Dalam praktik e-purchasing dan mini-kompetisi pada katalog elektronik, penentuan lokasi kerja — apakah paket bersifat single location (satu lokasi pengiriman/pelaksanaan) atau multi location (beberapa lokasi) — bukan sekadar detail administratif. Keputusan itu memengaruhi desain paket, model kompetisi (itemized atau non-itemized), perhitungan harga, logistik, kapasitas pelaksana, dan mekanisme verifikasi. Memahami perbedaan mendasar antara single location dan multi location membantu PPK merancang paket yang realistis dan membantu penyedia menyusun penawaran yang layak dan dapat dipertanggungjawabkan. Prinsip-prinsip teknis dan aturan prosedural yang dipakai dalam panduan mini-kompetisi untuk menetapkan lokasi dan mengelola implikasinya dalam seluruh tahapan pengadaan.
Apa itu single location dan apa itu multi location?
Single location merujuk pada paket pengadaan yang seluruh pengiriman barang, instalasi, atau pekerjaan dilaksanakan pada satu titik fisik yang jelas — misalnya satu kantor, satu gudang, atau satu lokasi proyek. Paket semacam ini relatif sederhana dari sisi logistik dan penjadwalan, sehingga perhitungan biaya pengiriman dan manajemen pelaksanaan cenderung homogen. Sebaliknya, multi location berarti paket mencakup pengiriman atau pelaksanaan di beberapa titik yang tersebar — bisa antar kecamatan, kabupaten, atau bahkan lintas pulau — yang menghadirkan variasi biaya, waktu, dan tantangan teknis per lokasi. Penentuan ini harus dicantumkan pada dokumen paket sehingga penyedia dapat menyiapkan penawaran per lokasi atau untuk seluruh paket sesuai persyaratan.
Dampak pilihan lokasi pada model paket: itemized vs non-itemized
Pilihan antara single location dan multi location sering berkaitan langsung dengan keputusan apakah paket dibuat itemized atau non-itemized. Paket itemized memungkinkan setiap item atau kelompok item dimenangkan oleh penyedia berbeda, sehingga untuk paket multi location PPK sering memilih itemized agar penyedia lokal yang tersedia di masing-masing titik dapat ikut serta dan menang pada bagian tertentu. Ini menurunkan biaya logistik dan memudahkan layanan purna jual. Sementara paket non-itemized mengharuskan satu penyedia memenangkan seluruh item atau seluruh lokasi; model ini memberi keuntungan pengelolaan kontrak tunggal dan tanggung jawab terpusat, tapi menuntut penyedia yang memiliki kapasitas distribusi dan mobilisasi yang besar. Penetapan model paket sebaiknya mempertimbangkan kondisi pasar penyedia dan tujuan kebijakan, seperti pemberdayaan penyedia mikro/kecil atau konsistensi pelaksanaan.
Pengaruh lokasi terhadap perhitungan harga dan pagu kompetisi
Lokasi pengiriman memengaruhi komponen harga secara langsung. Untuk paket single location, biaya pengiriman, instalasi, dan mobilisasi dihitung satu kali dan lebih mudah distandarisasi. Namun pada paket multi location tiap titik dapat memiliki ongkos kirim berbeda, kebutuhan staging, atau kebutuhan alat yang khusus sehingga formulir penawaran harus menyediakan kolom biaya pengiriman per lokasi atau per zona. Panduan katalog mengatur bahwa dalam penawaran non-itemized terdapat kolom harga satuan dan biaya pengiriman yang harus diisi sesuai ketentuan, sehingga PPK dapat membandingkan total biaya yang diajukan penyedia. Ketika penawaran masuk, perbedaan biaya ini mempengaruhi penilaian kewajaran harga dan peringkat penawaran.
Mekanisme papan peringkat dan pengaruh lokasi pada strategi pemenangan
Sistem katalog menampilkan papan peringkat kompetisi yang mengurutkan penawaran sesuai kriteria yang berlaku. Pada paket itemized, peringkat dapat ditentukan per item sehingga penyedia yang unggul di satu lokasi atau satu item dapat memenangkan bagian tersebut. Pada paket non-itemized, misalnya pada beberapa skema, skor prioritas Produk Dalam Negeri (PDN) bisa diberi bobot besar (contohnya PDN 50% dan harga 50%), sehingga penyedia yang punya TKDN/BMP kuat berpeluang menang meskipun biaya logistik multi location lebih tinggi. Karena evaluasi dilakukan secara sistem gugur mulai dari peringkat tertinggi, menyadari bagaimana lokasi mempengaruhi komponen skor dan cara kalkulasi peringkat menjadi kunci strategi baik bagi penyedia maupun PPK.
Kapasitas pelaksana dan Sisa Kemampuan Paket (SKP) terhadap multi location
Untuk paket multi location, penilaian kapasitas penyedia menjadi lebih kritis. SKP — yakni kemampuan penyedia untuk menangani pekerjaan baru mengingat kontrak berjalan — dipakai untuk memastikan penyedia benar-benar mampu memobilisasi sumber daya ke banyak titik. PPK biasanya meminta surat pernyataan SKP atau daftar pekerjaan saat ini; jika penawaran berada di bawah ambang kewajaran harga tertentu, SKP akan diperiksa lebih ketat. Hal ini membuat paket non-itemized multi location menjadi domain penyedia yang memiliki jaringan, alat dan tenaga ahli yang memadai, atau yang mampu membentuk konsorsium. Untuk paket itemized, PPK dapat membuka peluang bagi penyedia yang fokus di lokasi tertentu sehingga risiko kapasitas lebih terdistribusi.
Verifikasi pengiriman dan penerimaan per lokasi: tantangan operasional
Verifikasi pengiriman pada paket multi location memerlukan SOP yang jelas untuk tiap titik penerimaan: petugas penerima yang kompeten, Berita Acara Serah Terima (BAST) yang distandarisasi, dan mekanisme uji penerimaan bila barang atau pekerjaan teknis. Untuk barang bernilai tinggi atau pekerjaan konstruksi, acceptance test perlu dijadwalkan di tiap lokasi sesuai spesifikasi yang tercantum. Dokumen serah terima per lokasi juga menjadi dasar pembayaran per milestone, sehingga ketelitian verifikasi mengurangi risiko klaim, penundaan pembayaran, dan sengketa administratif. PPK harus menetapkan prosedur verifikasi ini sejak awal paket agar penyedia tahu persis dokumen dan bukti yang harus disiapkan.
Logistik, staging area, dan urutan pengiriman pada multi location
Untuk paket multi location, strategi logistik menjadi bagian substansial dari perencanaan. PPK dan penyedia perlu mempertimbangkan staging area, urutan pengiriman agar rute menjadi efisien, dan apakah ada fasilitas lokal untuk penyimpanan sementara sebelum instalasi. Penyedia yang mempunyai jaringan distribusi atau mitra lokal dapat menawarkan solusi lebih cepat dan biaya lebih rendah. Di sisi PPK, menyusun jadwal penyelesaian per lokasi dan memberi informasi akses lapangan sangat membantu penyedia menyiapkan penawaran yang realistis. Jika tidak direncanakan matang, biaya logistik yang tak terduga bisa menimbulkan klaim perubahan kontrak atau gangguan pelaksanaan.
Pengaruh lokasi terhadap layanan purna jual dan ketersediaan suku cadang
Multi location menambah tuntutan layanan purna jual karena setiap lokasi bisa memerlukan respons teknis, suku cadang, atau layanan instalasi ulang. PPK akan menilai jaminan purna jual yang ditawarkan penyedia: apakah penyedia memiliki bengkel regional, jaringan teknisi lokal, atau prosedur klaim yang cepat. Penawaran yang menonjolkan jaringan purna jual lokal memberi nilai tambah khususnya pada paket multi location karena mengurangi downtime dan risiko operasional pengguna akhir. Sebaliknya, single location lebih mudah dikelola dalam hal layanan purna jual karena titik koordinasi tunggal.
Dampak lokasi pada penentuan HPS, referensi harga, dan kewajaran penawaran
Penetapan harga wajar di katalog mempertimbangkan referensi harga untuk paket bernilai kecil dan HPS untuk paket di atas ambang tertentu. Untuk paket multi location, HPS/estimasi harus memasukkan variasi biaya per lokasi dan biaya logistik yang relevan. Evaluasi kewajaran harga juga memperhitungkan volume dan daftar kuantitas; apabila penawaran sangat rendah (misalnya < 80% nilai pagu kompetisi), panitia dapat meminta struktur pembentuk harga dan menjatuhkan gugur apabila harga tidak wajar. Karena itu penyusun HPS perlu memasukkan asumsi lokasi agar perbandingan harga dapat dilakukan secara akurat.
Pertimbangan pembagian paket
PPK perlu menimbang beberapa faktor sebelum menentukan model lokasi: seberapa tersebar kebutuhan, ketersediaan penyedia dengan jangkauan nasional, urgensi penyelesaian, dan tujuan kebijakan seperti pemberdayaan UMK. Jika kebutuhan terpusat atau memerlukan tanggung jawab tunggal (misalnya instalasi sistem terintegrasi), single location atau non-itemized mungkin lebih cocok. Jika kebutuhan tersebar dan penyedia lokal dapat menyelesaikan sebagian pekerjaan lebih cepat dan murah, memecah paket menjadi itemized per lokasi seringkali lebih efisien. Ketentuan panduan mini-kompetisi mengizinkan perubahan informasi paket sampai masa penawaran selesai, sehingga PPK dapat melakukan market sounding dan menyesuaikan desain paket jika pasar menunjukkan kebutuhan berbeda.
Bagaimana menyesuaikan penawaran berdasarkan lokasi?
Penyedia harus membaca dokumen paket dengan cermat untuk mengetahui apakah paket single atau multi location. Untuk paket multi location, penyedia bisa menyiapkan penawaran modular: mengajukan harga per lokasi yang realistis, menawarkan opsi layanan regional, atau bermitra dengan penyedia lokal. Untuk paket non-itemized multi location, penyedia perlu menyiapkan bukti SKP yang kuat, rencana mobilisasi skala besar, dan rencana logistik yang terperinci. Menyiapkan dokumen dukungan—seperti daftar armada, daftar tenaga ahli, dan MoU dengan subkontraktor lokal—mempercepat verifikasi saat evaluasi. Kecepatan merespons permintaan klarifikasi dan kesiapan dokumen akan meningkatkan peluang pemenang ketika evaluasi dilakukan secara sistem gugur.
Risiko dan kendala pada paket multi location yang harus diantisipasi
Risiko utama paket multi location meliputi ketidakseragaman kondisi lapangan, variabilitas biaya logistik, kompleksitas koordinasi, dan potensi keterlambatan pada salah satu lokasi yang berdampak pada keseluruhan proyek bila kontrak bersifat non-itemized. Selain itu, verifikasi per lokasi membutuhkan sumber daya pemeriksaan yang lebih besar. Oleh karena itu PPK dan penyedia harus mengantisipasi risiko ini lewat klausul kontrak yang jelas tentang toleransi perubahan, mekanisme penagihan per lokasi, serta prosedur klaim dan penalti. Dokumentasi dan komunikasi yang baik menjadi kunci mitigasi.
Praktik baik untuk PPK dalam menyusun paket lokasi
PPK disarankan melakukan market sounding untuk mengetahui kapasitas penyedia lokal sebelum memutuskan model paket, mencantumkan informasi lokasi secara rinci (alamat, titik penerimaan, batasan akses), serta menyusun jadwal penyelesaian per lokasi yang realistis. Jika memilih model itemized, tentukan pembagian item/ lokasi yang masuk akal sehingga penyedia lokal bisa mengikuti tanpa harus menanggung beban seluruh paket. Jika memilih non-itemized, cantumkan persyaratan kapasitas yang jelas agar peserta yang tidak mampu tidak terdorong memasukkan penawaran yang berisiko gagal pelaksanaan. Selain itu, sediakan mekanisme pemberian penjelasan dan klarifikasi selama masa penawaran untuk mengurangi ambiguitas.
Memilih model untuk pengadaan alat kesehatan ke 10 puskesmas
Bayangkan Dinas Kesehatan ingin membeli perangkat medis identik untuk 10 puskesmas yang tersebar. Jika paket dibuat non-itemized dan hanya satu pemenang yang harus mengirim ke semua puskesmas, risiko muncul bila pemenang tidak siap melayani lokasi terpencil atau meminta tambahan biaya. Alternatif memecah menjadi itemized per puskesmas atau per cluster wilayah memungkinkan penyedia lokal mengambil sebagian paket, menurunkan biaya pengiriman, dan mempercepat instalasi serta layanan purna jual. Di dokumen kompetisi PPK harus mencantumkan alamat penerimaan, jadwal instalasi per puskesmas, serta persyaratan layanan purna jual per lokasi agar penawaran mencerminkan kondisi nyata. Pendekatan ini memaksimalkan peluang layanan tepat waktu dan mengurangi risiko klaim.
Lokasi sebagai keputusan strategis, bukan sekadar administratif
Perbedaan antara single location dan multi location mempengaruhi hampir seluruh aspek pengadaan melalui mini-kompetisi: dari model paket (itemized vs non-itemized), perhitungan harga dan HPS, mekanisme papan peringkat, hingga logistik dan layanan purna jual. Menentukan lokasi dengan tepat dan mencantumkannya rinci dalam dokumen kompetisi adalah langkah strategis yang meningkatkan kualitas penawaran dan mengurangi risiko pelaksanaan. Baik PPK maupun penyedia perlu menilai kapasitas pasar dan kesiapan operasional sebelum memilih model yang paling sesuai. Dengan perencanaan lokasi yang matang, proses mini-kompetisi di katalog elektronik dapat berjalan cepat, efisien, dan akuntabel—memberi manfaat maksimal bagi pengguna akhir dan mendukung ekosistem penyedia yang sehat.
