Pelaksanaan mini-kompetisi di katalog elektronik tampak sederhana: buat paket, tunggu penawaran, pilih pemenang. Kenyataannya, ada banyak langkah detail yang mudah terlewat dan berpotensi menimbulkan masalah — mulai dari administrasi yang bolong sampai pembatalan kompetisi yang merugikan. Artikel ini menguraikan kesalahan-kesalahan PPK yang sering muncul dalam praktik mini-kompetisi, menjelaskan dampaknya pada proses dan hasil pengadaan, serta memberi saran praktis untuk menghindarinya. Semua penjelasan disusun dengan bahasa sederhana dan naratif agar mudah dipahami oleh PPK, pejabat pengadaan, atau siapa saja yang terlibat dalam proses e-purchasing.
Menetapkan spesifikasi yang kabur atau tidak realistis
Salah satu kesalahan paling awal dan paling fatal adalah menyusun spesifikasi produk atau pekerjaan yang tidak jelas, ambigu, atau tidak mencerminkan kebutuhan sebenarnya. Spesifikasi yang kabur memicu tawaran yang tidak relevan, mengundang pertanyaan klarifikasi, atau memaksa PPK melakukan perubahan paket berulang kali. Akibatnya, proses menjadi lebih panjang, peserta bingung, dan risiko pembatalan meningkat apabila persyaratan tidak sesuai dengan peraturan. Oleh karena itu PPK harus meluangkan waktu untuk merinci spesifikasi, menyesuaikan dengan snapshot produk bila menggunakan katalog, dan melakukan market sounding sebelum menayangkan paket sehingga persyaratan teknis realistis dan terukur.
Salah memilih antara itemized dan non-itemized
Memilih model paket itemized atau non-itemized tanpa analisis pasar sering menyebabkan paket tidak menarik bagi penyedia yang tepat. Paket itemized cocok bila PPK ingin memberi peluang penyedia lokal untuk memenangkan sebagian item atau saat banyak lokasi terlibat; paket non-itemized cocok bila PPK butuh satu penyedia bertanggung jawab penuh. Jika PPK salah memilih, misalnya menetapkan non-itemized untuk paket multi-location tetapi tidak ada penyedia yang memiliki kapasitas untuk seluruh lokasi, maka hasilnya bisa hanya satu penawar atau tidak ada penawar yang lulus evaluasi. Keputusan model paket harus didasarkan pada kondisi pasar, tujuan kebijakan, dan kemampuan penyedia yang ada.
Menentukan pagu atau HPS tanpa dasar data yang memadai
Menetapkan pagu kompetisi atau HPS yang tidak didukung data pasar membuka peluang masalah: jika pagu terlalu rendah, banyak penyedia ragu ikut; jika pagu terlalu tinggi, pemborosan anggaran mungkin terjadi. PPK sebaiknya menggunakan referensi harga untuk paket kecil dan HPS untuk paket di atas ambang, serta mengumpulkan sumber-sumber pembanding seperti price list pabrikan, kontrak sebelumnya, dan engineer estimate. Menyusun HPS secara terburu-buru tanpa dokumentasi menyebabkan kesulitan saat melakukan evaluasi kewajaran harga dan bisa memicu sanggahan atau pembatalan.
Tidak melakukan market sounding atau riset penyedia sebelum membuat paket
Banyak PPK menayangkan paket langsung tanpa melakukan market sounding untuk mengetahui kapasitas dan perilaku penyedia di pasar. Akibatnya, persyaratan yang dibuat tidak sesuai dengan realitas: misalnya meminta kapasitas nasional untuk pekerjaan kecil atau menetapkan waktu penyelesaian yang tidak realistis untuk lokasi terpencil. Market sounding sederhana—menghubungi beberapa penyedia, menelaah katalog, atau melihat kontrak serupa sebelumnya—memberi informasi berharga untuk merancang paket yang realistis dan meminimalkan risiko tanpa peserta.
Kurang jelasnya ketentuan lokasi dan waktu penyelesaian
Menentukan lokasi pengiriman dan waktu penyelesaian adalah hal wajib dalam pembuatan paket, tetapi sering disusun secara generik atau tanpa rincian. Untuk paket multi-location, kegagalan merinci alamat penerimaan, kendala akses, atau jam operasional penerimaan berakibat pada penawaran yang keliru dan masalah pelaksanaan. PPK harus merinci lokasi dan waktu penyelesaian sejak awal agar penyedia bisa menghitung biaya logistik secara akurat dan menyiapkan rencana mobilisasi yang realistis.
Mengabaikan persyaratan administrasi penting
Kesalahan administratif seperti tidak memeriksa KBLI yang sesuai, NIB, atau mengizinkan penawaran tanpa penayangan produk menyebabkan diskualifikasi administratif yang sebenarnya mudah dihindari. Di katalog, hanya penyedia dengan KBLI relevan yang bisa mendaftar; produk juga harus ditayangkan (snapshot) sebelum penawaran. Mengabaikan hal-hal ini membuat banyak penawaran terpaksa digugurkan karena persyaratan dasar tidak terpenuhi. PPK harus memeriksa kelengkapan dokumen administratif pada tahap awal pembuatan paket dan menjelaskan persyaratan tersebut secara gamblang di dokumen kompetisi.
Tidak mengatur mekanisme klarifikasi dan penjelasan paket dengan baik
Kegagalan menyelenggarakan sesi penjelasan paket atau menyediakan saluran tanya jawab yang terdokumentasi membuat banyak interpretasi berbeda di antara peserta. Ketika PPK menerima banyak pertanyaan yang tidak terdokumentasi, hasilnya adalah ketidaksetaraan informasi dan potensi sengketa. Praktik baik adalah mengadakan pemberian penjelasan yang dicatat, menjawab pertanyaan secara tertulis di platform katalog sehingga semua peserta mendapat informasi sama, dan memberi tenggat yang cukup untuk respons. Ini meningkatkan transparansi dan menurunkan risiko klaim di kemudian hari.
Lalai menerapkan pemeriksaan kewajaran harga saat dibutuhkan
Peraturan menyebutkan bahwa jika harga penawaran berada di bawah ambang tertentu (misalnya < 80% dari pagu), PPK harus melakukan evaluasi kewajaran harga dan meminta struktur pembentuk harga. Mengabaikan langkah ini adalah kesalahan besar: penyedia murah namun tidak wajar dapat lolos dan gagal di lapangan. PPK yang tidak melaksanakan pemeriksaan kewajaran melewatkan momen untuk menilai apakah penawaran realistis atau fiktif. Menetapkan prosedur internal untuk memicu verifikasi kewajaran pada ambang tertentu membantu mencegah hasil yang berisiko.
Kurang teliti memeriksa Sisa Kemampuan Paket (SKP)
SKP sering menjadi parameter penting untuk menilai apakah penyedia memiliki kapasitas menyelesaikan pekerjaan baru tanpa mengganggu kontrak lain. PPK yang mengabaikan atau hanya melihat SKP secara superfisial berisiko menetapkan pemenang yang tidak mampu melaksanakan. Verifikasi SKP harus meliputi pengecekan daftar proyek berjalan, progres, ketersediaan tenaga ahli, dan kepemilikan atau rencana sewa peralatan. Hasil pemeriksaan SKP yang kuat mengurangi kemungkinan penundaan atau kegagalan pelaksanaan.
Mengubah paket setelah publikasi tanpa pertimbangan matang
Perubahan paket dapat dilakukan sampai masa penawaran selesai, tetapi mengubah informasi pokok setelah publikasi atau setelah ada penawaran tanpa alasan yang jelas menciptakan ketidakpastian. Kesalahan PPK di sini termasuk memperpanjang waktu kompetisi berkali-kali atau merubah persyaratan teknis yang krusial ketika peserta sudah menyiapkan penawaran. Bila perubahan terpaksa dilakukan, catat semua alasan dan pastikan pengumuman perubahan jelas serta memberi ruang waktu yang wajar agar peserta menyesuaikan penawaran mereka.
Tidak menyiapkan dokumen kompetisi yang lengkap (Doktis)
Untuk paket pekerjaan konstruksi, dokumen kompetisi harus lengkap—termasuk spesifikasi teknis, DED bila relevan, rencana jaminan, dan nilai jaminan pelaksanaan. Mengabaikan penyusunan Doktis yang tepat berujung pada evaluasi yang tidak akurat dan potensi pembatalan bila ditemukan kekurangan yang signifikan. PPK harus memeriksa kelengkapan Doktis sebelum publikasi sehingga proses penawaran dan evaluasi berjalan lancar.
Kurangnya perhatian pada pembagian paket multi-location
PPK kerap mengabaikan dampak multi-location saat menyusun paket. Tidak menyiapkan pembagian per lokasi, kolom biaya pengiriman per zona, atau mekanisme verifikasi per lokasi membuat perbandingan penawaran menjadi tidak adil dan pengelolaan pelaksanaan menjadi rumit. Ketika paket melibatkan banyak lokasi, PPK perlu mempertimbangkan apakah akan itemized atau non-itemized, menetapkan jadwal per lokasi, dan mensyaratkan dokumentasi serah terima yang jelas untuk tiap titik.
Mengabaikan penetapan jaminan dan mekanisme pembayaran yang tepat
Tidak menetapkan atau merencanakan jaminan penawaran, uang muka, dan jaminan pelaksanaan sesuai nilai pagu dapat menempatkan PPK pada risiko finansial bila penyedia gagal melaksanakan. Jaminan yang proporsional dan mekanisme pembayaran berdasarkan milestone yang terverifikasi membantu mengurangi risiko wanprestasi. PPK perlu mengacu pada pedoman nilai jaminan dan memasukkan ketentuan tersebut ke dalam Doktis.
Tidak mendokumentasikan seluruh proses sebagai jejak audit
Salah satu kesalahan yang sering terlupakan adalah tidak menyimpan dokumentasi lengkap: notulen penjelasan, jawaban klarifikasi, perubahan paket, hasil verifikasi kewajaran, dan notulen evaluasi. Tanpa jejak audit yang rapi, PPK rentan menghadapi gugatan administrasi atau pertanyaan auditor. Semua keputusan penting harus didokumentasikan dan disimpan dalam sistem agar bila terjadi sengketa, PPK dapat mempertanggungjawabkan tindakannya.
Kurang sigap menangani indikasi penawaran fiktif atau dumping
Ketika muncul indikasi penawaran fiktif atau praktik dumping (harga ekstrim rendah), PPK harus segera menerapkan langkah verifikasi: meminta struktur pembentuk harga, mengecek SKP, dan bila perlu menunda penetapan pemenang sampai verifikasi selesai. Mengabaikan indikasi ini demi “kecepatan” berisiko menempatkan proyek pada pemenang yang tidak mampu melaksanakan. Mekanisme pembatalan paket juga harus dipahami dan siap dipakai bila ditemukan indikasi persaingan tidak sehat.
Tidak menyiapkan tim evaluasi yang kompeten dan prosedur SOP internal
PPK yang tidak membentuk tim evaluasi dengan keahlian teknis, komersial, dan administrasi akan kesulitan menilai penawaran secara menyeluruh. SOP internal untuk penilaian kewajaran harga, verifikasi SKP, dan tata cara meminta klarifikasi harus tersedia. Investasi pada pelatihan tim dan SOP membuat proses lebih konsisten dan mengurangi kesalahan subyektif.
Lalai memanfaatkan fitur aplikasi katalog
Katalog elektronik menyediakan fitur penting seperti snapshot produk, unggahan dokumen pendukung, dan papan peringkat. Mengabaikan fitur ini — misalnya tidak memeriksa kesesuaian penawaran terhadap snapshot atau tidak memanfaatkan kolom unggahan bukti — membuat proses verifikasi lebih sulit dan membuka celah administrasi. PPK perlu memahami dan memanfaatkan fitur aplikasi agar evaluasi berlangsung efisien dan transparan.
Gagal menimbang aspek purna jual dan jaringan layanan dalam evaluasi
Sering PPK menilai hanya pada harga dan spesifikasi teknis tanpa mempertimbangkan layanan purna jual yang menentukan keberhasilan pemakaian jangka panjang. Untuk barang teknis dan paket multi-location, menilai jaringan layanan, SLA, dan ketersediaan suku cadang adalah penting. Mengabaikan aspek ini sering menyebabkan masalah pasca-penerimaan yang mengganggu fungsi layanan publik.
Menetapkan tenggat konfirmasi pemenang tanpa kesiapan administrasi
Peraturan menetapkan tenggat waktu konfirmasi pemenang (misalnya tiga hari kerja). PPK yang tidak siap menerima konfirmasi, menagih jaminan pelaksanaan, atau menandatangani kontrak dalam alur waktu ini bisa kehilangan pemenang dan harus mengevaluasi peringkat berikutnya. Menyusun checklist administrasi pasca-penetapan sejak awal menghindarkan kebingungan saat langkah ini tiba.
Hindari buru-buru, rencanakan, dokumentasikan, dan verifikasi
Kesalahan umum PPK saat menjalankan mini-kompetisi sebagian besar berakar pada perencanaan yang kurang matang, dokumentasi yang tidak lengkap, dan verifikasi yang lemah. Menghindari kesalahan tersebut membutuhkan pendekatan sistematis: lakukan market sounding, susun spesifikasi dan Doktis yang jelas, pilih model paket yang sesuai, tetapkan pagu/HPS berbasis data, siapkan mekanisme verifikasi (termasuk kewajaran harga dan SKP), dokumentasikan setiap keputusan, dan latih tim evaluasi. Dengan menerapkan langkah-langkah praktis ini, proses mini-kompetisi dapat berjalan cepat namun tetap akuntabel dan menghasilkan pemenang yang benar-benar mampu mengeksekusi pekerjaan demi kepentingan publik. Referensi aturan dan praktik pada pedoman mini-kompetisi menjadi panduan yang harus selalu dijadikan rujukan dalam setiap tahap pelaksanaan.
