Ketika Perasaan Mengalahkan Perhitungan
Dalam praktik pengadaan, negosiasi sering kali dipandang sebagai seni membaca situasi dan lawan bicara. Tidak sedikit pelaku pengadaan, baik dari pihak penyedia maupun pengguna anggaran, merasa percaya diri mengandalkan intuisi atau “feeling” yang terbentuk dari pengalaman bertahun-tahun. Intuisi dianggap mampu membantu mengambil keputusan cepat, membaca gelagat tersembunyi, dan menentukan langkah tanpa harus berlama-lama menganalisis data. Namun, dalam konteks pengadaan yang sarat kepentingan, regulasi, dan risiko hukum, intuisi justru bisa menjadi jebakan yang berbahaya jika tidak dikendalikan oleh data dan fakta.
Pengadaan bukan sekadar soal mendapatkan harga terbaik, tetapi juga memastikan kualitas, kepatuhan aturan, dan keberlanjutan pelaksanaan kontrak. Ketika intuisi menjadi landasan utama dalam negosiasi, keputusan sering kali bersifat subjektif dan sulit dipertanggungjawabkan. Apa yang terasa “masuk akal” belum tentu benar secara objektif. Apa yang terlihat “aman” belum tentu sesuai dengan kondisi nyata di lapangan. Pendahuluan ini menjadi pintu masuk untuk memahami bahwa intuisi, meskipun tidak sepenuhnya salah, memiliki banyak keterbatasan ketika dijadikan dasar utama dalam negosiasi pengadaan.
Memahami Peran Intuisi dalam Negosiasi
Intuisi pada dasarnya adalah hasil dari akumulasi pengalaman, pengamatan, dan kebiasaan yang tersimpan di alam bawah sadar. Dalam banyak situasi sehari-hari, intuisi membantu seseorang mengambil keputusan dengan cepat tanpa harus berpikir panjang. Dalam negosiasi pengadaan, intuisi sering muncul dalam bentuk penilaian spontan terhadap penawaran penyedia, sikap percaya atau curiga terhadap lawan bicara, serta perkiraan hasil akhir tanpa perhitungan rinci. Intuisi ini tidak selalu salah, terutama jika didukung pengalaman panjang di bidang yang sama.
Namun, masalah muncul ketika intuisi diperlakukan sebagai kebenaran mutlak. Pengadaan adalah proses yang kompleks, melibatkan variabel harga pasar, spesifikasi teknis, risiko pelaksanaan, hingga aspek hukum. Tidak semua variabel ini bisa ditangkap oleh intuisi. Bahkan pengalaman panjang sekalipun tidak menjamin intuisi selalu tepat, karena kondisi pasar dan regulasi terus berubah. Ketika intuisi tidak diperiksa dengan data, ia bisa menyesatkan dan mendorong keputusan yang keliru.
Selain itu, intuisi sangat dipengaruhi oleh bias pribadi. Preferensi terhadap penyedia tertentu, pengalaman buruk di masa lalu, atau tekanan situasional dapat membentuk intuisi yang tidak objektif. Dalam negosiasi pengadaan, bias semacam ini berbahaya karena dapat mengarah pada keputusan yang tidak adil dan tidak efisien. Oleh karena itu, memahami peran intuisi secara proporsional menjadi langkah awal untuk menghindari kesalahan yang lebih besar.
Bias Subjektif yang Menyertai Intuisi
Salah satu kesalahan terbesar dalam mengandalkan intuisi adalah ketidaksadaran terhadap bias subjektif. Bias ini muncul secara alami dalam pikiran manusia dan sering kali tidak disadari. Dalam negosiasi pengadaan, bias dapat muncul dalam berbagai bentuk, seperti terlalu percaya pada penyedia yang sudah dikenal, meremehkan penyedia baru, atau menganggap harga tertentu pasti terlalu mahal atau terlalu murah tanpa dasar data yang kuat.
Bias subjektif membuat intuisi menjadi tidak netral. Keputusan yang diambil lebih mencerminkan persepsi pribadi dibandingkan realitas objektif. Misalnya, seorang negosiator merasa yakin bahwa penyedia tertentu “pasti bisa menurunkan harga” karena pernah berhasil ditekan sebelumnya. Intuisi ini bisa saja salah jika kondisi biaya penyedia sudah berubah. Tanpa data pendukung, negosiasi bisa berakhir buntu atau bahkan merusak hubungan kerja.
Dalam pengadaan, bias subjektif juga berpotensi menimbulkan persoalan etika dan hukum. Keputusan yang terlihat subjektif dapat menimbulkan kecurigaan pihak lain dan membuka ruang tudingan ketidakadilan. Oleh karena itu, mengandalkan intuisi tanpa menyadari bias yang menyertainya bukan hanya kesalahan teknis, tetapi juga risiko reputasi dan integritas. Data dan fakta berfungsi sebagai alat koreksi terhadap bias, memastikan bahwa intuisi tidak berjalan liar tanpa kendali.
Intuisi vs Kompleksitas Pengadaan
Pengadaan memiliki karakteristik yang jauh lebih kompleks dibandingkan negosiasi biasa. Setiap keputusan dalam pengadaan berdampak pada anggaran publik, kualitas layanan, dan keberhasilan program. Kompleksitas ini mencakup aspek teknis, finansial, administratif, dan hukum yang saling terkait. Intuisi, dengan sifatnya yang sederhana dan cepat, sering kali tidak mampu menangkap keseluruhan kompleksitas tersebut.
Ketika negosiator hanya mengandalkan intuisi, banyak detail penting yang terlewatkan. Spesifikasi teknis yang tampak sepele bisa berujung pada masalah besar dalam pelaksanaan kontrak. Harga yang terasa wajar secara intuisi bisa saja tidak kompetitif jika dibandingkan dengan data pasar. Risiko pelaksanaan yang tidak terlihat di awal bisa muncul di tengah jalan dan mengganggu proyek. Semua ini menunjukkan bahwa intuisi memiliki keterbatasan dalam menghadapi kompleksitas pengadaan.
Kompleksitas juga menuntut adanya dokumentasi dan pertanggungjawaban. Keputusan berbasis intuisi sulit dijelaskan secara logis ketika diminta klarifikasi oleh auditor atau pengawas. Tanpa data, alasan di balik keputusan menjadi kabur dan rentan dipersoalkan. Inilah sebabnya mengapa intuisi seharusnya hanya menjadi pelengkap, bukan pengganti analisis data dalam negosiasi pengadaan.
Risiko Finansial Akibat Keputusan Intuitif
Salah satu dampak paling nyata dari mengandalkan intuisi dalam negosiasi pengadaan adalah risiko finansial. Keputusan yang tidak didukung data dapat menyebabkan harga yang disepakati tidak efisien, baik terlalu tinggi maupun terlalu rendah. Harga yang terlalu tinggi jelas merugikan anggaran, sementara harga yang terlalu rendah berpotensi menurunkan kualitas atau menyebabkan kegagalan pelaksanaan.
Intuisi sering kali gagal memperhitungkan struktur biaya penyedia secara rinci. Tanpa data, negosiator mungkin menganggap penyedia masih memiliki ruang untuk menurunkan harga, padahal margin mereka sudah sangat tipis. Akibatnya, penyedia terpaksa menekan kualitas atau mencari celah lain untuk menutupi kerugian. Sebaliknya, intuisi juga bisa membuat negosiator menerima harga yang sebenarnya masih bisa dinegosiasikan karena merasa “sudah cukup baik”.
Risiko finansial ini tidak hanya berdampak jangka pendek, tetapi juga jangka panjang. Proyek yang bermasalah akibat kesepakatan harga yang tidak realistis akan memerlukan biaya tambahan untuk perbaikan atau bahkan pengadaan ulang. Semua ini menunjukkan bahwa intuisi yang tidak diuji dengan data dapat menjadi sumber pemborosan yang serius dalam pengadaan.
Contoh Kasus Ilustrasi
Sebuah instansi melakukan negosiasi pengadaan barang dengan penyedia yang telah lama bekerja sama. Pejabat pengadaan merasa yakin, berdasarkan intuisi dan pengalaman sebelumnya, bahwa harga yang diajukan sudah cukup kompetitif. Tanpa melakukan pembandingan harga pasar terbaru, negosiasi dilakukan secara singkat dan kesepakatan pun tercapai. Pada saat itu, semua pihak merasa puas dan yakin telah membuat keputusan yang tepat.
Beberapa bulan kemudian, muncul temuan bahwa harga barang tersebut jauh lebih tinggi dibandingkan harga pasar saat pengadaan dilakukan. Ternyata, terjadi penurunan harga signifikan akibat perubahan pasokan global yang tidak diperhitungkan. Intuisi yang didasarkan pada pengalaman lama tidak lagi relevan dengan kondisi pasar terkini. Instansi pun menghadapi kritik dan harus memberikan klarifikasi atas keputusan yang diambil.
Kasus ini menggambarkan bagaimana intuisi yang tidak dilengkapi data dapat menyesatkan. Niat awal mungkin baik dan tidak ada unsur kesengajaan, tetapi hasil akhirnya tetap merugikan. Jika sejak awal negosiasi didukung data harga pasar terbaru, keputusan yang diambil bisa berbeda dan lebih akuntabel. Ilustrasi ini menegaskan bahwa dalam pengadaan, intuisi tanpa data adalah risiko yang nyata.
Pentingnya Data sebagai Penyeimbang Intuisi
Data bukanlah musuh intuisi, melainkan penyeimbangnya. Intuisi dapat membantu membaca situasi secara cepat, sementara data memberikan landasan objektif untuk memastikan keputusan yang diambil benar-benar rasional. Dalam negosiasi pengadaan, data seperti harga pasar, riwayat kontrak, dan analisis biaya menjadi alat penting untuk menguji kebenaran intuisi.
Ketika intuisi mengatakan suatu penawaran terlalu tinggi atau terlalu rendah, data dapat digunakan untuk memverifikasi perasaan tersebut. Dengan cara ini, intuisi tidak diabaikan, tetapi juga tidak dibiarkan mendominasi. Pendekatan ini menghasilkan keputusan yang lebih seimbang, menggabungkan pengalaman manusia dengan fakta objektif. Negosiasi pun menjadi lebih terarah dan profesional.
Selain itu, data membantu membangun kepercayaan antar pihak. Ketika argumen didukung data, lawan negosiasi lebih mudah menerima penjelasan dan keputusan. Ini sangat penting dalam pengadaan yang menuntut transparansi. Dengan data, negosiasi tidak lagi bergantung pada siapa yang paling yakin atau paling berpengalaman, tetapi pada siapa yang paling siap secara informasi.
Penutup
Mengandalkan intuisi dalam negosiasi pengadaan adalah kesalahan yang sering terjadi dan sering kali tidak disadari. Intuisi memang memiliki peran, tetapi tidak boleh menjadi satu-satunya dasar pengambilan keputusan. Kompleksitas pengadaan, risiko finansial, dan tuntutan akuntabilitas menuntut pendekatan yang lebih rasional dan berbasis data. Intuisi tanpa data mudah terjebak bias, salah membaca situasi, dan berujung pada keputusan yang merugikan.
Negosiasi pengadaan yang baik adalah negosiasi yang menggabungkan pengalaman, intuisi, dan data secara seimbang. Data dan fakta menjadi fondasi utama, sementara intuisi berperan sebagai pelengkap yang membantu membaca konteks dan dinamika pembicaraan. Dengan pendekatan ini, keputusan yang diambil tidak hanya terasa benar, tetapi juga dapat dibuktikan kebenarannya. Inilah kunci menuju pengadaan yang profesional, transparan, dan bertanggung jawab.
