Mengapa HPS Sering Disalahpahami
Dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah, istilah HPS atau Harga Perkiraan Sendiri adalah salah satu konsep yang paling sering dibicarakan tetapi juga paling sering disalahpahami. Banyak orang menganggap HPS sebagai batas tertinggi harga yang boleh ditawarkan penyedia. Ada pula yang beranggapan bahwa HPS adalah harga pasti yang harus menjadi acuan tunggal. Padahal, kedudukan HPS jauh lebih kompleks dan strategis. HPS adalah dokumen yang menggambarkan perkiraan wajar berdasarkan data pasar, namun tetap memiliki batas peran tertentu dalam proses pemilihan penyedia.
Kesalahpahaman terhadap HPS dapat menyebabkan kekeliruan dalam perhitungan RAB, evaluasi penawaran, hingga penetapan pemenang. Dalam beberapa kasus, lemahnya pemahaman tentang HPS membuat proses pengadaan menjadi tidak efisien, bahkan berisiko menimbulkan temuan audit. Karena itu, memahami apakah HPS merupakan batas tertinggi atau perkiraan wajar merupakan hal penting bagi setiap pelaku PBJ, terutama PPK dan penyusun HPS.
Artikel ini membahas secara mendalam mengenai fungsi HPS, perannya dalam proses pengadaan, dan bagaimana memahami kedudukannya secara benar sehingga dapat digunakan dengan tepat.
Memahami Definisi HPS dalam Kerangka PBJ
HPS adalah harga perkiraan berdasarkan data yang relevan, valid, dan dapat dipertanggungjawabkan. HPS digunakan untuk menilai kewajaran harga penawaran penyedia serta menjadi acuan bagi PPK dalam menentukan harga yang pantas. HPS tidak muncul begitu saja; ia disusun melalui proses survei pasar, analisis harga satuan, serta evaluasi faktor teknis seperti lokasi, ketersediaan barang, dan standar kualitas.
HPS bukan harga yang “harus” sama dengan nilai kontrak. HPS juga bukan harga tetap yang tidak boleh berbeda. Dalam banyak kasus, harga penawaran penyedia bisa lebih rendah atau sedikit lebih tinggi dari HPS, tergantung skema pemilihan, sifat pasar, dan mekanisme negosiasi. Yang penting adalah penawaran tersebut dapat dijelaskan dan dipertanggungjawabkan.
Dengan memahami definisi HPS secara utuh, penyusun dan pemakai dokumen ini dapat mengambil keputusan lebih rasional dan tidak terjebak dalam persepsi keliru.
HPS sebagai Perkiraan Wajar Berdasarkan Data Pasar
Hal pertama yang harus dipahami adalah bahwa HPS merupakan perkiraan wajar, bukan harga maksimal. HPS menggambarkan hasil analisis harga yang diperoleh dari berbagai sumber informasi yang relevan. HPS harus mencerminkan kondisi pasar terbaru yang sesuai dengan spesifikasi teknis barang atau pekerjaan.
Dalam menyusun HPS, penyusun harus menggunakan data yang valid, seperti survei harga, katalog elektronik, harga kontrak sebelumnya, atau daftar harga resmi pemerintah daerah. Setiap data harus dianalisis dan disesuaikan dengan faktor kualitas, lokasi, serta ketersediaan barang. Dengan demikian, HPS benar-benar menjadi gambaran harga wajar yang mencerminkan situasi aktual.
HPS yang baik bukan hanya akurat secara angka tetapi juga memiliki dasar logis yang dapat dipertanggungjawabkan jika diperiksa auditor. HPS yang asal-asalan tidak hanya menyesatkan pemilihan penyedia, tetapi juga berpotensi menimbulkan temuan.
Apakah HPS Merupakan Batas Tertinggi?
Dalam praktiknya, banyak instansi menganggap HPS adalah batas tertinggi harga yang boleh ditawarkan oleh penyedia. Anggapan tersebut tidak sepenuhnya benar, tetapi juga tidak sepenuhnya salah. HPS bisa berfungsi sebagai batas tertinggi dalam jenis pengadaan tertentu, misalnya tender yang menggunakan metode evaluasi harga terendah atau pengadaan langsung dengan batas nilai tertentu.
Namun dalam konteks yang lebih luas, HPS bukanlah batas tertinggi yang tidak boleh dilewati. Harga penawaran bisa saja berada sedikit di atas HPS selama penjelasannya masuk akal dan sesuai aturan metode pemilihan. Beberapa pengadaan, seperti jasa konsultansi, dilakukan melalui mekanisme negosiasi sehingga penawaran dapat disesuaikan dengan nilai HPS secara fleksibel.
Karena itu, HPS hanya dapat dianggap “batas tertinggi” pada mekanisme pemilihan yang memang menetapkannya demikian, bukan pada semua jenis pengadaan. Pemahaman ini penting agar penyusun HPS tidak mencampuradukkan fungsi HPS dengan aturan metode pemilihan.
HPS sebagai Alat Evaluasi Kewajaran Harga Penawaran
Peran utama HPS adalah sebagai alat untuk menilai kewajaran harga penawaran penyedia. HPS membantu PPK untuk menilai apakah penyedia menawarkan harga yang masuk akal, terlalu rendah, atau terlalu tinggi. Jika harga penyedia terlalu jauh di bawah HPS, PPK perlu memastikan bahwa penyedia memahami lingkup pekerjaan dan memiliki kapasitas untuk melaksanakannya.
Sebaliknya, jika harga penyedia jauh lebih tinggi dari HPS, PPK dapat menilai bahwa penawaran tersebut tidak wajar. Dalam kasus tertentu, PPK dapat meminta klarifikasi atau bahkan menggugurkan penawaran yang terlalu tinggi jika harga tidak sesuai dengan kondisi pasar.
Dengan demikian, HPS berfungsi sebagai “parameter kewajaran” dalam evaluasi penawaran. Fungsi ini menjadikan HPS sangat penting untuk memastikan bahwa pengadaan dilakukan secara efisien, efektif, dan akuntabel.
Mengapa HPS Tidak Boleh Persis Sama dengan Nilai Kontrak
Salah satu kesalahan umum adalah anggapan bahwa nilai kontrak harus sama dengan HPS. Padahal, nilai kontrak seharusnya berasal dari penawaran yang diajukan penyedia, bukan dari HPS. Penawaran penyedia yang kompetitif sering kali lebih rendah daripada HPS, dan hal itu sangat wajar. HPS hanya memberikan gambaran harga wajar, bukan harga final.
Jika nilai kontrak selalu sama dengan HPS, ada risiko bahwa proses persaingan tidak berjalan optimal. Penyedia bisa saja bermain aman dengan mematok harga dekat HPS tanpa memberikan harga terbaik. Karena itu, HPS tidak boleh dipaksakan menjadi nilai kontrak. Kontrak harus mencerminkan hasil kompetisi antar penyedia.
Selain itu, nilai kontrak yang sama dengan HPS pada semua pengadaan dapat menjadi perhatian auditor. Mereka dapat menilai bahwa proses persaingan tidak berjalan optimal atau penyusun HPS terlalu “mengunci” harga pada angka tertentu, yang bisa mengindikasikan ketidaktransparanan.
HPS dan RAB: Dua Dokumen Berbeda dengan Fungsi Berbeda
Banyak orang salah mengira bahwa HPS harus sama dengan RAB. Padahal RAB disusun pada tahap perencanaan, sedangkan HPS disusun menjelang pelaksanaan pengadaan. RAB menggambarkan rencana biaya awal, sedangkan HPS adalah perkiraan wajar berdasarkan harga pasar terbaru.
Perbedaan ini sangat penting. Harga dalam HPS bisa lebih tinggi atau lebih rendah dibandingkan RAB, tergantung kondisi pasar terbaru. Jika harga dalam HPS sama persis dengan RAB, padahal pasar sudah berubah, hal itu dapat dianggap sebagai ketidaktepatan dalam perencanaan biaya.
HPS bersifat dinamis dan harus disesuaikan dengan kondisi pasar. Karena itu, meskipun keduanya terkait, HPS tidak boleh dipaksakan untuk sama dengan RAB. Tugas HPS adalah memberikan gambaran akurat tentang harga wajar pada saat proses pengadaan dilakukan.
Kapan HPS Digunakan sebagai Batas Tertinggi?
Ada beberapa mekanisme pemilihan penyedia yang menjadikan HPS sebagai batas tertinggi harga penawaran. Misalnya dalam pengadaan langsung atau tender dengan metode penawaran harga terendah. Dalam mekanisme ini, harga penawaran yang lebih tinggi dari HPS secara otomatis dinilai tidak wajar atau tidak dapat diterima.
Namun dalam pengadaan lain, seperti seleksi jasa konsultansi atau tender dua tahap, HPS tidak selalu menjadi batas tertinggi. HPS tetap menjadi acuan, tetapi penawaran dapat dinegosiasikan agar sesuai dengan nilai yang wajar. Bahkan dalam beberapa kasus, penawaran yang sedikit lebih tinggi masih bisa diterima selama penjelasannya logis dan sesuai ketentuan.
Karena itu, penyusun HPS harus benar-benar memahami metode pemilihan penyedia agar tidak salah menempatkan fungsi HPS dalam pengadaan.
HPS sebagai Dasar Negosiasi dalam Pengadaan
Dalam pengadaan yang memerlukan negosiasi, seperti jasa konsultansi atau pengadaan yang melibatkan perhitungan kompleks, HPS menjadi dokumen penting sebagai dasar negosiasi. HPS memberikan batasan bagi PPK tentang harga yang dianggap wajar. Jika penyedia mengajukan harga terlalu tinggi, PPK dapat menggunakan HPS untuk melakukan negosiasi.
Namun demikian, negosiasi bukan sekadar menurunkan harga, tetapi memastikan harga sesuai dengan lingkup pekerjaan dan kualitas yang diharapkan. Penyedia juga dapat menjelaskan alasan harga mereka lebih tinggi daripada HPS, misalnya karena faktor risiko pekerjaan, kebutuhan tenaga ahli yang lebih banyak, atau peralatan tambahan.
Dengan demikian, HPS menjadi dokumen yang memandu proses negosiasi agar tetap objektif dan profesional. Tanpa HPS, negosiasi sering kali menjadi subjektif dan tidak memiliki dasar jelas.
HPS Adalah Perkiraan Wajar, Bukan Harga Maksimal Mutlak
HPS adalah dokumen strategis yang berfungsi sebagai perkiraan wajar berdasarkan data pasar, bukan harga maksimal mutlak. Dalam beberapa mekanisme pemilihan, HPS bisa berperan sebagai batas tertinggi, tetapi tidak pada semua jenis pengadaan. HPS digunakan untuk menilai kewajaran harga penawaran, mendukung proses negosiasi, serta memastikan bahwa pengadaan berjalan efisien dan akuntabel.
Memahami perbedaan antara “batas tertinggi” dan “perkiraan wajar” sangat penting untuk mencegah kesalahan dalam perhitungan, evaluasi, maupun penetapan pemenang pengadaan. Dengan pemahaman yang tepat, penyusun HPS dapat bekerja lebih profesional, objektif, dan aman secara audit.
