Vendor Tidak Menyediakan Barang Sesuai Janji: Apa Langkah Hukum yang Bisa Diambil?

1. Pendahuluan

Dalam setiap kontrak pengadaan barang atau jasa, kesepakatan “barang sesuai spesifikasi” merupakan janji pokok yang harus dipenuhi vendor. Namun praktik di lapangan tidak selalu mulus: vendor kadang terlambat, mengirim barang berbeda spesifikasi, atau bahkan tidak mengirim sama sekali. Saat itu terjadi, pembeli harus mengetahui langkah‑langkah hukum yang dapat diambil untuk menegakkan haknya, memulihkan kerugian, dan mencegah vendor melakukan wanprestasi ulang.

Artikel ini memberikan panduan praktis bagi organisasi atau individu-bahkan yang tidak berlatar hukum-untuk memahami haknya, menyiapkan bukti, dan menempuh jalur hukum atau alternatif penyelesaian sengketa.

2. Hak dan Kewajiban dalam Kontrak Pengadaan

Sebelum menempuh langkah hukum, sangat penting memahami hak dan kewajiban masing‑masing pihak menurut kontrak pengadaan. Kontrak bukan sekadar dokumen formal, tetapi pijakan hukum yang memuat janji-apa yang harus dipenuhi vendor dan apa yang boleh dituntut pembeli.

2.1. Hak Pembeli

1. Menerima Barang/Jasa Sesuai Kesepakatan
   • Spesifikasi Teknis: Misalnya ukuran, bahan, sertifikasi mutu (ISO, SNI), atau fitur perangkat lunak.
   • Kuantitas: Jumlah unit atau volume harus sama persis seperti tertulis di Purchase Order (PO) atau SPK.
   • Kualitas dan Fungsionalitas: Barang harus lulus uji QC atau User Acceptance Test (UAT) sesuai standar kontrak.
   • Waktu Penyerahan: Jadwal pengiriman atau penyelesaian proyek harus mengikuti timeline yang telah disetujui.
2. Menuntut Perbaikan, Penggantian, atau Pembatalan Kontrak
   • Jika barang cacat, terlambat, atau tidak sesuai, pembeli berhak meminta corrective action:
     • Repair (perbaikan),
     • Replacement (penggantian unit baru tanpa biaya),
     • Refund (pengembalian uang muka),
     • Termination (pembatalan kontrak) jika wanprestasi bersifat material.
3. Mengklaim Ganti Rugi (Damages)
   • Ganti rugi meliputi kerugian langsung (biaya pengadaan ulang, pengiriman kilat) dan kerugian tidak langsung (kerugian operasional, hilangnya pendapatan, denda pihak ketiga).
   • Dasar hukum biasanya tercantum dalam Pasal 1365 KUH Perdata (perbuatan melawan hukum) dan klausul ganti rugi dalam kontrak.

2.2. Kewajiban Vendor

1. Menyerahkan Barang/Jasa Tepat Waktu dan Sesuai Spesifikasi
   • Mematuhi jadwal milestone dan tenggat waktu yang tercantum di kontrak atau adendum.
   • Menjamin barang/jasa sesuai rancangan teknis, standar keselamatan, dan regulasi industri (misal: regulasi obat, alat medis, atau konstruksi).
2. Menyediakan Dokumentasi Lengkap
   • Surat Jalan atau delivery note yang mencantumkan jumlah, tipe, dan kondisi barang saat dikirim.
   • Sertifikat Mutu (misal sertifikat uji laboratorium, ISO, SNI) sebagai bukti kualifikasi produk.
   • Laporan Uji atau Pemeriksaan (QC report) beserta dokumen pendukung seperti foto, video, dan lampiran teknis.
3. Menanggung Konsekuensi Wanprestasi
   • Denda Keterlambatan sesuai persentase nilai kontrak atau tarif per hari (liquidated damages).
   • Jaminan Pelaksanaan (performance bond) yang dapat dicairkan bila vendor gagal memenuhi kewajiban.
   • Biaya Penggantian termasuk pengadaan barang substitusi atau biaya logistik tambahan.

2.3. Klausul Penting dalam Kontrak

Kontrak pengadaan standard harus memuat sekurang‑kurangnya:

• Pasal Definisi dan Ruang Lingkup Pekerjaan
• Spesifikasi Teknis dan Dokumen Acuan
• Jadwal Pelaksanaan dan Penyerahan
• Skema Pembayaran termasuk termin, uang muka, dan retensi.
• Klausul Wanprestasi: denda, pembatalan, ganti rugi, force majeure.
• Jaminan Pelaksanaan: bank guarantee, asuransi pelaksanaan.
• Mekanisme Penyelesaian Sengketa: mediasi, arbitrase, atau pengadilan negeri.

Klausul‑klausul ini adalah fondasi ketika menuntut hak di jalur hukum. Tanpa klausul yang jelas, bukti wanprestasi menjadi lebih sulit dibuktikan.

3. Tanda‑Tanda Barang Tidak Sesuai Janji

Sebelum menyimpulkan bahwa vendor telah wanprestasi (melanggar janji dalam kontrak), organisasi harus bisa mendeteksi gejala sejak dini. Banyak kasus gagal pengadaan justru bisa dicegah bila sinyal‑sinyal ini direspons cepat oleh tim internal.

Berikut adalah tanda‑tanda yang umum terjadi:

3.1. Keterlambatan Pengiriman

Definisi: Barang tiba setelah batas waktu yang disepakati dalam kontrak, tanpa pemberitahuan atau alasan sah (force majeure seperti bencana alam, kerusuhan, dll).

Gejala Tambahan:

• Vendor sering beralasan logistik, namun tidak menyertakan bukti (surat keterlambatan, resi pengiriman).
• Timeline proyek molor karena keterlambatan barang.
• Sudah tiga kali berturut-turut vendor terlambat, dengan pola alasan serupa.

Dampak:

• Gangguan pada proses produksi, pelayanan, atau kegiatan operasional.
• Pemborosan biaya tenaga kerja idle dan penyimpanan sementara.

Tindakan Awal:

• Buat kronologi lengkap keterlambatan.
• Cek kontrak: apakah ada denda keterlambatan (misalnya 1/1000 per hari dari nilai kontrak)?

3.2. Spesifikasi Berbeda

Definisi: Barang tidak sesuai dengan deskripsi teknis atau gambar desain yang disepakati.

Contoh:

• Vendor mengirimkan kabel jenis TPE padahal kontrak meminta jenis PVC tahan api.
• Ukuran pipa ½ inci dikirimkan ¾ inci.
• Laptop merek X dengan prosesor i5 dikirimkan yang versi i3.

Risiko:

• Barang tidak bisa digunakan (incompatible).
• Menimbulkan bahaya keselamatan jika digunakan (misal alat listrik, medis, atau konstruksi).
• Pengeluaran tambahan untuk pengadaan ulang.

Bukti Pendukung:

• Dokumen QC (Quality Control) internal.
• Foto perbandingan barang kontrak vs barang yang diterima.
• Berita acara penerimaan barang (BAPB) yang mencatat perbedaan.

3.3. Kuantitas Tidak Sesuai

Definisi: Jumlah unit, volume, atau bobot barang lebih sedikit dari yang disepakati.

Contoh:

• Kontrak menyebutkan 1.000 liter solar industri, tapi hanya dikirim 850 liter.
• Barang dikirim dalam dua tahap, namun tahap kedua tidak pernah sampai.

Dampak:

• Operasi terganggu karena stok tidak mencukupi.
• Organisasi mengalami kerugian nilai jika pembayaran sudah dilakukan penuh.

Tindakan Awal:

• Cek dokumen penerimaan: surat jalan, invoice, dan BAST.
• Bandingkan dengan PO/SPK awal.
• Minta klarifikasi vendor secara resmi dan catat semua komunikasi.

3.4. Mutu atau Fungsionalitas Buruk

Definisi: Barang terlihat sesuai dari luar, tapi tidak berfungsi seperti seharusnya atau tidak lulus uji mutu.

Contoh:

• Mesin cetak cepat panas dan macet meski baru.
• Cat dinding mudah mengelupas meski diklaim tahan cuaca.
• Perangkat lunak tidak bisa diinstal di sistem yang sudah disyaratkan dalam kontrak.

Indikator:

• Tidak lulus uji fungsional oleh pengguna.
• Keluhan berulang dari bagian pengguna (user).
• Tidak sesuai SOP pemakaian atau standar mutu (ISO, SNI, dll).

Langkah Tindakan:

• Dokumentasikan kejadian dalam berita acara kerusakan.
• Rekam bukti foto, video, atau hasil uji teknis.
• Siapkan surat somasi pertama jika vendor tidak merespons pengaduan.

3.5. Tidak Ada Komunikasi Jelas

Definisi: Vendor tidak merespons email, telepon, atau surat resmi dari pembeli setelah pengiriman bermasalah.

Gejala:

• Vendor sering menjawab “akan dicek dulu” tapi tidak ada tindak lanjut.
• Email tidak dibalas dalam 3-5 hari kerja.
• Telepon dijawab oleh admin yang tidak memberi keputusan.
• Tidak hadir dalam undangan klarifikasi atau rapat mediasi.

Risiko:

• Penanganan masalah terhambat.
• Tidak ada itikad baik untuk menyelesaikan wanprestasi.

Tindakan Awal:

• Kirim surat resmi via email dan pos tercatat untuk meminta klarifikasi dan memberi batas waktu tanggapan.
• Dokumentasikan semua bukti kegagalan komunikasi.
• Laporkan ke manajemen untuk eskalasi hukum.

3.6. Penolakan Vendor Mengakui Kesalahan

Vendor yang menolak bertanggung jawab walaupun bukti sudah lengkap merupakan tanda serius dari potensi konflik hukum.

Contoh Respons Vendor:

• “Itu kesalahan logistik, bukan kami.”
• “Sudah kami kirim, silakan cek ulang.”
• “Tidak ada penggantian, karena ini sudah final.”

Tindakan:

• Ajukan surat sanggahan resmi.
• Aktifkan pasal arbitrase atau mediasi sesuai klausul kontrak.
• Siapkan dokumentasi untuk gugatan atau arbitrase jika tidak tercapai penyelesaian.

3.7. Langkah Taktis Setelah Deteksi Awal

Begitu satu atau lebih tanda-tanda di atas muncul:

1. Aktifkan Koordinasi Tim InternalBentuk tim kecil yang terdiri dari:
   • Bagian pengadaan (procurement)
   • User (pengguna barang/jasa)
   • Legal internal
   • Auditor internal jika dibutuhkan
2. Siapkan Dokumen dan Bukti Awal
   • Salinan kontrak
   • Purchase order (PO)
   • Invoice dan bukti pembayaran
   • BAPB, surat jalan, foto/video bukti barang
3. Lakukan Klarifikasi TertulisBerikan vendor kesempatan menyampaikan penjelasan. Gunakan surat tertulis agar bisa digunakan dalam proses hukum selanjutnya.
4. Evaluasi Jalur PenyelesaianJika vendor menunjukkan itikad baik, gunakan pendekatan negosiasi atau mediasi. Jika tidak, siapkan langkah eskalasi hukum yang lebih tinggi (sanksi, somasi, gugatan).

4. Langkah Persiapan Sebelum Menempuh Jalur Hukum

Sebelum masuk ke ranah hukum, langkah terbaik adalah mempersiapkan fondasi administratif dan legal yang kuat. Banyak gugatan gagal atau ditolak karena kurangnya bukti, kesalahan prosedur, atau tidak ditempuhnya upaya mediasi terlebih dahulu. Oleh karena itu, tahapan ini sangat krusial.

4.1. Dokumentasikan Semua Bukti

Bukti merupakan tulang punggung dari setiap sengketa hukum. Dokumentasi harus disusun rapi dan kronologis. Termasuk:

• Kontrak dan Adendum: Ini menjadi dasar hukum utama. Pastikan versi final yang ditandatangani kedua pihak.
• Surat Perintah Kerja (SPK), Purchase Order (PO), dan Surat Penawaran Harga (SPH): Bukti transaksi dan kesepakatan teknis.
• Surat Jalan dan Delivery Note: Bukti bahwa pengiriman telah (atau belum) dilakukan.
• Laporan Quality Control (QC) atau Berita Acara Pemeriksaan (BAP): Menunjukkan apakah barang diterima dalam kondisi baik atau cacat.
• Rekaman Komunikasi: Email, pesan WA, notulen rapat, atau surat menyurat formal. Ini menunjukkan sudah ada upaya komunikasi.
• Foto atau Video: Bukti visual kondisi barang atau proyek yang tidak sesuai.

📌 Tips: Buat folder digital tersendiri untuk setiap proyek/vendor, lengkap dengan timestamp dan metadata untuk memudahkan tracking.

4.2. Telaah Kontrak dan Klausul Wanprestasi

Sebelum melangkah ke jalur hukum, pastikan bahwa pelanggaran memang terjadi dan termasuk wanprestasi. Telaah klausul dalam kontrak yang mengatur:

• Denda Keterlambatan: Apakah dikenakan? Berapa persen per hari keterlambatan?
• Batas Toleransi Mutu: Jika barang cacat, apakah masih dalam batas toleransi?
• Force Majeure: Vendor bisa bebas dari tanggung jawab bila ada bencana, pandemi, atau perang. Pastikan alasan keterlambatan tidak termasuk kategori ini.
• Pemutusan Kontrak Sepihak: Apakah pembeli boleh menghentikan kontrak jika vendor tidak memenuhi komitmen?

📌 Tips: Libatkan staf legal atau konsultan hukum untuk memastikan tafsir kontrak tepat sebelum mengirim somasi.

4.3. Upaya Komunikasi dan Somasi Awal

Sesuai asas itikad baik dalam hukum perdata, pembeli wajib memberikan kesempatan vendor memperbaiki kesalahan.

• Somasi 1 (Teguran Pertama): Surat resmi yang meminta vendor menyelesaikan masalah dalam jangka waktu tertentu (misalnya 7 atau 14 hari).
• Somasi 2 (Peringatan Terakhir): Dikirim jika vendor tidak menanggapi. Berisi ancaman tindakan hukum bila tidak ada penyelesaian.

📌 Tips: Gunakan jasa kurir dengan bukti tanda terima atau pengiriman pos tercatat. Simpan resi sebagai bukti somasi sah.

5. Opsi Hukum yang Dapat Diambil

Jika vendor tetap abai setelah somasi, pembeli dapat memilih jalur hukum sesuai dengan tingkat kerugian dan kompleksitas kasus. Berikut opsi-opsinya:

5.1. Somasi Resmi dari Kuasa Hukum

Menggunakan jasa pengacara untuk mengirimkan somasi resmi bisa meningkatkan tekanan psikologis terhadap vendor.

• Surat menggunakan kop hukum kantor pengacara.
• Menunjukkan bahwa pembeli siap mengambil langkah lebih lanjut.
• Dapat mencantumkan ancaman arbitrase, gugatan perdata, atau pelaporan pidana bila perlu.

📌 Catatan: Vendor yang sebelumnya mengabaikan somasi internal sering mulai merespons setelah menerima somasi dari pengacara.

5.2. Mediasi atau Arbitrase

Mediasi

• Penyelesaian melalui mediator netral (dapat dilakukan di luar pengadilan).
• Cocok jika kedua pihak masih memiliki hubungan bisnis jangka panjang.
• Lebih cepat dan murah dibanding gugatan di pengadilan.

Arbitrase

• Penyelesaian melalui lembaga arbitrase seperti BANI (Badan Arbitrase Nasional Indonesia) atau arbitrase sektor (misalnya KADIN).
• Hanya dapat dilakukan jika ada klausul arbitrase dalam kontrak.
• Keputusan arbitrase bersifat final dan mengikat (tidak bisa diajukan banding).

📌 Tips: Jika arbitrase dipilih, pastikan kontrak memuat dengan jelas: “Segala perselisihan diselesaikan melalui arbitrase di bawah BANI.”

5.3. Gugatan Perdata di Pengadilan Negeri

Jika mediasi dan arbitrase tidak berhasil atau tidak tersedia, maka jalur litigasi adalah opsi terakhir.

• Gugatan Wanprestasi (Pasal 1238 KUHPerdata): Digunakan untuk menuntut vendor karena melanggar isi kontrak.
• Ganti Rugi (Pasal 1365 KUHPerdata): Bila ada kerugian nyata (materiil maupun immateriil) akibat pelanggaran.

Syarat Gugatan:

• Alamat hukum vendor jelas.
• Bukti lengkap telah dilakukan somasi dua kali.
• Ada kuasa hukum jika perwakilan tidak bisa hadir di pengadilan.

📌 Risiko: Proses pengadilan bisa panjang (6-18 bulan), sehingga perlu dipertimbangkan biayanya dan potensi dampak terhadap operasional.

5.4. Gugatan Ganti Rugi

Jika kerugian nyata terjadi, pembeli berhak menuntut:

• Kerugian Materiil:
  • Biaya pembelian barang pengganti.
  • Biaya keterlambatan proyek (penalti dari pihak ketiga).
  • Biaya inspeksi ulang atau pengiriman ulang.
• Kerugian Imateriil:
  • Gangguan reputasi lembaga.
  • Hilangnya kepercayaan dari stakeholder.
  • Potensi kehilangan kontrak dengan mitra lain.

📌 Catatan: Hitung kerugian berdasarkan dokumen akuntansi dan proyek. Sertakan dalam gugatan sebagai rincian klaim.

5.5. Pelaporan ke Lembaga Pengawas dan Penegak Hukum

Jika terdapat indikasi penipuan, barang palsu, atau rekayasa dokumen:

• Untuk Pengadaan Pemerintah:
  • Laporkan ke LKPP, Inspektorat Jenderal, atau APIP (Aparat Pengawasan Intern Pemerintah).
  • Sanksinya bisa berupa blacklist vendor dari e-katalog dan pengadaan pemerintah.
• Untuk Pengadaan Swasta:
  • Laporkan ke polisi jika terbukti penipuan, penggelapan, atau pemalsuan dokumen.
  • Gunakan Pasal 378 KUHP (penipuan) atau Pasal 372 KUHP (penggelapan).

📌 Tips: Pastikan laporan disertai dokumen kuat dan keterangan kronologis agar diterima aparat penegak hukum.

6. Prosedur dan Tata Cara Pengajuan Gugatan

Setelah pembeli (perorangan, perusahaan, atau instansi) memastikan adanya wanprestasi dan telah menempuh somasi tanpa hasil, maka langkah berikutnya adalah mengajukan gugatan ke Pengadilan Negeri. Gugatan ini bersifat perdata dan berfokus pada pelanggaran kontrak (wanprestasi) serta kerugian yang ditimbulkan.

Berikut alur lengkap yang harus ditempuh:

6.1. Menyiapkan Surat Gugatan

Surat gugatan adalah dokumen resmi yang memuat dalil dan bukti pelanggaran vendor. Struktur umumnya meliputi:

• Identitas Para PihakNama, alamat, jabatan, dan kapasitas hukum dari penggugat (pembeli) dan tergugat (vendor).
• Posita (Uraian Fakta dan Alasan)
  • Kronologi kontrak: tanggal perjanjian, nilai kontrak, tenggat waktu.
  • Uraian peristiwa wanprestasi: keterlambatan, spesifikasi tidak sesuai, cacat mutu, dll.
  • Bukti-bukti yang memperkuat klaim: kontrak, BAST, surat jalan, somasi, foto, laporan QC.
• Petitum (Tuntutan)
  • Meminta vendor memenuhi kewajiban sesuai kontrak.
  • Atau: pembatalan kontrak dengan ganti rugi.
  • Tambahan: pengembalian uang, denda, atau bunga keterlambatan.
  • Permohonan sita jaminan jika vendor terindikasi tidak kooperatif.

📌 Tips: Gunakan jasa pengacara atau konsultasi hukum agar redaksi gugatan sesuai standar peradilan.

6.2. Pendaftaran Gugatan di Pengadilan Negeri

Setelah surat gugatan selesai:

• Daftarkan ke bagian perdata Pengadilan Negeri di wilayah tempat tergugat (vendor) berkedudukan hukum.
• Bayar panjar biaya perkara, tergantung nilai sengketa (biasanya mencakup biaya administrasi, pemanggilan tergugat, sidang, dan pengumuman).
• Setelah membayar, akan diberikan:
  • Nomor Perkara
  • Jadwal Sidang Pertama

📌 Catatan: Beberapa pengadilan kini menyediakan pendaftaran gugatan secara daring melalui e-Court Mahkamah Agung, yang mempercepat proses administratif.

6.3. Persidangan dan Pembuktian

Proses sidang biasanya berlangsung dalam beberapa tahap:

1. Sidang Pertama – Mediasi
   • Wajib dilakukan. Pengadilan menunjuk mediator netral.
   • Jika mediasi berhasil, dibuat akta perdamaian dan sidang berhenti.
   • Jika gagal, proses lanjut ke pokok perkara.
2. Penyampaian Jawaban (Replik dan Duplik)
   • Penggugat menyampaikan replik (tanggapan atas jawaban vendor).
   • Vendor membalas dengan duplik.
3. Pembuktian
   • Bukti Dokumen: kontrak, surat, bukti transfer, laporan audit.
   • Saksi Fakta: pegawai pengadaan, teknisi, pengguna barang.
   • Saksi Ahli (opsional): dari bidang teknis, ekonomi, atau hukum.
4. Kesimpulan dan PutusanSetelah rangkaian pembuktian selesai, majelis hakim menyusun putusan berdasarkan bukti dan dalil hukum.

📌 Durasi Umum: Sekitar 4-8 bulan tergantung kompleksitas dan kehadiran pihak-pihak.

6.4. Putusan dan Eksekusi

Jika pembeli menang gugatan, maka akan dikeluarkan putusan yang bisa memuat:

• Perintah untuk Mengganti Kerugian
• Perintah untuk Menyerahkan Barang yang Belum Diserahkan
• Perintah Pembayaran Denda atau Uang Pengganti
• Penetapan Sita Jaminan atas harta vendor

Eksekusi:

Jika vendor tidak menjalankan putusan secara sukarela, penggugat dapat:

• Memohon eksekusi ke Ketua Pengadilan (via jurusita).
• Sita eksekusi atas aset vendor (tanah, kendaraan, saldo rekening).
• Lelang aset oleh kantor lelang negara untuk membayar kerugian.

📌 Catatan: Eksekusi hanya bisa dilakukan atas putusan yang sudah berkekuatan hukum tetap (inkracht), kecuali disertai “putusan serta merta” (uitvoerbaar bij voorraad).

7. Peran Konsultan Hukum dan Advokat

Menghadapi vendor bermasalah bukan hanya soal teknis pengadaan, tetapi juga menyangkut aspek hukum yang kompleks. Oleh karena itu, peran konsultan hukum sangat penting dalam seluruh tahapan proses.

Berikut manfaat konkret menggunakan jasa advokat atau firma hukum:

7.1. Menyusun Somasi dan Gugatan dengan Bahasa Hukum

Somasi yang disusun oleh pengacara memiliki kekuatan persuasi dan tekanan hukum yang lebih tinggi karena:

• Menggunakan bahasa dan struktur formal sesuai KUHPerdata.
• Mencantumkan dasar hukum pasal-pasal wanprestasi.
• Disertai analisis awal tentang pelanggaran vendor.

📌 Manfaat: Vendor lebih cenderung serius merespons karena ancaman hukum menjadi nyata.

7.2. Mengelola Proses Mediasi atau Arbitrase

Jika mediasi wajib (di pengadilan) atau arbitrase (berdasarkan klausul kontrak), advokat dapat:

• Menjadi negosiator yang terlatih dan netral.
• Menyusun dokumen kesepakatan damai agar mengikat secara hukum.
• Melindungi posisi hukum klien dalam negosiasi atau kompromi.

7.3. Menyiapkan Saksi Ahli dan Bukti Teknis

Dalam banyak kasus pengadaan, persoalan menyentuh aspek teknis (mutu barang, spesifikasi, kerugian finansial). Pengacara dapat:

• Menyediakan saksi ahli dari kalangan profesional atau akademisi.
• Menyusun perhitungan kerugian dengan pendekatan ekonomi atau forensik keuangan.
• Menghadirkan laporan ahli sebagai bagian dari alat bukti.

7.4. Menangani Eksekusi Putusan

Eksekusi bukan proses sederhana. Advokat akan:

• Menyusun permohonan eksekusi.
• Mengawal proses sita jaminan.
• Mengkoordinasikan dengan juru sita dan kantor lelang.
• Melakukan monitoring hingga pembayaran selesai.

7.5. Memastikan Strategi Litigasi Tepat Sasaran

Pengacara berpengalaman akan membantu:

• Menentukan apakah lebih baik gugatan biasa, cepat, atau permohonan sederhana.
• Menganalisis peluang menang.
• Menghindari gugatan yang prematur atau tidak memenuhi syarat formil.

📌 Tips Memilih Firma Hukum:

• Pilih yang berpengalaman di bidang kontrak bisnis dan pengadaan.
• Periksa rekam jejak sengketa vendor yang pernah ditangani.
• Pastikan memiliki tim dengan pemahaman teknis dan sektor industri terkait.

8. Alternatif Non‑Hukum: Kompensasi dan Solusi Win-Win

Tidak semua konflik vendor harus berakhir di meja hijau. Dalam banyak kasus, pembeli justru dihadapkan pada dilema: menuntut vendor dengan risiko hubungan rusak, atau mencari jalan tengah demi kesinambungan proyek jangka panjang. Inilah saatnya mempertimbangkan solusi non-litigasi.

8.1. Kompensasi Finansial

Diskon atau potongan harga bisa menjadi bentuk kompensasi yang langsung terasa manfaatnya. Misalnya:

• Pemotongan 20-30% dari tagihan terakhir karena keterlambatan pengiriman.
• Penghapusan biaya instalasi atau ongkos kirim ulang sebagai bentuk goodwill.

Kompensasi ini harus ditulis ulang secara tertulis melalui adendum atau berita acara kesepakatan.

📌 Keuntungan: Lebih cepat dibanding gugatan. Dana yang semestinya untuk proses hukum bisa dipakai untuk memperbaiki proyek.

8.2. Produk Tambahan atau Layanan Gratis

Jika vendor bersedia mengganti kerugian secara barang atau jasa, maka:

• Add-on: Pemberian unit tambahan tanpa biaya.
• Extended Warranty: Perpanjangan masa garansi dari 1 tahun menjadi 3 tahun.
• Free Maintenance: Jasa servis, kalibrasi, atau pelatihan gratis sebagai kompensasi atas kelalaian sebelumnya.

📌 Tips: Tetap dokumentasikan sebagai bentuk rekonsiliasi agar tidak menimbulkan klaim sepihak di kemudian hari.

8.3. Revisi Proyek Tanpa Biaya Tambahan

Vendor yang bertanggung jawab sering kali bersedia melakukan revisi proyek jika diberi kesempatan memperbaiki:

• Menarik kembali barang tidak sesuai untuk diperbaiki atau diganti.
• Melakukan pengiriman ulang tanpa biaya tambahan.
• Mengirim teknisi onsite untuk menyelesaikan instalasi yang sempat gagal.

Solusi ini sangat cocok untuk proyek infrastruktur, pengadaan sistem, dan alat berat yang bernilai tinggi.

8.4. Penyusunan Perjanjian Baru dengan Monitoring Ketat

Apabila konflik berhasil diselesaikan secara damai, langkah berikutnya adalah menyusun kontrak lanjutan atau penjadwalan ulang proyek. Disarankan:

• Menggunakan milestone-based payment.
• Mewajibkan vendor menyerahkan laporan mingguan atau progress bulanan.
• Melibatkan tim QC eksternal.

📌 Manfaat: Tetap menjaga hubungan dengan vendor yang punya potensi jangka panjang, namun dalam kerangka kerja yang lebih disiplin.

8.5. Manfaat Strategis Pendekatan Win-Win

• Menghindari biaya hukum dan waktu yang panjang.
• Menjaga reputasi organisasi yang cenderung proaktif menyelesaikan masalah.
• Memberi kesempatan kepada vendor untuk memperbaiki kinerja dan menjaga keberlanjutan kerja sama di masa depan.

Namun, pendekatan ini hanya efektif bila vendor menunjukkan itikad baik dan kesiapan konkret untuk memperbaiki pelanggaran. Jika tidak, langkah hukum tetap menjadi opsi logis.

9. Tips Menghindari Masalah Serupa di Masa Depan

Pengadaan yang bermasalah sering kali berakar dari proses awal yang longgar atau tergesa-gesa. Berikut strategi pencegahan konkret yang dapat diterapkan:

9.1. Kontrak Jelas dan Terperinci

Pastikan kontrak mencantumkan secara eksplisit:

• Spesifikasi teknis (ukuran, bahan, standar mutu).
• SLA (Service Level Agreement): waktu pengiriman, respon garansi, dan dukungan teknis.
• Sanksi wanprestasi dan skema denda progresif.

📌 Contoh: “Setiap keterlambatan pengiriman akan dikenakan denda 1‰ per hari dari nilai kontrak.”

9.2. Pra-Kualifikasi Vendor

Jangan asal pilih vendor. Lakukan penilaian awal terhadap:

• Portofolio dan pengalaman proyek sejenis.
• Testimoni atau referensi dari pembeli sebelumnya.
• Status hukum dan keuangan vendor.

Gunakan sistem vendor rating berbasis kinerja aktual, bukan sekadar harga murah.

9.3. Pilot Project atau Sample Order

Sebelum membuat kontrak skala besar, ujilah vendor lewat:

• Sample order: Misalnya 10% dari total jumlah barang.
• Proyek percontohan: Cocok untuk sistem IT, alat laboratorium, atau layanan pelatihan.

📌 Manfaat: Bisa langsung terlihat kualitas barang, layanan purna jual, dan respons vendor.

9.4. Skema Pembayaran Bertahap

Hindari pembayaran DP besar di awal tanpa jaminan pengiriman. Gunakan sistem:

• Progress payment: Pembayaran sesuai tahapan pengiriman dan hasil QC.
• Retention fund: Menahan 5-10% pembayaran sampai proyek benar-benar selesai.

9.5. Audit dan Inspeksi oleh Pihak Ketiga

Libatkan pihak eksternal untuk:

• Quality Control independen di tempat produksi/vendor.
• Audit kepatuhan kontrak sebelum pembayaran akhir.
• Pengawasan distribusi untuk proyek besar atau lintas wilayah.

📌 Tips: Gunakan layanan konsultan QC tersertifikasi atau laboratorium uji mutu yang terakreditasi.

10. Kesimpulan

Saat vendor gagal menyediakan barang sesuai janji, pembeli memiliki hak kuat untuk menuntut pelaksanaan kontrak, ganti rugi, bahkan memutus kontrak. Kunci keberhasilan langkah hukum adalah persiapan bukti, pemahaman klausul kontrak, dan pemilihan jalur penyelesaian sengketa-baik mediasi, arbitrase, maupun gugatan perdata.

Dengan kebijakan pengadaan yang akuntabel, kontrak yang lengkap, dan tim legal yang siap, organisasi dapat melindungi haknya, meminimalkan kerugian, dan memastikan vendor mematuhi komitmen profesional.

Ingatlah, sengketa pengadaan bukan sekadar soal menang kalah di pengadilan, melainkan menjaga integritas proses dan kepercayaan stakeholder.