ditetapkan menggunakan referensi harga yang dapat berupa harga pasar setempat, daftar harga pabrik/distributor, atau informasi toko daring yang dapat dipertanggungjawabkan. Untuk paket dengan nilai di atas Rp100.000.000,00, pagu kompetisi harus menggunakan Harga Perkiraan Sendiri (HPS). Ketentuan ini menjadi relevan bagi PPK karena penggunaan HEA, HPS, atau referensi harga akan mempengaruhi tata cara evaluasi harga dan kewajaran penawaran dalam mini-kompetisi. Oleh karena itu ketika PPK wajib membuka mini-kompetisi karena ada lebih dari satu penyedia yang relevan, PPK juga harus memastikan pagu ditetapkan sesuai ambang batas tersebut agar proses evaluasi dan penetapan pemenang berjalan sesuai aturan.
Perbedaan situasi: itemized dan non-itemized — kapan keduanya wajib digunakan
Mini-kompetisi hadir dalam dua bentuk utama yang memengaruhi kapan dan bagaimana digunakan: itemized dan non-itemized. Itemized dipakai ketika paket terdiri dari beberapa item produk yang dapat ditawar secara terpisah sehingga satu paket bisa memiliki pemenang berbeda untuk setiap item. Non-itemized dipakai ketika paket terdiri dari beberapa item yang harus ditawar sebagai satu kesatuan—peserta wajib menawar seluruh item dan pemenang adalah satu penyedia untuk seluruh paket. Kewajiban membuka mini-kompetisi tetap berlaku pada kedua model bila syarat penyedia terpenuhi. Pilihan model yang tepat menjadi tanggung jawab PPK saat membuat paket, tetapi kewajiban dasar tetap sama: bila katalog menyediakan lebih dari satu penyedia untuk item atau paket yang relevan, PPK harus menyelenggarakan mini-kompetisi sesuai model yang paling sesuai dengan karakter kebutuhan. Pemilihan model ini penting karena memengaruhi peluang UMKM, fragmentasi pemenang, dan penyusunan dokumen kompetisi.
Situasi khusus pekerjaan konstruksi
Untuk pekerjaan konstruksi, mini-kompetisi juga dapat digunakan, namun ada ketentuan tambahan yang mesti dipenuhi. Pekerjaan konstruksi dalam mini-kompetisi mensyaratkan dokumen kompetisi yang lebih lengkap seperti spesifikasi teknis pekerjaan termasuk DED, rencana jaminan penawaran, rencana jaminan pelaksanaan, dan penilaian sisa kemampuan paket bagi penyedia. Ketentuan kewajiban sama: ketika ada dua atau lebih penyedia yang menayangkan item pekerjaan yang sejenis di katalog, PPK wajib membuka mini-kompetisi. Namun praktiknya PPK perlu lebih berhati-hati karena evaluasi kewajaran harga dan sisa kemampuan paket menjadi krusial untuk menghindari risiko kualitas pekerjaan atau penyedia yang tidak mampu melaksanakan. Selain itu, untuk pekerjaan konstruksi kualifikasi usaha (kecil, menengah, besar) dan nilai paket berperan untuk menentukan apakah penyedia wajib menawar seluruh item atau tidak, sehingga PPK harus mengikuti aturan kualifikasi saat menetapkan kewajiban dan desain paket kompetisi.
Kondisi yang membebaskan atau mengubah kewajiban membuka mini-kompetisi
Meskipun kewajiban dasar adalah membuka mini-kompetisi bila dua syarat utama terpenuhi, terdapat kondisi praktis yang membebaskan atau mengubah kewajiban itu. Salah satunya adalah ketersediaan produk di katalog yang tidak relevan atau tidak setara karena perbedaan spesifikasi yang signifikan; dalam kasus tersebut PPK tidak diwajibkan membuka mini-kompetisi karena tidak ada perbandingan yang adil. Kondisi lain adalah adanya kebijakan anggaran atau keadaan force majeure yang memaksa pembatalan paket, namun pembatalan harus diumumkan dan alasannya didokumentasikan. Selain itu, bila hanya satu penyedia menayangkan produk yang memenuhi spesifikasi, maka mini-kompetisi tidak dapat dilaksanakan secara teknis, sehingga PPK harus menggunakan metode pengadaan lain yang sesuai dengan peraturan. Semua kondisi pembatalan atau pengecualian ini harus dicatat dan diumumkan di aplikasi katalog sehingga proses tetap transparan.
Tanda bahwa PPK harus segera membuka mini-kompetisi: contoh situasi nyata
Untuk membuat hal ini lebih konkrit, bayangkan beberapa contoh situasi: pertama, sebuah unit kerja membutuhkan perangkat komputer standar dan saat dicek di katalog ada tiga penyedia yang menayangkan model dan spesifikasi yang sama atau sangat mirip. Dalam situasi ini PPK wajib membuka mini-kompetisi agar mendapat harga terbaik. Kedua, sebuah proyek pembangunan kecil memerlukan pemasangan pagar beton dengan item pekerjaan yang telah tersedia di katalog dan ada dua kontraktor terdaftar yang menawarkan paket kerja serupa; PPK wajib membuka mini-kompetisi dan melakukan evaluasi sisa kemampuan. Ketiga, ada kondisi pengadaan masker medis pada masa darurat di mana hanya satu distributor terdaftar di katalog; di situasi tersebut mini-kompetisi tidak mungkin dan PPK tidak diwajibkan membuka kompetisi. Contoh-contoh ini membantu membedakan antara kewajiban teknis dan keadaan praktis yang menghalangi implementasi.
Langkah praktis yang harus dilakukan PPK saat wajib membuka mini-kompetisi
Ketika PPK menemukan bahwa mini-kompetisi wajib dilakukan, langkah praktis yang harus dijalankan meliputi: memverifikasi kembali jumlah dan kecocokan produk di katalog, menentukan apakah paket akan bersifat itemized atau non-itemized, menetapkan pagu kompetisi sesuai aturan (referensi harga atau HPS), menyusun spesifikasi yang jelas, menentukan jadwal kompetisi, dan menyiapkan dokumen pendukung bila diperlukan. Selain itu PPK harus memastikan fitur pemberian penjelasan tersedia dan memutuskan apakah akan memasang persyaratan tambahan untuk penyedia, misalnya kualifikasi usaha tertentu. Semua langkah ini harus dilakukan melalui aplikasi katalog elektronik sehingga jejak aktivitas menjadi terekam dan dapat dipertanggungjawabkan. Panduan pelaksanaan memberikan alur rinci dari pembuatan paket hingga pengumuman pemenang yang harus diikuti PPK.
Risiko jika PPK mengabaikan kewajiban mini-kompetisi
Mengabaikan kewajiban membuka mini-kompetisi saat kondisi terpenuhi membawa risiko administratif dan hukum. Pertama, pengadaan dapat dianggap tidak transparan karena langsung menunjuk penyedia tanpa kompetisi padahal alternatif tersedia di katalog. Kedua, risiko pemborosan anggaran meningkat karena hilangnya kesempatan mendapatkan harga lebih baik melalui kompetisi. Ketiga, dalam audit atau pemeriksaan internal, PPK dan pejabat terkait dapat dimintai pertanggungjawaban jika tidak ada alasan kuat untuk mengabaikan mini-kompetisi. Oleh karena itu sangat penting bagi PPK untuk mendokumentasikan setiap keputusan dan alasan bila memutuskan tidak menggunakan mini-kompetisi meskipun secara teknis memungkinkan.
Pengendalian khusus: prioritas PDN dan penggunaan HEA
Saat membuka mini-kompetisi, PPK juga harus memperhatikan skema papan peringkat yang biasanya mengutamakan Produk Dalam Negeri (PDN) sebelum harga terendah. Untuk beberapa pengadaan barang bernilai tertentu, perhitungan peringkat dapat menggunakan Harga Evaluasi Akhir (HEA) dengan preferensi harga sehingga produk PDN memperoleh bobot khusus. Ini berarti meskipun ada penyedia impor dengan harga lebih rendah, penyedia dengan klaim PDN dapat diberi prioritas sesuai skema yang berlaku. PPK wajib memahami mekanisme ini dan menerapkannya bila kebijakan penggunaan PDN ditetapkan untuk produk yang bersangkutan, karena pilihan penggunaan HEA atau non-HEA memengaruhi siapa yang akan menjadi pemenang mini-kompetisi.
Dokumentasi dan transparansi sebagai syarat kewajiban
Kewajiban membuka mini-kompetisi tidak hanya soal teknis membuka paket di aplikasi, tetapi juga soal dokumentasi dan transparansi. PPK harus menyimpan riwayat pembuatan paket, perubahan yang dilakukan, alasan penetapan pagu, hasil evaluasi teknis, verifikasi PDN, dan alasan penetapan pemenang. Jika terjadi pembatalan, alasan juga wajib diumumkan di aplikasi katalog elektronik. Praktik dokumentasi yang baik membantu PPK menjawab pertanyaan pengawas, memudahkan audit, dan menjaga akuntabilitas proses pengadaan publik. Panduan menunjukkan tata cara perekaman riwayat evaluasi dan pengumuman yang harus diikuti oleh PPK.
Penutup
Secara ringkas dan tegas: PPK wajib menggunakan mini-kompetisi ketika proses pengadaan dilakukan melalui e-purchasing atas produk yang tersedia di katalog elektronik dan terdapat dua atau lebih penyedia yang menawarkan produk yang sama atau spesifikasinya serupa sehingga memungkinkan kompetisi. Kewajiban ini harus dipenuhi sambil memperhatikan batas nilai pagu yang menentukan siapa pelaksana (PP atau PPK), metode penetapan pagu (referensi harga atau HPS), model paket (itemized atau non-itemized), serta aturan khusus untuk pekerjaan konstruksi dan prioritas PDN. Semua langkah pelaksanaan wajib dilakukan melalui aplikasi katalog dengan dokumentasi yang lengkap agar keputusan PPK dapat dipertanggungjawabkan. Panduan resmi e-purchasing memuat seluruh rinciannya dan menjadi rujukan utama bagi PPK dalam mengambil langkah tersebut.
