Competitive catalogue, atau yang sering disebut juga katalog kompetitif, adalah konsep pengadaan berbasis katalog elektronik di mana beberapa penyedia yang sudah menayangkan produk serupa bersaing secara langsung untuk mendapatkan kontrak melalui mekanisme yang terstandardisasi di platform. Intinya, organisasi pembeli tidak lagi mengundang penawaran tertutup satu per satu, melainkan memanfaatkan daftar produk yang sudah ada di katalog untuk membuka kompetisi singkat antar penyedia sehingga harga, kualitas, dan layanan dapat diperbandingkan dengan cepat. Dalam praktiknya competitive catalogue memadukan kecepatan e-purchasing dengan prinsip kompetisi terbuka—sebuah pola yang dirancang agar pengadaan menjadi lebih efisien tanpa mengurangi elemen akuntabilitas.
Mengapa istilah ini penting untuk dipahami?
Memahami apa itu competitive catalogue penting karena perubahan model pengadaan ini mengubah cara organisasi mempersiapkan kebutuhan, menilai pasar, dan berinteraksi dengan penyedia. Bukan hanya soal mengklik tombol “beli” di platform, tetapi juga soal bagaimana memilih kategori produk yang tepat, menyiapkan spesifikasi yang tidak diskriminatif, menentukan pagu dan rujukan harga, serta memastikan ada cukup penyedia yang relevan sehingga kompetisi benar-benar berlangsung. Jika salah menerjemahkan konsep ini, institusi bisa berakhir dengan proses yang sia-sia: hanya satu penawar, pembatalan, atau bahkan pemenang yang tidak memenuhi syarat praktis di lapangan. Menguasai logika competitive catalogue berarti menguasai langkah-langkah awal yang membuat pengadaan cepat namun tetap dapat dipertanggungjawabkan.
Prinsip dasar competitive catalogue
Competitive catalogue bertumpu pada beberapa prinsip jelas: produk harus sudah tersedia di katalog oleh penyedia; persaingan harus terjadi antar penyedia yang menayangkan produk serupa; kriteria penilaian diumumkan sejak awal; dan seluruh proses terekam di platform sehingga jejak audit mudah ditelusuri. Platform katalog memberikan papan peringkat otomatis, memungkinkan pembeli melihat perbandingan harga dan atribut produk dalam waktu nyata. Prinsip ini meminimalkan intervensi manual yang rentan subjektivitas, sambil menjaga fleksibilitas untuk memilih antara model itemized (per item) atau non-itemized (paket utuh) sesuai kebutuhan pembeli. Dengan demikian competitive catalogue tidak menggantikan semua modalitas pengadaan, melainkan menjadi alat yang tepat pada kondisi tertentu: ketika produk standar cukup tersedia di pasar dan tujuan utama adalah efisiensi serta transparansi.
Perbedaan competitive catalogue dan katalog biasa
Membedakan competitive catalogue dari katalog elektronik biasa penting karena kemiripan istilah bisa menimbulkan kebingungan. Katalog biasa adalah daftar produk yang ditayangkan penyedia, yang dapat dibeli langsung apabila pembeli menerima harga tayang dan syarat. Competitive catalogue menambahkan lapisan kompetisi: ketika pembeli membuat paket atau kebutuhan tertentu, platform membuka mini-kompetisi kepada penyedia yang sudah menayangkan produk sejenis untuk menawarkan harga atau varian terbaik. Jadi, competitive catalogue bukan sekadar etalase; ia adalah arena kompetitif yang memanfaatkan inventaris katalog untuk menegosiasikan kondisi yang lebih baik bagi pembeli — namun tetap dengan aturan yang jelas dan rekam jejak yang dapat diaudit.
Bentuk kompetisi: itemized dan non-itemized
Dalam praktik competitive catalogue ada dua bentuk dasar kompetisi yang sering digunakan. Bentuk pertama adalah itemized, di mana paket dibuat dari sejumlah item terpisah sehingga setiap item bisa dimenangkan oleh penyedia berbeda-beda. Bentuk kedua adalah non-itemized, di mana paket diperlakukan sebagai satu kesatuan dan pemenang adalah satu penyedia untuk seluruh paket. Pilihan antara keduanya harus mempertimbangkan tujuan pengadaan: apakah pembeli membutuhkan keseragaman layanan dari satu penyedia (misalnya integrasi dan tanggung jawab penuh), atau justru ingin memanfaatkan keunggulan spesialis per item agar mendapat harga dan mutu terbaik pada setiap komponen. Keputusan tersebut memengaruhi cara pembuatan dokumen kompetisi, perhitungan pagu, serta mekanika penilaian di papan peringkat.
Langkah teknis untuk menjalankan competitive catalogue
Untuk menjalankan competitive catalogue dengan benar, beberapa langkah teknis harus dilalui. Pertama, unit perencanaan menetapkan kebutuhan dan memastikan paket tersebut layak dimasukkan ke dalam katalog (produk standar, tersedia di pasar). Kedua, PPK atau pejabat pengadaan menyiapkan draft paket di aplikasi: memilih kategori produk (Tingkat I, II, III), menentukan pagu kompetisi per produk atau paket, mengunggah dokumen kompetisi apabila diperlukan, dan menetapkan jadwal kompetisi. Ketiga, publikasi paket membuka kesempatan bagi penyedia yang KBLI-nya sesuai untuk menawar. Keempat, selama masa kompetisi, sistem menampilkan papan peringkat dan penyedia dapat mengubah penawaran selama masa berlaku. Kelima, setelah masa penawaran berakhir, tim evaluasi melakukan verifikasi administratif dan teknis, serta melakukan pemeriksaan kewajaran harga bila penawaran ekstrem rendah. Akhirnya pemenang dikonfirmasi dan diumumkan melalui aplikasi. Setiap langkah ini wajib dicatat dalam berita acara agar jejak audit siap saat diperlukan.
Bagaimana competitive catalogue menentukan pemenang?
Penentuan pemenang di competitive catalogue bergantung pada model paket dan kriteria yang sudah dipublikasi. Untuk itemized, umumnya papan peringkat mengurutkan peserta berdasarkan prioritas Produk Dalam Negeri (PDN) terlebih dahulu, lalu harga terendah. Untuk non-itemized, sistem dapat menggunakan kombinasi skor PDN dan harga sesuai bobot yang ditetapkan. Selain peringkat, ada pengecekan administratif dan teknis yang harus dilewati. Jika penawaran terlalu rendah—misalnya di bawah ambang tertentu relatif terhadap pagu—panitia dapat meminta struktur pembentuk harga; bila tidak dapat dipertanggungjawabkan maka penawaran dinyatakan tidak wajar dan gugur. Dengan mekanisme ini, pemenang bukan hanya yang termurah, tetapi yang memenuhi kriteria teknis, administrasi, dan kewajaran biaya.
Peran Produk Dalam Negeri (PDN) dalam competitive catalogue
Salah satu aspek yang sering muncul dalam competitive catalogue adalah preferensi terhadap Produk Dalam Negeri. Sistem katalog bisa mengatur papan peringkat sedemikian rupa sehingga produk dengan nilai TKDN (Tingkat Komponen Dalam Negeri) tertentu mendapat prioritas pada urutan peringkat. Ini berarti penyedia yang dapat membuktikan klaim PDN atau TKDN dapat memperoleh keunggulan skor meski harga sedikit di atas pesaing impor. Implementasi PDN ini bertujuan mendukung kebijakan lokal dan industri dalam negeri, namun juga memerlukan verifikasi dokumen TKDN agar klaim valid. Bagi PPK, kebijakan PDN harus dinyatakan sejak awal agar peserta memahami bobot penilaian yang dimaksud.
Keuntungan menggunakan competitive catalogue
Competitive catalogue membawa sejumlah keuntungan yang jelas untuk instansi publik dan organisasi pembeli. Kecepatan adalah salah satu keuntungan utama: bila produk sudah tersedia di katalog, proses pemilihan pemenang bisa relatif cepat dibandingkan tender tradisional karena komponen administratif dan teknis sudah tersusun pada penayangan produk. Transparansi menjadi keuntungan kedua: jejak digital penciptaan paket, daftar penawar, perubahan penawaran, dan hasil evaluasi terekam dalam sistem sehingga audit lebih mudah. Efisiensi anggaran juga dapat tercapai melalui persaingan harga yang sehat antar penyedia katalog. Selain itu, competitive catalogue membuka peluang UMKM jika paket disusun dengan mempertimbangkan skala usaha kecil dan pengaturan itemized. Semua keuntungan ini menjadikan metode ini pilihan menarik ketika kondisi pasar dan kebutuhan paket mendukung.
Risiko dan kelemahan yang harus diantisipasi
Walaupun menguntungkan, competitive catalogue bukan tanpa risiko. Risiko pertama adalah kelangkaan peserta: jika tidak ada cukup penyedia yang menayangkan produk serupa, kompetisi menjadi tidak efektif dan bisa berakhir pembatalan. Risiko kedua adalah spesifikasi yang terlalu sempit atau diskriminatif, yang dapat membuat hanya beberapa penyedia yang eligible—ini merusak prinsip persaingan. Risiko ketiga adalah underbidding yang tidak wajar; penawaran ekstrem rendah bisa menggoda pemenang yang akhirnya gagal melaksanakan kontrak. Risiko keempat adalah konfigurasi teknis sistem yang keliru—misalnya salah kategori KBLI—yang menyebabkan ketidakcocokan antara paket dan penyedia. Untuk itu diperlukan inventarisasi pasar, market sounding, dan review internal sebelum paket dipublikasikan.
Kapan competitive catalogue paling tepat digunakan?
Competitive catalogue paling tepat digunakan ketika spesifikasi kebutuhan adalah standar dan pasar penyedia cukup tersedia. Contoh tipikal mencakup pengadaan alat tulis kantor, komputer sesuai spesifikasi umum, perangkat jaringan standar, atau pekerjaan konstruksi ringan yang komponennya bisa dipisah. Bila pekerjaan memerlukan solusi kustom, integrasi kompleks, atau hanya ada satu penyedia yang mampu, metode lain seperti tender terbuka atau negosiasi mungkin lebih cocok. Putusan menggunakan competitive catalogue harus didukung analisis pasar singkat—apakah ada banyak penyedia di kategori itu? apakah variansi produk serupa tersedia?—agar kompetisi nanti berjalan sehat dan efisien.
Peran market sounding dan inventarisasi penyedia sebelum publikasi paket
Sebelum paket dipublikasikan di katalog sebagai competitive catalogue, praktik baik adalah melakukan market sounding dan inventarisasi penyedia. Market sounding adalah komunikasi informal dengan beberapa penyedia potensial untuk menguji minat dan kesiapan mereka menayangkan produk sesuai spesifikasi. Inventarisasi berarti memeriksa berapa banyak penyedia yang menayangkan produk sejenis di kategori yang akan dipilih. Kegiatan ini membantu PPK menentukan apakah paket layak untuk mini-kompetisi, apakah perlu dipecah menjadi itemized, atau apakah pagu harus disesuaikan agar menarik partisipasi. Catatan hasil market sounding juga berfungsi sebagai bukti bahwa sebelum publikasi, pengelola sudah mengukur kondisi pasar.
Persiapan dokumen kompetisi dalam competitive catalogue
Dokumen kompetisi (Doktis) tetap penting meski basisnya katalog. Doktis harus memuat rincian spesifikasi produk, pagu kompetisi atau HPS sebagai referensi harga, rencana jaminan penawaran dan pelaksanaan bila diperlukan, serta ketentuan teknis dan administratif yang harus dipenuhi penyedia. Untuk paket konstruksi Doktis semakin penting karena perlu menyertakan DED dan skema jaminan yang relevan. Doktis yang disusun rapi mencegah ambiguitas saat evaluasi dan meminimalkan pertanyaan selama masa klarifikasi. Pastikan juga format dan ukuran file sesuai ketentuan platform agar proses unggah berjalan mulus.
Mekanika harga, pagu, dan evaluasi kewajaran
Penentuan pagu atau HPS adalah aspek krusial. Untuk paket berbiaya kecil, pagu dapat menggunakan referensi harga yang bersumber dari daftar harga pabrik/distributor, kontrak sebelumnya, atau informasi pasar lain yang dapat dipertanggungjawabkan. Untuk paket bernilai lebih tinggi, HPS menjadi dasar. Dalam proses evaluasi, bila penawaran jatuh di bawah ambang kewajaran—misalnya kurang dari persentase tertentu dari pagu—panitia harus meminta struktur pembentuk harga untuk menilai apakah penawaran realistis. Jika tidak dapat dijelaskan, penawaran dapat dinyatakan tidak wajar dan digugurkan. Mekanisme ini penting untuk menghindarkan underbidding yang berujung gagal pelaksanaan.
Dokumentasi dan jejak audit: jantung akuntabilitas
Salah satu nilai jual competitive catalogue adalah kemampuannya untuk merekam seluruh jejak proses: sejak pembuatan paket, unggah dokumen, setiap penawaran peserta, perubahan penawaran, papan peringkat, hingga berita acara evaluasi dan pengumuman pemenang. Dokumentasi lengkap ini memudahkan auditor internal atau eksternal untuk menelusuri alur keputusan jika ada keberatan atau pemeriksaan. Oleh karena itu, semua perubahan, perpanjangan waktu, klarifikasi, dan alasan penetapan pemenang harus tertulis dan tersedia di aplikasi. Jejak audit ini bukan sekadar formalitas; ia adalah perlindungan bagi PPK dan instansi dari risiko sengketa dan temuan audit.
Praktik terbaik untuk merancang competitive catalogue yang efektif
Merancang competitive catalogue yang efektif membutuhkan kombinasi persiapan pasar, penyusunan Doktis yang tepat, dan tata kelola proses yang disiplin. Praktik terbaik meliputi: memeriksa inventaris penyedia di katalog sebelum publikasi, memilih model itemized atau non-itemized berdasarkan kondisi pasar, menyiapkan pagu yang realistis dengan bukti referensi harga, menyusun Doktis yang jelas dan tidak diskriminatif, serta menyiapkan tim evaluasi yang paham proses verifikasi teknik dan kewajaran harga. Selain itu, komunikasikan jadwal dan mekanisme klarifikasi kepada penyedia sejak awal agar semua pihak berlomba dengan informasi yang sama. Langkah-langkah ini membantu memastikan bahwa competitive catalogue memenuhi tujuan efisiensi sambil menjaga integritas proses.
Dampak bagi penyedia: bagaimana bersiap menghadapi competitive catalogue
Bagi penyedia, competitive catalogue menuntut kesiapan teknis dan administratif. Penyedia harus memastikan produk sudah ditayangkan di katalog dengan spesifikasi lengkap, harga tayang yang realistis, dan dokumen pendukung seperti sertifikat TKDN jika klaim PDN relevan. Selain itu, penyedia perlu menyiapkan struktur pembentuk harga sehingga dapat menjawab permintaan klarifikasi bila penawaran sangat kompetitif. Penyedia yang aktif memonitor paket di kategori relevan dan menyiapkan logistik serta kapasitas untuk memenuhi volume berpeluang lebih sukses dibanding penyedia yang pasif. Competitive catalogue membuka peluang bagi penyedia yang sistematis dan responsif.
Masa depan competitive catalogue dalam ekosistem pengadaan
Dengan perkembangan digitalisasi pengadaan, konsep competitive catalogue diprediksi akan semakin relevan, terutama untuk pengadaan barang dan jasa standar yang sering diperlukan oleh instansi publik. Pengembangan fitur-fitur katalog, integrasi data harga pasar, dan peningkatan verifikasi dokumen digital akan memperkuat mekanisme ini. Namun keberlanjutan competitive catalogue juga bergantung pada kapasitas ekosistem: ketersediaan penyedia yang beragam, kapabilitas platform untuk menampilkan data yang akurat, dan kesiapan pihak pembeli untuk merancang paket yang tidak diskriminatif. Bila elemen-elemen itu dipenuhi, competitive catalogue dapat menjadi tulang punggung pengadaan yang cepat, transparan, dan hemat anggaran.
Competitive catalogue sebagai alat, bukan pengganti akal sehat
Competitive catalogue menawarkan cara yang powerful untuk mempercepat pengadaan melalui kompetisi berbasis katalog elektronik. Keuntungan utamanya terletak pada efisiensi waktu, transparansi jejak audit, dan potensi mendapatkan harga yang lebih baik melalui kompetisi antar penyedia yang sudah menayangkan produk. Namun keberhasilan metode ini bergantung pada kesiapan pasar, kualitas Doktis, penetapan pagu yang realistis, dan pengelolaan proses evaluasi yang disiplin. Competitive catalogue adalah alat yang efektif bila dipakai pada kondisi yang tepat; ia bukan pengganti kebijakan pengadaan yang baik atau pengganti analisis pasar. Untuk mendapatkan manfaat maksimal, pembuat kebijakan dan pelaksana pengadaan harus memahami prinsip, risiko, dan praktik terbaik yang mengawal metoda ini agar menghasilkan pengadaan yang cepat, adil, dan dapat dipertanggungjawabkan.
