Metode mini-kompetisi dalam e-purchasing adalah cara pembelian barang dan jasa pemerintah yang menggunakan platform katalog elektronik untuk memilih penyedia terbaik melalui mekanisme kompetisi terbatas antar penyedia yang sudah terdaftar. Secara sederhana, mini-kompetisi mirip lelang kecil di dalam sebuah aplikasi katalog: pejabat pengadaan membuat paket kompetisi, beberapa penyedia yang menawarkan produk serupa masuk dan mengajukan penawaran, kemudian sistem menampilkan papan peringkat untuk memudahkan evaluasi, dan pemenang ditetapkan berdasarkan kriteria yang telah ditentukan.
Artikel ini menjelaskan konsep, jenis, tahapan, aturan harga, peran pihak terkait, mekanisme evaluasi, penyebab pembatalan, manfaat, dan beberapa tips praktis untuk menjalankan mini-kompetisi dengan lancar. Pembahasan dibuat dengan bahasa sederhana dan naratif agar mudah dipahami oleh pejabat pengadaan, penyedia yang ingin ikut, ataupun pembaca umum yang ingin tahu bagaimana proses ini berjalan.
Konsep dasar: mini-kompetisi sebagai cara mendapatkan harga terbaik
Pada intinya, mini-kompetisi adalah upaya untuk memperoleh harga terbaik dan produk sesuai kebutuhan dalam kerangka e-purchasing. Ketika ada dua penyedia atau lebih yang memiliki produk dengan spesifikasi sama atau sejenis di katalog elektronik, pejabat pengadaan dapat membuka mini-kompetisi untuk produk tersebut. Dengan begitu, penyedia bersaing menawarkan harga terbaiknya, sekaligus mematuhi persyaratan teknis dan kualifikasi yang ditetapkan. Proses ini mempercepat pengadaan karena semua interaksi berlangsung di dalam platform katalog elektronik, dari pembuatan paket hingga pengumuman pemenang. Panduan resmi menjelaskan bahwa mini-kompetisi dapat dilakukan untuk berbagai jenis pengadaan, termasuk barang/jasa lainnya, paket itemized atau non-itemized, bahkan pekerjaan konstruksi, dengan aturan yang menyesuaikan jenis paket dan nilai pagu.
Jenis-jenis mini-kompetisi
Mini-kompetisi dibagi berdasarkan cara produk dikelompokkan dan aturan penawaran. Dua jenis utama yang sering digunakan adalah mini-kompetisi itemized dan mini-kompetisi non-itemized. Pada itemized, satu paket kompetisi terdiri dari beberapa jenis spesifikasi atau item produk, dan penyedia boleh menawar satu, beberapa, atau seluruh item. Dalam praktiknya, pemenang bisa berbeda untuk setiap item, artinya item A dimenangkan oleh penyedia X sementara item B dimenangkan oleh penyedia Y. Pada non-itemized, paket berisi beberapa item tetapi peserta harus menawar seluruh item sekaligus, sehingga pemenang dipilih sebagai satu penyedia untuk keseluruhan paket. Selain itu, ada mini-kompetisi untuk pekerjaan konstruksi yang memiliki karakteristik dan dokumen tambahan seperti rancangan teknis, jaminan pelaksanaan, dan evaluasi sisa kemampuan paket. Pembagian jenis ini mempengaruhi strategi pembuatan paket dan bagaimana penyedia menyiapkan penawarannya.
Siapa yang membuat dan menjalankan mini-kompetisi
Pejabat pembuat paket mini-kompetisi biasanya adalah Pejabat Pengadaan (PP) atau Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), tergantung nilai pagu paket. Jika nilai pagu tidak lebih dari batas tertentu, proses bisa dilakukan oleh PP; jika melebihi, maka PPK yang bertanggung jawab. Selain itu, pokja pemilihan dapat dilibatkan apabila fitur mini-kompetisi tersedia pada aplikasi katalog dan ketentuan organisasi mengizinkan. Proses pembuatan paket meliputi penentuan judul kompetisi, pemilihan kode RUP yang sesuai, penetapan jadwal kompetisi, pengisian rincian spesifikasi produk atau item pekerjaan, penetapan pagu kompetisi per produk atau paket, serta unggah dokumen pendukung jika diperlukan. Semua langkah ini harus dicatat di aplikasi katalog elektronik sehingga publikasi kompetisi bisa diakses oleh penyedia yang memenuhi kategori KBLI dan kualifikasi usaha.
Penyusunan spesifikasi, persyaratan, dan pagu kompetisi
Sebelum mempublikasikan mini-kompetisi, penting sekali menyusun rincian spesifikasi produk atau item pekerjaan dengan jelas dan tidak multitafsir. Spesifikasi teknis harus mencakup detail yang diperlukan agar penyedia tahu apa yang diminta, termasuk varian produk apabila ada. Selain itu, penyusun paket harus menentukan volume atau kuantitas, lokasi pengiriman, waktu penyelesaian, dan persyaratan layanan pasca-pengiriman jika relevan. Penetapan pagu kompetisi juga krusial karena berpengaruh pada teknik perhitungan harga yang digunakan. Untuk nilai e-purchasing kurang dari Rp100.000.000,- biasanya digunakan referensi harga, sementara untuk nilai lebih besar digunakan Harga Perkiraan Sendiri (HPS). Sumber-sumber yang boleh dipakai sebagai referensi harga sangat beragam, mulai dari harga pasar setempat, daftar harga pabrik atau distributor, hingga informasi harga dari toko daring dan kontrak sebelumnya. Semua ini harus terdokumentasi agar satuan kerja dapat mempertanggungjawabkan pagu yang dipakai.
Proses penawaran dan aturan teknis penawaran
Setelah paket dipublikasikan, penyedia yang memiliki KBLI yang sesuai dapat mendaftar dan mengajukan penawaran. Pada tahap ini, penyedia wajib telah menayangkan produk mereka di katalog dan mengisi harga penawaran sebelum pajak, termasuk biaya pengiriman jika ada. Sistem umumnya mengatur bahwa harga penawaran tidak boleh melebihi harga tayang yang telah ditetapkan pada katalog, dan penawaran yang telah diajukan tidak bisa dibatalkan tapi dapat diubah selama masa penawaran masih berlangsung. Untuk paket itemized, penyedia dapat memilih menawar satu atau lebih item; untuk non-itemized, penyedia harus menawar seluruh item dalam paket. Hal teknis lain yang perlu diperhatikan adalah pengisian varian produk, pengunggahan dokumen pendukung untuk pekerjaan konstruksi, serta batasan maksimal harga pengiriman yang dapat diinput. Semua penawaran yang masuk akan otomatis dihitung pajaknya oleh sistem berdasarkan input harga sebelum pajak oleh peserta.
Papan peringkat kompetisi: memudahkan evaluasi
Salah satu fitur penting dalam mini-kompetisi adalah papan peringkat kompetisi yang disediakan oleh aplikasi katalog elektronik. Papan peringkat menampilkan urutan peserta berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan sehingga proses evaluasi dan penetapan pemenang menjadi lebih transparan dan cepat. Untuk kompetisi itemized, jumlah papan peringkat disesuaikan dengan jumlah item produk yang dipertandingkan. Prioritas penentuan papan peringkat biasanya berdasarkan kebijakan penggunaan Produk Dalam Negeri (PDN) dan harga terendah. Sistem bisa mengurutkan peserta berdasarkan harga penawaran atau berdasarkan Harga Evaluasi Akhir (HEA) yang memakai preferensi harga jika ketentuan teknis menghendaki. Untuk kompetisi non-itemized, papan peringkat biasanya menghitung skor gabungan antara prioritas PDN dan harga dengan bobot tertentu, misalnya PDN 50% dan harga 50%, untuk memberikan keseimbangan antara dukungan produk dalam negeri dan efisiensi anggaran.
Evaluasi penawaran: teknis, PDN, dan kewajaran harga
Evaluasi penawaran di mini-kompetisi berlangsung secara bertingkat. Pertama, tim evaluasi melakukan pemeriksaan teknis terhadap pemenuhan spesifikasi produk atau item pekerjaan. Ini memastikan bahwa produk yang ditawarkan memang sesuai dengan yang dipersyaratkan. Selanjutnya, dilakukan verifikasi data PDN, termasuk pemeriksaan sertifikat TKDN melalui portal yang relevan untuk memastikan klaim produk dalam negeri dapat dipertanggungjawabkan. Untuk pekerjaan konstruksi dan paket dengan nilai tertentu, evaluasi juga meliputi penilaian sisa kemampuan paket penyedia agar tidak melampaui kapasitas kerja. Aspek penting dan agak rumit adalah evaluasi kewajaran harga. Jika harga penawaran jauh lebih rendah dari pagu kompetisi atau dari hasil evaluasi internal, evaluasi kewajaran harga mencoba meneliti struktur pembentuk harga, meminta klarifikasi atau bukti, serta menilai apakah penawaran tersebut realistis dan dapat dipenuhi tanpa mengorbankan mutu. Jika harga dinyatakan tidak wajar, penyedia dapat dinyatakan gugur pada tahap ini. Prosedur-prosedur ini dirancang untuk menghindarkan pengadaan dari risiko kerugian negara, kualitas buruk, atau praktik persaingan tidak sehat.
Penetapan pemenang dan konfirmasi
Setelah evaluasi selesai dan calon pemenang muncul berdasarkan papan peringkat, pejabat berwenang menetapkan calon pemenang dan mengirim permintaan konfirmasi. Peserta yang ditetapkan sebagai calon pemenang wajib memberikan jawaban konfirmasi, biasanya dalam jangka waktu tiga hari kerja. Jika calon pemenang menerima penetapan tersebut, ia ditetapkan sebagai pemenang kompetisi dan langkah selanjutnya adalah pengumuman di aplikasi katalog elektronik. Jika calon pemenang menolak atau tidak memberi jawaban dalam batas waktu, pejabat pengadaan akan melanjutkan evaluasi pada peringkat selanjutnya dan menetapkan calon pemenang baru. Riwayat evaluasi dan dokumen pendukung yang menjadi dasar penetapan pemenang harus disimpan sehingga jika di kemudian hari muncul pertanyaan atau audit, proses dapat dipertanggungjawabkan.
Pengumuman pemenang dan komunikasi hasil
Pengumuman pemenang dilakukan melalui aplikasi katalog elektronik yang menjadi media resmi. Tampilan pengumuman biasanya menampilkan hasil paket, siapa pemenang, serta ringkasan alasan penetapan. Bagi peserta yang kalah, sistem juga menyediakan tampilan yang menunjukkan hasil pengumuman agar proses ini transparan. Pengumuman yang jelas mempermudah proses administrasi berikutnya seperti penerbitan SPK, proses pembelian, atau pelaksanaan pekerjaan konstruksi. Pengumuman ini juga menjadi dasar bagi penyedia yang merasa dirugikan untuk menggunakan mekanisme pengaduan sesuai ketentuan yang berlaku, sehingga publikasi yang tepat dan tepat waktu sangat penting.
Alasan pembatalan kompetisi
Terdapat beberapa kondisi yang memungkinkan mini-kompetisi dibatalkan. Pembatalan bisa dilakukan jika ditemukan kesalahan dalam proses evaluasi, tidak ada peserta yang mengajukan penawaran meski telah dilakukan perpanjangan waktu, tidak ada penawaran yang lulus evaluasi, hanya satu penyedia yang memasukkan penawaran, atau jika ditemukan pelanggaran serius seperti korupsi, kolusi, nepotisme, atau persaingan usaha tidak sehat. Selain itu, jika paket kompetisi dibuat dengan persyaratan yang bertentangan dengan peraturan pengadaan, atau terjadi kebijakan realokasi anggaran sehingga anggaran tidak mencukupi, pembatalan juga dapat dilakukan. Alasan pembatalan beserta penjelasannya diumumkan pada aplikasi katalog elektronik agar publik mengetahui sebab dan transparansi tetap terjaga.
Manfaat penggunaan metode mini-kompetisi
Mini-kompetisi membawa sejumlah manfaat praktis dalam e-purchasing. Pertama, proses kompetisi antar penyedia yang sudah terdaftar memperbesar kemungkinan mendapatkan harga yang lebih kompetitif karena adanya persaingan langsung. Kedua, penggunaan aplikasi katalog elektronik mempercepat proses administrasi karena semua tahapan dapat direkam dan dilihat secara digital. Ketiga, keberadaan kriteria PDN di papan peringkat mendorong penggunaan produk dalam negeri tanpa harus mengabaikan efisiensi anggaran. Keempat, mekanisme yang jelas memperkecil peluang intervensi manual yang tidak transparan, sehingga mendukung prinsip akuntabilitas dan tata kelola yang baik. Semua manfaat ini, bila diikuti dengan tata kelola yang disiplin, dapat meningkatkan kualitas pengadaan dan penggunaan anggaran publik yang lebih efisien.
Tantangan dan hal yang perlu diwaspadai
Meski bermanfaat, pelaksanaan mini-kompetisi tidak bebas tantangan. Tantangan pertama adalah kualitas spesifikasi yang buruk atau ambigu sehingga penyedia bingung saat menawar. Kedua, jika persyaratan teknis atau kualifikasi terlalu ketat, kompetisi bisa gagal karena hanya sedikit atau bahkan tidak ada penyedia yang memenuhi. Ketiga, ada potensi praktik penawaran yang tidak sehat seperti kolusi antar penyedia untuk mengatur harga, sehingga tim evaluasi harus sensitif terhadap tanda-tanda persaingan usaha tidak wajar. Keempat, evaluasi kewajaran harga memerlukan keahlian teknis dan data pasar yang memadai; tanpa itu, keputusan bisa terkesan subjektif. Kelima, sistem aplikasi harus andal sehingga tidak terjadi gangguan teknis yang menghalangi proses penawaran dan evaluasi. Oleh karena itu, pejabat pengadaan harus memiliki persiapan matang, mulai dari penyusunan dokumen hingga monitoring pelaksanaan.
Tips praktis untuk penyelenggara dan penyedia
Bagi pejabat pengadaan yang akan menyelenggarakan mini-kompetisi, siapkan spesifikasi yang jelas, gunakan referensi harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dan pilih skema itemized atau non-itemized sesuai tujuan pengadaan. Pastikan juga jadwal kompetisi memberi waktu cukup bagi penyedia untuk menyiapkan penawaran dan dokumen pendukung. Jika menggunakan HEA atau preferensi harga, jelaskan mekanisme penghitungan agar penyedia memahami kriteria kemenangan. Untuk penyedia, pastikan produk ditayangkan di katalog dengan data yang lengkap, siapkan harga penawaran yang realistis dan dukungan dokumen teknis yang kuat, serta perhatikan persyaratan PDN jika ingin memanfaatkan prioritas tersebut. Keduanya perlu menjaga komunikasi yang profesional dan catat semua keputusan dalam aplikasi katalog sebagai bukti proses yang transparan.
Kesimpulan
Metode mini-kompetisi dalam e-purchasing adalah solusi praktis untuk mendapatkan penyedia dengan harga terbaik dan produk sesuai kebutuhan melalui mekanisme kompetisi di dalam platform katalog elektronik. Dengan membedakan antara itemized dan non-itemized serta mengikuti tahapan pembuatan paket, pengumuman, evaluasi, penetapan pemenang, dan pengumuman hasil, mini-kompetisi menghadirkan proses yang relatif cepat, transparan, dan akuntabel. Keberhasilan pelaksanaan bergantung pada kualitas dokumen kompetisi, ketepatan penetapan pagu dan kriteria evaluasi, serta kemampuan tim pengadaan dalam menilai kewajaran harga dan memverifikasi klaim PDN. Baik pejabat pengadaan maupun penyedia perlu memahami alur dan aturan ini agar manfaat mini-kompetisi dapat diraih secara maksimal. Pedoman teknis dan contoh implementasi yang dirilis oleh otoritas terkait seperti LKPP menjadi rujukan penting untuk memastikan bahwa pelaksanaan mengikuti regulasi yang berlaku.
