Dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah, HPS (Harga Perkiraan Sendiri) merupakan salah satu dokumen inti yang menentukan keberhasilan proses pengadaan. HPS digunakan sebagai dasar menilai kewajaran harga penawaran penyedia, memandu proses negosiasi, hingga memastikan anggaran digunakan secara efisien. Namun di lapangan, ada satu persoalan yang sering diremehkan: HPS kadaluarsa.
Banyak penyusun HPS menganggap bahwa selama HPS sudah dibuat, maka ia bisa dipakai kapan saja. Bahkan ada instansi yang menyusun HPS jauh sebelum proses pengadaan dimulai, lalu menggunakannya berbulan-bulan kemudian tanpa penyesuaian. Padahal harga di pasar sangat dinamis. Sedikit perubahan pada harga bahan, biaya distribusi, biaya tenaga kerja, atau situasi pasokan dapat membuat HPS tidak lagi relevan.
Ketika HPS tidak diperbarui, risikonya muncul di berbagai tahap. Harga bisa terlalu tinggi sehingga terjadi pemborosan anggaran. Harga bisa terlalu rendah sehingga penyedia tidak mampu memenuhi pekerjaan. Bahkan lebih jauh, HPS kadaluarsa dapat memicu temuan audit karena dianggap tidak menggambarkan kondisi pasar yang sebenarnya.
Maka muncul pertanyaan penting: kapan HPS harus diperbarui? Artikel ini membahas secara komprehensif mengenai sinyal bahwa HPS sudah tidak valid, kondisi pasar yang memicu kadaluarsa, serta pedoman praktis dalam menentukan waktu pembaruan HPS.
Memahami Bahwa HPS Memiliki “Masa Berlaku”
Secara regulasi, tidak ada ketentuan yang secara eksplisit menyatakan bahwa HPS memiliki tanggal kadaluarsa. Namun secara prinsip, HPS harus menggambarkan kondisi pasar saat proses pengadaan dilakukan. Dengan kata lain, walaupun tidak tercantum batas waktu eksplisit, HPS tetap memiliki masa relevansi yang logis.
HPS disusun berdasarkan survei pasar, analisis harga satuan, data katalog elektronik, harga kontrak sebelumnya, dan referensi valid lain. Semua data tersebut memiliki umur masing-masing. Jika data harga berubah, maka HPS otomatis ikut berubah.
Karena itu, masa berlaku HPS sebenarnya ditentukan oleh:
- Seberapa cepat perubahan harga terjadi di pasar.
- Seberapa sensitif barang atau pekerjaan terhadap fluktuasi.
- Seberapa besar pengaruh eksternal seperti inflasi, bahan baku, atau logistik.
Jika salah satu faktor tersebut mengalami perubahan yang signifikan, maka HPS dianggap kadaluarsa dan perlu diperbarui.
Mengapa HPS Bisa Kadaluarsa?
Harga pasar tidak bersifat tetap. Pada banyak sektor, harga dapat berubah setiap minggu, bahkan setiap hari. Beberapa faktor yang menyebabkan HPS kadaluarsa antara lain:
- Kenaikan harga bahan baku secara tiba-tiba.
- Perubahan kurs rupiah pada barang impor.
- Kenaikan biaya distribusi atau logistik.
- Inflasi tahunan atau bulanan yang cukup signifikan.
- Gangguan pasokan barang tertentu.
- Kenaikan UMR atau biaya tenaga kerja.
- Kehadiran produk baru dengan kualitas berbeda yang memengaruhi harga pasar lama.
Jika penyusun HPS tidak memperbarui data harga, maka HPS yang digunakan tidak lagi relevan dan tidak bisa dipertanggungjawabkan.
Selain faktor ekonomi, waktu juga memengaruhi validitas HPS. Semakin lama selang waktu antara penyusunan HPS dan pelaksanaan pengadaan, semakin tinggi risiko perubahan harga yang membuat HPS tidak valid lagi.
Tanda-Tanda bahwa HPS Sudah Tidak Valid
Ada beberapa tanda yang menunjukkan bahwa HPS sudah kadaluarsa dan perlu diperbarui. Tanda-tanda ini mudah dikenali jika penyusun HPS terbiasa mengikuti perkembangan pasar.
Jika harga barang di e-katalog berubah cukup signifikan dari data survei yang digunakan.
Jika penyedia memberikan penawaran yang berbeda jauh dari HPS.
Jika beberapa penyedia memberikan kisaran harga baru yang jauh dari data lama.
Jika harga kontrak dari instansi lain dalam waktu terbaru menunjukkan pola berbeda dari survei lama.
Jika terjadi fenomena ekonomi yang mempengaruhi harga, seperti kenaikan BBM atau fluktuasi kurs.
Jika barang yang menjadi acuan survei tidak lagi tersedia atau digantikan model baru.
Jika muncul komponen biaya baru yang sebelumnya tidak ada dalam pekerjaan.
Ketika satu atau lebih tanda tersebut muncul, HPS lama tidak lagi dapat mencerminkan harga wajar dan harus direvisi.
Berapa Lama HPS Biasanya Masih Valid?
Walaupun tidak ada aturan baku, ada pedoman umum yang dapat digunakan untuk menilai masa berlaku HPS.
Untuk barang rutin dan tidak fluktuatif seperti alat tulis kantor, HPS dapat relevan dalam rentang dua hingga tiga bulan.
Untuk barang teknologi seperti laptop, server, atau perangkat elektronik, harga berubah cepat sehingga HPS biasanya hanya relevan satu hingga dua bulan.
Untuk material konstruksi seperti besi, semen, pasir, dan bahan bangunan lainnya, masa relevansinya bisa sangat pendek, bahkan hanya beberapa minggu pada kondisi pasar tertentu.
Untuk jasa konsultansi, HPS biasanya lebih stabil, tetapi tetap harus menyesuaikan biaya tenaga ahli dan kebutuhan kegiatan terbaru.
Penyusun HPS tidak boleh menetapkan masa berlaku berdasarkan kebiasaan semata. Yang harus dilihat adalah dinamika pasar dan karakteristik barang atau pekerjaan.
HPS Harus Diperbarui Jika Proses Pengadaan Tertunda
Penundaan proses pengadaan adalah salah satu penyebab utama HPS kadaluarsa. Banyak instansi menyusun HPS pada awal tahun, tetapi proses pengadaan tertunda beberapa bulan karena masalah administrasi, revisi anggaran, atau penyesuaian program kerja.
Ketika proses pengadaan tertunda, kondisi pasar berubah. Harga yang dahulu relevan kini bisa saja jauh berbeda. Karena itu, aturan praktis yang sering digunakan adalah:
- Jika pengadaan tertunda minimal satu bulan, HPS harus ditinjau ulang.
- Jika tertunda tiga bulan atau lebih, HPS hampir pasti kadaluarsa.
- Jika tertunda lebih dari enam bulan, HPS wajib diperbarui dari awal.
Meninjau ulang HPS tidak harus berarti melakukan semuanya dari awal. Penyusun bisa membandingkan data lama dan baru. Jika perbedaan signifikan, barulah HPS dibuat ulang.
Mengapa Menggunakan HPS Kadaluarsa Sangat Berbahaya?
Menggunakan HPS kadaluarsa bukan hanya risiko teknis, tetapi juga risiko hukum dan audit. Ada beberapa bahaya jika HPS tidak diperbarui:
- Harga terlalu tinggi sehingga merugikan keuangan negara.
- Harga terlalu rendah sehingga penyedia tidak mampu bekerja dengan baik.
- Perbedaan harga besar akan menimbulkan pertanyaan dari auditor.
- PPK dapat dianggap tidak melakukan due diligence dalam memastikan kewajaran harga.
- Temuan audit terkait kewajaran HPS dapat berlanjut pada rekomendasi pengembalian kerugian negara.
- Proyek dapat bermasalah karena ketidaksesuaian anggaran dengan kondisi pasar terbaru.
Dalam jangka panjang, penggunaan HPS kadaluarsa mencoreng profesionalisme tim pengadaan. Karena itu, memperbarui HPS bukan sekadar formalitas, tetapi bagian penting dari akuntabilitas.
Bagaimana Cara Meninjau dan Memperbarui HPS dengan Benar
Jika penyusun HPS mencurigai bahwa dokumen tersebut sudah tidak valid, langkah pertama adalah melakukan pengecekan ulang terhadap sumber harga yang digunakan.
- Periksa kembali harga terbaru di e-katalog atau platform digital lain.
- Lakukan survei ulang ke minimal dua atau tiga penyedia yang relevan.
- Cek harga barang atau jasa yang sama di instansi lain yang baru melakukan pengadaan.
- Selaraskan volume dan spesifikasi dengan kondisi teknis terbaru.
- Sesuaikan komponen biaya seperti tenaga kerja, transportasi, atau kebutuhan peralatan.
Jika perbedaan harga baru dan harga lama lebih dari 10 hingga 15 persen, maka HPS hampir dipastikan harus diperbarui.
HPS baru yang dibuat harus menggambarkan kondisi pasar terbaru dan memiliki dasar perhitungan yang kuat. Tujuannya bukan hanya memenuhi aspek administrasi, tetapi memastikan bahwa pengadaan berjalan efisien dan harga yang dibayar pemerintah benar-benar wajar.
Kesimpulan
HPS bukan dokumen statis. Ia bergantung pada dinamika pasar yang selalu berubah. Karena itu, HPS memiliki masa relevansi yang harus diperhatikan. Ketika pasar berubah, ketika proses pengadaan tertunda, atau ketika muncul sinyal bahwa harga tidak lagi sesuai, maka HPS harus diperbarui.
Tujuan utama pembaruan HPS adalah memastikan bahwa anggaran digunakan secara efisien, penyedia memberikan penawaran yang wajar, dan proses pengadaan tetap akuntabel. Dengan memahami kapan HPS kadaluarsa dan bagaimana memperbaruinya, penyusun HPS dapat bekerja lebih profesional, menghindari risiko temuan audit, dan menjaga integritas proses pengadaan.
