Pendahuluan – Mengapa memahami e-Purchasing penting untuk layanan publik
Di dunia pengadaan publik, kata-kata seperti “e-procurement”, “e-catalog”, dan “e-purchasing” sering muncul dan kadang membuat bingung. Salah paham soal istilah ini bukan hanya soal terminologi – ia bisa menyebabkan pilihan mekanisme pengadaan yang salah, pemborosan waktu, atau bahkan masalah hukum saat pelaksanaan. e-Purchasing (pembelian elektronik) adalah salah satu alat yang kini semakin sering dipakai oleh instansi pemerintah untuk membeli barang yang bersifat rutin, standar, dan bernilai relatif kecil. Namun, kapan harus menggunakan e-purchasing? Apa perbedaan mendasar dengan mekanisme lain? Dan bagaimana agar penggunaannya efektif tanpa menimbulkan masalah?
Artikel ini akan menjelaskan e-purchasing dengan bahasa sederhana: apa itu, kapan cocok dipakai, manfaat dan keterbatasannya, langkah teknis dasar, serta tips praktis untuk pejabat pengadaan, PPK, dan pelaku usaha. Fokusnya bukan teori panjang, melainkan panduan operasional yang bisa langsung dipakai di kantor. Tujuannya: supaya ketika sebuah unit mempertimbangkan e-purchasing, keputusan yang diambil rasional-bukan sekadar ikut tren digital tanpa mempertimbangkan kondisi nyata di lapangan.
Kenapa topik ini relevan? Karena penggunaan e-purchasing menjanjikan penghematan waktu, prosedur yang lebih sederhana, dan transparansi yang lebih baik. Di sisi lain, bila dipakai di paket yang tidak tepat (misalnya paket rumit atau bernilai besar), risiko buruknya nyata: kualitas tidak sesuai, klaim warranty sulit, atau bahkan masalah audit. Oleh sebab itu membaca artikel ini akan membantu Anda memilih kapan e-purchasing adalah solusi paling tepat, bagaimana mempersiapkan administrasinya, dan apa saja langkah-langkah pencegahan agar prosesnya aman serta memenuhi prinsip akuntabilitas publik.
Dalam tiap bagian saya berusaha memecah materi menjadi poin-poin praktis, contoh sederhana, dan checklist yang bisa dipakai langsung. Bila Anda bekerja sebagai PPK, Pejabat Pengadaan, anggota Pokja, atau bagian pengguna teknis, artikel ini disusun untuk membuat keputusan pengadaan menjadi lebih mudah dan terukur. Mari kita mulai dengan definisi sederhana dan pembeda antara e-purchasing dan mekanisme pengadaan elektronik lain yang sering disamakan.
Apa itu e-Purchasing? Definisi praktis dan konsep dasar
Secara praktis, e-purchasing adalah proses pembelian barang atau jasa yang dilakukan melalui platform elektronik (biasanya sistem pengadaan elektronik instansi atau katalog elektronik) untuk barang-barang yang sifatnya standar, tersedia, dan sering dibeli. Biasanya barang yang cocok untuk e-purchasing adalah barang habis pakai, alat tulis kantor, komputer standar, atau layanan rutin dengan spesifikasi baku. Intinya: barang gampang didefinisikan, harga relatif stabil, dan sumber penyedia sudah dikenal.
Ada beberapa karakteristik utama e-purchasing yang penting dipahami:
- Katalog digital: Barang dan harga biasanya tersedia di katalog elektronik (e-catalog) yang dikelola pemerintah atau penyedia resmi. Pengguna tinggal memilih item sesuai kebutuhan tanpa harus membuat dokumen lelang lengkap.
- Proses singkat: Dibandingkan tender/penunjukan langsung, e-purchasing memperpendek rantai proses – seringkali pengguna bisa memesan dan memproses pembayaran lebih cepat.
- Batas nilai: Banyak aturan menetapkan bahwa e-purchasing hanya untuk paket dengan nilai tertentu (mis. sampai batas maksimal yang diizinkan per peraturan). Ini untuk menjaga proporsionalitas pengadaan.
- Standarisasi spesifikasi: Spesifikasi barang biasanya standar (mis. laptop dengan spesifikasi dasar X), sehingga penilaian teknis yang rumit tidak diperlukan.
- Persediaan dan layanan purna jual: Pemilihan penyedia melalui katalog biasanya telah melalui proses seleksi awal sehingga jaminan ketersediaan dan layanan purna jual menjadi lebih terjamin.
Bandingkan dengan e-procurement penuh (seperti tender elektronik): e-procurement biasanya melibatkan pembuatan dokumen lelang, evaluasi teknis dan harga oleh Pokja, serta mungkin sanggahan. e-Purchasing mengurangi langkah-langkah tersebut karena pengadaan masuk kategori “ripe and ready” – barang jelas, harga ada, penyedia terdaftar. Namun e-purchasing bukan pengganti semua proses; ia hanya alat yang tepat untuk kebutuhan tertentu.
Contoh sederhana: kantor dinas butuh 50 kursi kantor standar. Jika spesifikasi sederhana (ukuran, warna, material standar) dan ada katalog penyedia yang memenuhi standar harga dan kualitas, maka e-purchasing adalah pilihan cepat: Pejabat pengadaan cukup memilih item dari katalog, memproses permintaan persetujuan anggaran, lalu melakukan pemesanan dan pembayaran. Tidak perlu lelang panjang. Namun jika kursi tersebut harus sesuai desain ergonomis khusus untuk proyek besar, e-purchasing kurang cocok karena butuh evaluasi teknis lebih mendalam.
Intinya: e-purchasing adalah alat efisien untuk barang/jasa sederhana dan berulang. Penggunaannya menuntut standarisasi, katalog yang update, serta aturan nilai yang jelas agar tetap selaras dengan prinsip akuntabilitas dan kompetisi.
Perbedaan antara e-Purchasing, e-Catalog, dan e-Procurement
Istilah-istilah pengadaan elektronik sering tumpang tindih, sehingga penting membedakan peran masing-masing agar tidak salah pilih mekanisme. Berikut gambaran praktis perbedaan dan hubungan antara e-purchasing, e-catalog, dan e-procurement.
- e-Catalog (katalog elektronik)
e-Catalog adalah daftar produk atau jasa yang disusun beserta spesifikasi, harga, dan penyedia yang disetujui. e-Catalog biasanya dikelola oleh badan pengadaan pusat atau LPSE nasional/instansi. Fungsi utamanya adalah menyediakan informasi baku agar pengguna instansi dapat memilih barang yang telah dipastikan kualitas dan harga patut (benchmark). e-Catalog adalah sumber data; bukan proses pemesanan sendiri. - e-Purchasing (pembelian elektronik)
Ini adalah proses membeli menggunakan data yang ada di e-Catalog atau sistem serupa. e-Purchasing mengandalkan katalog untuk mempercepat pembelian. Di e-purchasing, langkah evaluasi lelang dieliminasi karena harga dan spesifikasi sudah standarisasi; proses lebih sederhana, biasanya melibatkan permintaan persetujuan PPK, order, dan verifikasi penerimaan barang. Cara ini efisien untuk pembelian yang rutin dan bernilai relatif kecil sampai batas tertentu. - e-Procurement (pengadaan elektronik penuh)
e-Procurement adalah proses lengkap pengadaan barang/jasa secara elektronik – meliputi perencanaan, pembuatan dokumen pengadaan, pengumuman tender, pendaftaran peserta, evaluasi teknis dan harga oleh Pokja, pengumuman pemenang, sampai kontrak. e-Procurement diperlukan untuk paket bernilai besar, kompleks, atau ketika persaingan pasar harus dimaksimalkan. e-Procurement memberikan ruang penilaian teknis mendetail dan kesempatan sanggah bila perlu.
Perbandingan sederhana:
- Kompleksitas: e-Purchasing (rendah) < e-Procurement (tinggi).
- Waktu pelaksanaan: e-Purchasing lebih cepat, e-Procurement lebih lama.
- Kebutuhan dokumen: e-Purchasing membutuhkan sedikit dokumen (berdasarkan katalog), e-Procurement perlu dokumen lelang lengkap dan proses evaluasi.
- Jenis barang/jasa: e-Purchasing cocok untuk barang/baku, e-Procurement untuk paket kompleks atau besar.
Praktik di lapangan sering mengombinasikan ketiganya: misalnya instansi menggunakan e-Catalog untuk barang umum, e-Purchasing untuk pembelian operasional harian, dan e-Procurement untuk proyek besar. Keputusan memilih mekanisme bergantung pada nilai paket, urgensi, tingkat kompleksitas teknis, dan peraturan yang berlaku. Pejabat pengadaan dan PPK harus memahami perbedaan ini agar tidak salah mekanisme – salah pilih bisa mengakibatkan proses yang panjang atau barang yang tidak sesuai.
Kapan e-Purchasing sebaiknya digunakan – skenario praktis
Mengetahui kapan memakai e-purchasing sama pentingnya dengan memahami apa itu. Berikut beberapa kondisi atau skenario praktis di mana e-purchasing umumnya menjadi pilihan tepat, disertai contoh konkret.
- Pembelian barang standar dan rutin
Jika instansi sering membeli barang yang sama (kertas, tinta printer, alat tulis, seragam standar), e-purchasing sangat efisien. Contoh: setiap bulan kantor memerlukan 100 rim kertas A4-memesan melalui e-Catalog menghemat waktu dan memastikan harga kompetitif. - Nilai paket di bawah batas tertentu
Banyak peraturan mengatur batas nilai untuk mekanisme pembelian langsung atau e-purchasing. Bila nilai paket di bawah ambang yang ditentukan untuk proses tender, e-purchasing adalah opsi yang sesuai. Contoh: paket nilai Rp 50 juta di mana peraturan instansi memperbolehkan e-purchasing hingga nilai tersebut. - Spesifikasi baku dan tidak memerlukan penilaian teknis kompleks
Bila produk mudah didefinisikan (mis. laptop dengan konfigurasi standar 8GB/256GB), e-purchasing cocok karena tidak perlu evaluasi teknis mendetail. - Kebutuhan mendesak namun bukan pekerjaan konstruksi kompleks
Untuk kebutuhan darurat (mis. penggantian printer kantor yang rusak), e-purchasing lebih cepat dibandingkan menyusun dokumen lelang. Namun hati-hati: “mendesak” tidak boleh menjadi alasan rutin untuk menghindari mekanisme yang lebih tepat. - Ketika pemasok tepercaya sudah tersedia di katalog
e-Purchasing efektif bila katalog berisi penyedia terverifikasi yang memenuhi syarat kualitas dan layanan purna jual. Jika katalog belum lengkap, proses e-purchasing bisa bermasalah karena opsi terbatas. - Peningkatan transparansi pada pembelian kecil
Daripada melakukan pembelian kecil lewat jalur manual yang rentan korupsi, e-purchasing memberi jejak digital dan memudahkan audit. Ini relevan untuk barang yang sifatnya operasional dan sering kali menjadi celah penyalahgunaan. - Untuk mengurangi beban administrasi tim pengadaan
Bila unit pengadaan kewalahan dengan paket kecil yang repetitif, e-purchasing membantu mengurangi beban administratif sehingga tim bisa fokus pada paket strategis atau kompleks.
Namun ada juga kondisi yang tidak cocok untuk e-purchasing: apabila spesifikasi sangat khusus, paket bernilai besar yang memerlukan kompetisi lelang, atau situasi di mana pasar lokal sangat terbatas sehingga katalog tidak mencerminkan harga pasar. Intinya: e-purchasing adalah solusi efisien bila kondisi paket sesuai-jika tidak, mekanisme lain lebih aman.
Saran praktis: buat aturan internal sederhana (mis. “paket dengan nilai ≤ X dan spesifikasi baku masuk e-purchasing, kecuali ada alasan teknis kuat”), lalu selalu dokumentasikan alasan memilih e-purchasing agar transparan saat audit.
Manfaat e-Purchasing bagi instansi dan publik
e-Purchasing menawarkan sejumlah manfaat nyata, baik untuk instansi pemerintah maupun untuk publik sebagai pengguna layanan. Berikut ringkasan manfaat utama dan contoh bagaimana manfaat itu muncul pada praktik sehari-hari.
- Efisiensi waktu dan proses
Proses memilih, memesan, dan membayar barang menjadi jauh lebih cepat karena tidak perlu menyusun dokumen lelang. Contoh: dibanding menunggu 2-3 minggu proses tender, e-purchasing bisa menyelesaikan pemesanan dan pengiriman dalam beberapa hari untuk barang standar. - Keseragaman spesifikasi dan kualitas
Dengan menggunakan katalog, instansi memilih produk yang telah distandarisasi sehingga risiko menerima barang dengan kualitas berbeda-beda berkurang. Ini membantu memudahkan perawatan dan standar pemakaian di seluruh unit. - Transparansi dan jejak audit
Semua transaksi tercatat di sistem elektronik-siapa memesan, kapan, berapa jumlahnya, dan dari pemasok mana. Jejak ini memudahkan audit internal maupun eksternal, dan mengurangi peluang penyalahgunaan. - Pengendalian anggaran lebih baik
Karena harga dalam katalog sudah tersedia, perencanaan anggaran bisa lebih akurat. PPK dapat memperkirakan biaya pengadaan dengan data harga real-time (jika katalog di-update secara berkala). - Meningkatkan persaingan bagi produk standarisasi
Jika katalog dikelola terbuka, penyedia berkualitas yang memenuhi syarat bisa masuk sehingga terjadi persaingan untuk item standar. Ini membantu menjaga harga wajar. - Kemudahan pengawasan dan pemantauan stok
Untuk barang rutin, e-purchasing dapat diintegrasikan dengan sistem inventaris sehingga memudahkan manajemen stok kantor-mengurangi overstock atau kehabisan barang. - Biaya administrasi turun
Waktu pegawai pengadaan untuk administrasi paket kecil berkurang-mereka dapat berfokus pada paket strategis atau berisiko tinggi.
Contoh kasus sederhana: instansi kesehatan membeli obat-obatan dan alat medis standar. Dengan e-purchasing, mereka bisa memastikan harga kompetitif, memperoleh produk dari pemasok yang memenuhi standar, serta mempercepat pengiriman ke fasilitas layanan. Ini berdampak langsung pada ketersediaan layanan kesehatan bagi masyarakat.
Meskipun manfaatnya banyak, realisasi manfaat bergantung pada kualitas katalog (update harga, ketersediaan penyedia), aturan internal yang jelas, dan perilaku pengguna (memilih sesuai kebijakan, tidak memanfaatkan jalur e-purchasing untuk paket yang tidak sesuai). Oleh karena itu, manfaat maksimal tercapai bila e-purchasing diintegrasikan ke dalam manajemen pengadaan yang lebih luas.
Batasan dan risiko e-Purchasing – apa yang harus diwaspadai
Walau menawarkan banyak keuntungan, e-purchasing juga punya batasan dan risiko yang perlu dikenali agar tidak berubah dari solusi menjadi masalah. Mengetahui risiko ini membantu PPK dan pejabat pengadaan menyiapkan mitigasi efektif.
- Keterbatasan pada produk non-standar
e-Purchasing kurang cocok untuk barang yang membutuhkan penyesuaian teknis atau konsultan khusus. Memaksakan e-purchasing pada paket semacam itu bisa menghasilkan barang yang tidak sesuai kebutuhan. - Ketergantungan pada katalog yang berkualitas
Jika katalog tidak up-to-date (harga usang, stok tidak akurat), maka keputusan pembelian bisa salah. Penyedia yang masuk katalog juga harus diawasi agar kualitas tetap terjaga. - Risiko monopoli atau pemasok terbatas
Di beberapa daerah, hanya sedikit pemasok yang tersedia di katalog. Hal ini mengurangi kompetisi dan dapat menyebabkan harga tetap tinggi atau ketersediaan terganggu. - Masalah layanan purna jual
Meskipun pemasok terdaftar, kualitas layanan purna jual (garansi, penggantian barang rusak) bervariasi. Bila tidak ada mekanisme sanksi atau monitoring, pengguna bisa mengalami kesulitan klaim. - Potensi penyalahgunaan oleh internal
Jalur pembelian yang mudah kadang menyulut perilaku kurang etis-misalnya memecah pembelian menjadi beberapa paket kecil agar masuk ambang e-purchasing ketika seharusnya dibuat tender lebih besar. Mekanisme pengawasan perlu mencegah praktik ini. - Masalah teknis dan integritas data
Sistem elektronik rentan gangguan teknis, integrasi data yang buruk, atau input yang salah oleh pengguna. Keamanan data dan backup menjadi penting agar transaksi tetap dapat diaudit. - Keterbatasan fleksibilitas harga
Jika harga katalog mengikat, instansi tidak bisa menegosiasikan diskon khusus untuk pembelian besar yang mungkin merugikan anggaran. Alternatif negosiasi atau kontrak kerangka kerja perlu dipertimbangkan. - Kesalahan pemilihan mekanisme
Risiko terbesar adalah menggunakan e-purchasing untuk paket yang seharusnya melalui mekanisme tender sehingga melewatkan kesempatan mendapatkan solusi yang lebih baik melalui kompetisi. Oleh karena itu, kriteria pemilihan mekanisme harus jelas dan dipatuhi.
Mitigasi sederhana: tetapkan aturan internal (mis. ambang nilai dan jenis item untuk e-purchasing), lakukan review berkala katalog, terapkan monitoring penggunaan anggaran dan audit sampling, serta pastikan kontrak kerangka dan syarat layanan purna jual jelas. Dengan mitigasi, manfaat e-purchasing dapat dipertahankan sambil mengurangi potensi risiko.
Langkah praktis menjalankan e-Purchasing – panduan singkat untuk PPK dan Pejabat Pengadaan
Berikut langkah operasional yang bisa langsung dipraktikkan oleh PPK, Pejabat Pengadaan, atau staf unit pengguna saat memutuskan memakai e-purchasing.
- Verifikasi bahwa paket sesuai kriteria
- Pastikan nilai paket berada di bawah ambang yang diperbolehkan untuk e-purchasing.
- Pastikan spesifikasi barang bersifat standar dan terdapat di katalog. Jika tidak ada, pertimbangkan apakah dapat memilih item setara atau harus menggunakan mekanisme lain.
- Cek ketersediaan di e-Catalog
- Buka katalog elektronik (instansi/LKPP). Cari item berdasarkan kata kunci, harga, dan penyedia. Catat kode item, harga satuan, dan syarat garansi.
- Pastikan stok/lead time pengiriman realistis.
- Persiapkan dokumen internal
- Buat permintaan pembelian internal (PR) berisi kode item, jumlah, alasan pembelian, dan nomor anggaran. Lampirkan anggaran yang tersedia.
- Dapatkan persetujuan PPK atau atasan sesuai prosedur internal.
- Proses pemesanan di sistem
- Masuk ke modul e-purchasing di LPSE atau sistem pengadaan instansi. Pilih item sesuai kode katalog dan masukkan jumlah.
- Sistem biasanya menghasilkan dokumen order/pemesanan yang bisa dicetak atau disimpan.
- Verifikasi administrasi dan persetujuan
- Pastikan dokumen order mendapat tanda tangan/approval elektronik dari PPK. Jika ada kebutuhan jaminan/kontrak tambahan, ikuti prosedur yang berlaku.
- Konfirmasi pengiriman dan penerimaan
- Pantau pengiriman. Saat barang tiba, lakukan serah terima dan pemeriksaan kualitas. Catat berita acara serah terima (BAST) yang ditandatangani oleh penerima dan penyedia.
- Proses pembayaran
- Setelah BAST dan faktur lengkap, proses pembayaran sesuai ketentuan anggaran dan ketentuan pembayaran. Pastikan bukti pembayaran tersimpan.
- Catat dan arsipkan transaksi
- Simpan seluruh bukti transaksi: order, invoice, BAST, dan dokumen pembayaran. Ini penting untuk audit dan evaluasi kinerja pemasok.
- Evaluasi pemasok
- Buat catatan kinerja pemasok (on-time delivery, kualitas barang, respons layanan). Ini membantu keputusan pemilihan pemasok di masa mendatang dan rekomendasi perbaikan katalog.
Langkah-langkah ini sederhana namun membantu menjaga tata kelola dan akuntabilitas. Kunci sukses e-purchasing adalah disiplin administrasi dan monitoring pasca-pembelian.
Peran Pejabat Pengadaan, PPK, dan Penyedia dalam e-Purchasing
Meskipun proses e-purchasing lebih singkat, peran aktor utama tetap penting untuk memastikan tata kelola yang baik. Berikut pembagian peran praktis.
- Pejabat Pengadaan
- Menyiapkan pedoman teknis singkat tentang penggunaan e-purchasing di unitnya.
- Memastikan katalog yang dipakai sesuai kebijakan (harga, penyedia, spesifikasi).
- Memberi panduan teknis untuk pengguna jika ada kriteria spesifikasi yang perlu diperhatikan.
- Memonitor kepatuhan terhadap aturan-misal memeriksa apakah paket yang dipesan memang layak memakai e-purchasing.
- PPK (Pejabat Pembuat Komitmen)
- Memastikan ketersediaan anggaran dan mengambil keputusan final penggunaan mekanisme e-purchasing.
- Menyetujui pemesanan (approval) dan bertanggung jawab atas penggunaan anggaran.
- Memeriksa bukti penerimaan dan menyetujui pembayaran berdasarkan BAST.
- Menandatangani dokumen kontrak/PO jika diperlukan.
- Pengguna Teknis / Unit Pemohon
- Menyusun kebutuhan (spesifikasi sederhana, jumlah, waktu kebutuhan).
- Melakukan pemeriksaan kualitas saat barang datang dan menandatangani BAST.
- Melaporkan masalah kualitas atau ketidaksesuaian kepada Pejabat Pengadaan atau PPK.
- Penyedia / Vendor (di katalog)
- Menyediakan barang sesuai spesifikasi dan harga yang tertera di katalog.
- Memberikan layanan purna jual sesuai jaminan (garansi, penggantian).
- Menjaga ketersediaan stok dan ketepatan pengiriman.
- Menangani klaim dengan cepat dan profesional.
- Bagian Keuangan
- Memproses pembayaran sesuai prosedur dan kontrol internal.
- Memastikan dokumen penagihan lengkap (invoice, BAST, SPK/PO).
Kolaborasi yang jelas dan peran yang dipahami mengurangi kebingungan dan menutup celah bagi penyimpangan. Meskipun proses singkat, tetap diperlukan kontrol internal: persetujuan PPK, verifikasi penerimaan, dan dokumentasi yang lengkap.
Tips praktis dan checklist sebelum menggunakan e-Purchasing
Berikut tips yang mudah dipraktekkan dan checklist singkat agar e-purchasing berjalan lancar dan aman.
Tips praktis
- Buat pedoman internal: Tetapkan kriteria apa saja yang boleh dibeli lewat e-purchasing (nilai maksimal, jenis barang, pengecualian).
- Pelatihan singkat: Latih staf pengguna dan pengadaan tentang penggunaan sistem katalog dan proses approval.
- Update katalog rutin: Sinkronkan dengan unit pusat atau vendor agar harga dan stok akurat.
- Monitor kinerja supplier: Catat waktu pengiriman dan kualitas produk untuk evaluasi berkala.
- Jaga dokumentasi: Simpan order, invoice, BAST, dan bukti pembayaran sebagai bukti audit.
- Hindari pemecahan paket: Jangan memecah pembelian untuk mengakali ambang nilai pengadaan yang lebih tinggi-praktik ini berisiko hukum dan etika.
Checklist singkat sebelum submit e-purchasing
- Apakah nilai paket memenuhi ambang e-purchasing?
- Apakah spesifikasi barang tersedia dan sesuai di katalog?
- Apakah anggaran tersedia dan PPK menyetujui?
- Apakah penyedia di katalog terpercaya dan memiliki layanan purna jual?
- Apakah lead time pengiriman sesuai kebutuhan?
- Apakah ada catatan harga sebelumnya untuk perbandingan?
- Apakah dokumen internal (PR) sudah ditandatangani?
- Apakah rencana penerimaan dan pemeriksaan kualitas sudah disiapkan?
- Apakah semua bukti transaksi akan diarsipkan?
Dengan mempraktikkan tips ini, instansi dapat memaksimalkan manfaat e-purchasing sekaligus meminimalkan risiko. Kuncinya adalah aturan internal yang jelas, katalog yang andal, dan pengawasan pasca-pembelian.
Penutup – Inti pesan dan langkah awal yang bisa dilakukan sekarang juga
e-Purchasing adalah alat praktis yang dapat mempercepat pengadaan barang standar, mengurangi beban administratif, dan meningkatkan transparansi. Namun seperti alat lain, ia efektif bila digunakan pada kondisi yang tepat dan dengan tata kelola yang baik. Untuk PPK, Pejabat Pengadaan, dan pengguna teknis, langkah pertama yang dapat diambil sekarang adalah membuat aturan internal sederhana: tentukan ambang nilai, jenis barang yang diperbolehkan, dan prosedur approval singkat. Lalu, pastikan katalog yang dipakai terverifikasi dan update.
Langkah operasional singkat yang bisa dilakukan hari ini:
- Inventarisir barang rutin yang sering dibeli-apakah sudah ada di e-Catalog?
- Tentukan ambang nilai internal untuk e-purchasing dan dokumentasikan proses approval.
- Latih satu atau dua staf untuk menjadi “champion” e-purchasing yang memahami sistem.
- Buat template PR dan checklist penerimaan untuk memastikan pemeriksaan kualitas saat barang datang.
- Mulai dengan paket percobaan kecil untuk membiasakan proses dan memantau kinerja vendor.
