Yang Perlu Diperhatikan Ketika Evaluasi Harga

1. Pendahuluan

Evaluasi harga adalah salah satu tahapan paling sensitif dalam proses pengadaan barang dan jasa pemerintah. Keputusan yang diambil pada tahap ini berdampak langsung pada efektivitas penggunaan anggaran dan kualitas hasil pengadaan. Banyak kasus kegagalan proyek disebabkan oleh kesalahan pada tahap evaluasi harga-mulai dari pemilihan penyedia yang tidak kompeten hingga spekulasi penawaran rendah yang akhirnya tak mampu direalisasikan.

Dalam konteks pengadaan pemerintah, prinsip value for money (nilai terbaik untuk uang) menjadi acuan utama. Artinya, evaluasi harga tidak boleh semata-mata mencari angka terendah, melainkan harus mempertimbangkan rasio antara biaya dan manfaat yang diperoleh. Proses ini harus dilakukan dengan keseimbangan antara efisiensi biaya dan kualitas output.

Evaluasi harga juga berkaitan erat dengan transparansi publik. Dalam banyak pengadaan, hasil evaluasi harga menjadi sorotan masyarakat dan media, terutama jika hasilnya dianggap tidak wajar. Oleh karena itu, kemampuan panitia pengadaan dalam menyusun mekanisme evaluasi harga yang adil, terbuka, dan dapat dipertanggungjawabkan sangat penting untuk menjaga integritas proses dan kredibilitas institusi pemerintah.

2. Landasan Regulasi dan Kebijakan

Evaluasi harga dalam pengadaan barang/jasa pemerintah tidak dilakukan secara sembarangan, melainkan berpijak pada kerangka regulasi yang ketat. Landasan utama yang mengatur proses ini adalah Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 12 Tahun 2021 yang merupakan perubahan dari Perpres 16/2018. Perpres ini secara eksplisit mengatur prinsip-prinsip evaluasi, metode penilaian, serta ketentuan-ketentuan teknis yang wajib diikuti oleh seluruh satuan kerja.

Di samping Perpres, Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) juga mengeluarkan berbagai Peraturan Lembaga (Perlem) dan pedoman teknis, termasuk Perlem LKPP No. 12 Tahun 2021 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Melalui Penyedia. Pedoman-pedoman ini memuat format evaluasi, perhitungan nilai, serta simulasi untuk berbagai metode evaluasi harga.

Lebih jauh lagi, banyak instansi menetapkan kebijakan internal seperti:

• Kebijakan minimum margin keuntungan (misalnya minimal 5-10%), untuk menghindari penawaran tidak realistis.
• Panduan evaluasi kelayakan biaya, agar tim evaluasi mampu menilai kewajaran setiap komponen harga.
• SOP mitigasi risiko vendor predatory pricing-yakni penawaran rendah ekstrem untuk mengunci kontrak, tapi berujung gagal kontrak.

Landasan regulasi ini penting tidak hanya untuk memastikan bahwa evaluasi berjalan sesuai hukum, tetapi juga untuk melindungi panitia dari gugatan, sengketa, atau tuduhan pelanggaran etik.

3. Prinsip Fundamental dalam Evaluasi Harga

Evaluasi harga harus berpijak pada prinsip-prinsip dasar yang menjamin objektivitas, transparansi, dan efisiensi. Berikut penjelasan lebih rinci dari prinsip-prinsip tersebut:

• Transparansi:
  Seluruh proses evaluasi harga harus terdokumentasi dengan baik, sehingga dapat ditelusuri kembali untuk kebutuhan audit atau permintaan klarifikasi. Setiap angka, keputusan, dan alasan penolakan penawaran harus dicatat. Misalnya, jika suatu penawaran dianggap terlalu rendah, evaluasi harus menjelaskan bahwa harga tersebut tidak mencakup komponen penting, seperti biaya transportasi atau pajak.
• Keadilan:
  Semua peserta lelang harus dinilai dengan kriteria yang sama. Tidak boleh ada perlakuan khusus atau penyesuaian kriteria di tengah proses. Jika ada penawaran yang tidak memenuhi syarat teknis, maka walaupun harganya paling murah, tetap harus dieliminasi. Hal ini menjaga kredibilitas proses dan mencegah terjadinya konflik kepentingan.
• Efisiensi:
  Tujuan akhir dari evaluasi harga adalah memperoleh hasil pengadaan yang bernilai tinggi dengan anggaran yang digunakan seoptimal mungkin. Namun, efisiensi di sini bukan berarti selalu memilih harga terendah, melainkan memilih penyedia yang mampu memberikan produk/jasa yang layak dengan biaya yang wajar dan berkelanjutan.
• Akuntabilitas:
  Tim evaluasi harus siap mempertanggungjawabkan setiap keputusan yang diambil. Oleh karena itu, panitia harus memahami secara mendalam logika perhitungan evaluasi dan mampu menjelaskannya dalam rapat, pemeriksaan internal, atau bahkan di hadapan aparat pengawasan jika diperlukan.

Implementasi prinsip-prinsip ini secara konsisten adalah jantung dari proses evaluasi harga yang bermutu tinggi. Jika salah satu prinsip diabaikan, maka risiko hukum, teknis, dan reputasi akan meningkat secara signifikan.

4. Metode Evaluasi Harga

Pemilihan metode evaluasi harga harus menyesuaikan dengan jenis pengadaan, kompleksitas barang/jasa, dan strategi nilai pemerintah. Berikut uraian lebih detail dari tiga metode utama:

4.1. Harga Terendah Lulus Teknis

Metode ini paling umum digunakan untuk pengadaan barang yang bersifat generik dan sudah memiliki standar kualitas. Contoh: pembelian meja kantor, tinta printer, atau seragam ASN. Selama penyedia memenuhi spesifikasi teknis minimum, maka penawaran dengan harga terendah akan menjadi pemenang.

Namun, risiko dari metode ini adalah munculnya penawaran predator (terlalu rendah untuk bisa direalisasikan) dan produk berkualitas rendah. Oleh karena itu, penting dilakukan validasi ulang terhadap kelengkapan komponen harga.

4.2. Optimasi Nilai Gabungan (Cost-Quality Analysis)

Metode ini digunakan dalam pengadaan jasa konsultansi atau pekerjaan kompleks yang memerlukan kreativitas, kompetensi tinggi, dan ketepatan solusi. Misalnya: perancangan sistem informasi, pembangunan rumah sakit, atau penyusunan masterplan.

Skor teknis diberikan untuk proposal yang menunjukkan pemahaman mendalam, pendekatan metodologi, dan pengalaman relevan. Bobot umum: 70% teknis, 30% harga-namun bisa disesuaikan menjadi 60:40 atau 80:20, tergantung tingkat risiko dan kompleksitas proyek.

4.3. Evaluasi Harga Berdasarkan Persentase Bobot

Digunakan untuk memastikan bahwa penawaran tidak terlalu jauh dari Harga Perkiraan Sendiri (HPS). Misalnya, hanya menerima penawaran yang berada dalam rentang 80%-120% dari HPS. Penawaran di bawah 80% dianggap terlalu murah dan berisiko tidak realistis, sementara di atas 120% dianggap mahal dan tidak efisien.

Metode ini membantu mengeliminasi penawaran ekstrem dan menyeimbangkan persaingan harga yang sehat. Namun, penting juga mempertimbangkan kondisi pasar lokal, terutama di daerah dengan keterbatasan akses atau distribusi.

5. Kriteria Validasi Penawaran Harga

Evaluasi harga tidak berhenti pada siapa yang paling murah. Harus ada serangkaian kriteria validasi yang memastikan bahwa harga yang ditawarkan adalah logis, layak, dan dapat direalisasikan. Berikut penjelasan rinci tiap kriteria:

5.1. Kesesuaian Harga dengan HPS

Harga penawaran harus diverifikasi apakah masih berada dalam rentang kewajaran terhadap HPS yang telah disusun oleh tim perencana. Penawaran terlalu rendah bisa menandakan ketidaktahuan vendor akan biaya riil atau indikasi strategi predator yang berisiko gagal kontrak. Sementara itu, harga yang terlalu tinggi menunjukkan bahwa vendor tidak memahami pasar atau ingin mengambil margin berlebih.

Contoh: HPS pengadaan perangkat komputer adalah Rp350 juta. Jika ada penawaran Rp180 juta, maka perlu diklarifikasi apakah merek dan spesifikasi yang ditawarkan setara. Jika ternyata perangkat tersebut generik, tanpa garansi, atau tidak termasuk instalasi, maka penawaran bisa dianggap tidak valid.

5.2. Kejelasan Rincian Biaya

Harga yang baik harus didukung oleh breakdown biaya yang jelas: biaya bahan, biaya tenaga kerja, alat, transportasi, pajak, overhead, dan keuntungan. Bila hanya mencantumkan “lump sum” atau angka tunggal, tanpa rincian, maka panitia sulit menilai kewajaran dan kesesuaian dengan ruang lingkup pekerjaan.

Tim evaluasi harus meminta klarifikasi atau bahkan menolak penawaran yang tidak menyertakan rincian biaya. Contoh nyata: dalam pengadaan jasa konstruksi ringan, vendor menyebutkan total biaya Rp90 juta, tapi tidak menjelaskan apakah sudah termasuk biaya pekerja, peralatan, dan material.

5.3. Ketentuan Diskon dan Pajak

Diskon yang ditawarkan penyedia harus realistis dan dijelaskan mekanismenya. Misalnya: diskon 5% untuk pembayaran di muka, atau diskon volume bila mencapai 100 unit. Panitia harus memastikan bahwa diskon tidak digunakan untuk menyamarkan kekurangan kualitas produk.

Demikian pula, aspek perpajakan harus dihitung dengan benar. Penawaran harus menyebutkan status harga (sudah termasuk PPN, PPh, atau belum). Kekeliruan menyampaikan status pajak bisa menimbulkan kesalahan pembayaran atau temuan audit.

6. Analisis Harga Satuan dan Total Biaya

Dalam proses evaluasi harga, penting bagi panitia pemilihan untuk tidak hanya berfokus pada total nilai penawaran, tetapi juga melakukan pembacaan mendalam terhadap harga satuan yang diajukan oleh penyedia. Analisis harga satuan memungkinkan identifikasi adanya komponen biaya yang terlalu tinggi atau tidak rasional jika dibandingkan dengan referensi pasar atau standar pekerjaan sejenis.

Langkah ini sangat krusial terutama pada pengadaan yang memiliki banyak item pekerjaan atau komponen terperinci, seperti proyek konstruksi, pengadaan alat laboratorium, atau jasa teknologi informasi. Misalnya, sebuah penyedia menawarkan total biaya Rp950 juta yang lebih rendah dari nilai pagu, namun ternyata beberapa item seperti biaya transportasi atau instalasi dipatok sangat tinggi, melebihi kewajaran.

Panitia perlu membandingkan harga satuan tersebut dengan:

• Data historis pengadaan sejenis,
• Harga referensi dari katalog elektronik (e-katalog),
• Daftar harga satuan pekerjaan pemerintah (misalnya SNI atau AHSP),
• Hasil survei pasar lokal.

Ketika ditemukan harga satuan yang tidak proporsional (terlalu rendah atau tinggi), panitia harus melakukan klarifikasi dan meminta justifikasi. Ini bukan hanya untuk menjamin kewajaran biaya, tetapi juga mencegah terjadinya praktik manipulatif seperti front loading (melebihkan biaya di awal) atau underquoting (menurunkan biaya untuk menang tender dan menaikkan harga dalam kontrak adendum). Dengan demikian, evaluasi harga satuan menjadi fondasi untuk menjaga transparansi, efisiensi, dan integritas pengadaan.

7. Mark-Up, Margin, dan Keberlanjutan Ekonomi Penyedia

Evaluasi harga yang baik tidak hanya memperhatikan rendahnya nominal penawaran, namun juga memperhitungkan kelayakan finansial dan keberlanjutan ekonomi penyedia. Penawaran yang tampak murah bisa jadi tidak realistis untuk dijalankan, sehingga berpotensi menimbulkan kegagalan pelaksanaan atau mutu pekerjaan yang rendah.

Salah satu indikator yang perlu diperhatikan adalah besarnya margin keuntungan yang diambil penyedia. Jika margin terlalu besar, hal itu bisa menunjukkan bahwa harga terlalu tinggi dan tidak efisien. Namun sebaliknya, jika margin terlalu kecil atau bahkan negatif, ini bisa menjadi tanda bahaya bahwa penyedia akan kesulitan memenuhi kewajibannya, apalagi jika terjadi fluktuasi harga bahan baku atau keterlambatan pembayaran.

Beberapa hal yang dapat diperiksa:

• Proyeksi struktur biaya dari penyedia, apakah mencakup overhead dan profit yang wajar.
• Riwayat keuangan atau laporan laba rugi jika tersedia, untuk melihat apakah penyedia mampu menanggung beban pekerjaan tersebut.
• Rasio antara harga penawaran dan estimasi biaya pelaksanaan (owner’s estimate).

Keberlanjutan ekonomi penyedia adalah aspek yang semakin mendapat perhatian, terutama dalam kontrak jangka panjang atau multi-tahun. Pemilihan penyedia yang hanya unggul di harga tetapi tidak memiliki kemampuan menjaga arus kas bisa berujung pada kontrak bermasalah, keterlambatan, atau bahkan blacklist. Oleh karena itu, analisis terhadap mark-up dan margin bukan hanya aspek teknis keuangan, tetapi juga merupakan bagian dari manajemen risiko pengadaan.

8. Perbandingan dengan Benchmark dan Harga Pasar

Harga penawaran yang masuk dalam proses evaluasi tidak berdiri dalam ruang hampa. Evaluator wajib membandingkannya dengan benchmark harga pasar, baik dari sumber resmi maupun dari pengumpulan data lapangan. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa penawaran yang diajukan tidak hanya kompetitif, tetapi juga masuk akal secara ekonomi.

Sumber benchmark yang lazim digunakan antara lain:

• Harga katalog elektronik (e-Katalog LKPP), yang telah melalui proses verifikasi dan negosiasi.
• Indeks harga komoditas atau konstruksi dari BPS atau kementerian teknis.
• Survei harga pasar lokal, terutama untuk pengadaan yang berbasis wilayah atau bersifat non-standar.
• Referensi internal organisasi, dari proyek terdahulu atau kontrak serupa.

Penggunaan benchmark tidak semata untuk menolak penawaran yang terlalu tinggi, tapi juga untuk mendeteksi penawaran abnormal, memastikan efisiensi penggunaan anggaran, dan menghindari terjadinya kesenjangan harga antarlokasi. Misalnya, jika dalam suatu tender alat kesehatan ditemukan harga satu unit ventilator Rp180 juta sementara harga di e-Katalog dan pasar lokal berkisar Rp120 juta-140 juta, maka evaluator perlu menilai apakah kelebihan harga tersebut dibenarkan oleh fitur tambahan, garansi, atau pelatihan teknis yang menyertainya.

Dengan menjadikan benchmark sebagai referensi objektif, panitia tidak hanya bertumpu pada angka terendah, tetapi lebih pada nilai ekonomis yang proporsional. Pendekatan ini menguatkan akuntabilitas dan justifikasi hasil evaluasi harga.

9. Penanganan Penawaran Abnormal (Abnormally Low Bids)

Salah satu tantangan terbesar dalam evaluasi harga adalah mendeteksi dan menangani penawaran yang secara signifikan lebih rendah dari pesaingnya atau dari nilai wajar pasar. Penawaran semacam ini dikenal sebagai abnormally low bids (ALBs). Meskipun pada pandangan pertama tampak menguntungkan karena hemat anggaran, namun ALB sering kali menjadi awal dari permasalahan implementasi kontrak.

Penyebab umum terjadinya ALB antara lain:

• Kesalahan penghitungan oleh penyedia,
• Strategi price dumping untuk memenangkan kontrak,
• Upaya memenangkan tender dengan asumsi akan terjadi perubahan pekerjaan di tengah jalan (contract variation),
• Pengabaian terhadap spesifikasi teknis yang sebenarnya akan berdampak pada kualitas.

Panitia memiliki tanggung jawab untuk tidak serta merta menggugurkan atau menerima penawaran ALB. Langkah yang perlu dilakukan adalah klarifikasi tertulis kepada penyedia, yang mencakup:

• Rincian metode perhitungan harga,
• Justifikasi mengapa harga bisa sangat rendah,
• Bukti dukungan teknis dan sumber daya untuk melaksanakan pekerjaan.

Jika setelah klarifikasi ditemukan bahwa penawaran tidak dapat dipertanggungjawabkan secara logis dan teknis, maka panitia berhak menggugurkan penawaran tersebut. Hal ini sesuai dengan prinsip kehati-hatian dalam memastikan bahwa penyedia yang dipilih benar-benar mampu menjalankan kewajiban kontrak. Dengan kata lain, menolak ALB bukan anti-kompetisi, tetapi bentuk perlindungan terhadap keberlangsungan pelaksanaan pengadaan.

10. Mekanisme Klarifikasi dan Negosiasi Harga

Tahapan klarifikasi dan negosiasi harga merupakan alat penting dalam menjaga transparansi dan efisiensi evaluasi harga, khususnya jika terdapat keraguan terhadap rincian penawaran atau jika terjadi anomali harga. Namun mekanisme ini tidak boleh dilakukan secara sewenang-wenang atau informal, karena menyangkut integritas proses pemilihan penyedia.

Klarifikasi dapat dilakukan ketika:

• Ada perbedaan penafsiran terhadap dokumen penawaran,
• Ditemukan ketidaksesuaian atau ketidakkonsistenan antara harga satuan dan total biaya,
• Diperlukan penjelasan teknis yang berdampak pada harga.

Sementara itu, negosiasi harga hanya diperbolehkan dalam kondisi tertentu, misalnya:

• Pada metode pemilihan yang memperbolehkan negosiasi (misalnya seleksi langsung, penunjukan langsung),
• Untuk harga yang tidak standar atau berbasis nilai tambah,
• Dalam rangka optimalisasi anggaran (efisiensi tanpa mengorbankan mutu).

Hal-hal penting yang harus dijaga dalam proses ini:

• Semua proses klarifikasi dan negosiasi harus terdokumentasi secara tertulis,
• Harus dilakukan oleh tim yang berwenang dan memahami aspek teknis,
• Tidak boleh mengubah ruang lingkup pekerjaan, hanya pada aspek harga yang dapat dinegosiasi,
• Harus dilaksanakan secara adil, transparan, dan tidak diskriminatif.

Dengan pengelolaan yang tepat, klarifikasi dan negosiasi harga bukan hanya memperjelas struktur penawaran, tetapi juga membangun kepercayaan antara penyedia dan pemerintah serta meminimalkan risiko kontrak bermasalah di kemudian hari.

11. Catatan Audit dan Dokumentasi Evaluasi Harga

Dalam seluruh proses evaluasi harga, dokumentasi yang akurat dan lengkap merupakan aspek yang tidak boleh diabaikan. Kegiatan ini tidak hanya berfungsi sebagai arsip administratif, tetapi juga sebagai bentuk pertanggungjawaban publik serta alat utama dalam menghadapi proses audit internal maupun eksternal.

Setiap tahapan evaluasi harga-mulai dari pembukaan penawaran, verifikasi kesesuaian dokumen harga, perhitungan nilai, hingga keputusan penetapan pemenang-harus dicatat secara sistematis. Berita acara evaluasi wajib memuat identitas peserta, nilai penawaran, hasil verifikasi aritmetika, klarifikasi (jika ada), serta bobot skor akhir pada komponen harga.

Tak kalah penting adalah dokumentasi digital dan metadata aktivitas evaluasi. Di lingkungan pemerintahan, data ini dapat diunggah langsung ke sistem SPSE untuk menjamin jejak audit yang andal. Ketiadaan atau ketidaklengkapan dokumentasi bisa menjadi temuan dalam pemeriksaan oleh Aparat Pengawas Intern Pemerintah (APIP) atau Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), serta menjadi celah yang dapat dimanfaatkan oleh pihak-pihak yang merasa dirugikan dalam proses lelang.

Untuk itu, perlu disusun template standar catatan evaluasi harga, termasuk lembar verifikasi matematika penawaran, form analisis HPS terhadap penawaran, hingga notulensi rapat evaluator. Setiap evaluator bertanggung jawab secara pribadi terhadap hasil penilaiannya, sehingga semua argumen dan keputusan perlu didukung bukti yang dapat diverifikasi.

12. Peran Sistem e-Procurement dalam Transparansi Harga

Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) memainkan peran kunci dalam memastikan transparansi dan akuntabilitas pada proses evaluasi harga. SPSE tidak hanya sebagai wadah unggah dokumen, tetapi juga berfungsi sebagai sistem informasi yang mengintegrasikan seluruh komponen teknis evaluasi secara digital dan terstruktur.

Dalam aspek evaluasi harga, SPSE mendukung:

• Integrasi data HPS: Sistem menyimpan dan membandingkan Harga Perkiraan Sendiri dengan penawaran masuk, memungkinkan evaluator melakukan pengawasan terhadap deviasi yang mencurigakan.
• Fitur perhitungan otomatis: SPSE menyediakan kalkulator evaluasi untuk menghitung skor harga secara proporsional dengan bobot yang ditetapkan dalam dokumen pemilihan.
• Dashboard real-time: Tim pengadaan dan pimpinan dapat memantau progres evaluasi, melihat rekap penawaran, serta menganalisis tren harga di berbagai pengadaan serupa.
• Notifikasi peringatan dini: Sistem bisa diprogram untuk mendeteksi anomali harga, seperti penawaran di bawah 70% HPS, yang berisiko masuk kategori abnormally low bid.
• Jejak audit digital: Setiap perubahan dan aktivitas dalam sistem terekam otomatis, termasuk waktu evaluasi, identitas evaluator, dan hasil rekap akhir.

Dengan dukungan SPSE yang optimal, proses evaluasi harga menjadi lebih efisien, minim human error, dan dapat dipertanggungjawabkan sepenuhnya dalam forum hukum maupun administrasi.

13. Risiko dan Mitigasi dalam Evaluasi Harga

Evaluasi harga memang tampak sederhana dibandingkan evaluasi teknis. Namun, justru di sinilah celah rawan penyimpangan dan kesalahan kerap terjadi. Beberapa risiko utama dalam evaluasi harga meliputi:

a. Penawaran Abnormally Low

Penawaran harga yang terlalu rendah dari HPS atau benchmark bisa mencerminkan kesalahan perhitungan, atau niat dumping untuk memenangkan tender tanpa niat memenuhi kualitas.

Mitigasi: Terapkan prosedur klarifikasi wajib untuk semua penawaran di bawah 80% HPS. Evaluator harus meminta uraian biaya dan pembuktian kelayakan.

b. Kesalahan Perhitungan

Kelalaian menjumlah total biaya, salah menginput nilai satuan, atau kesalahan bobot skor dapat menyebabkan pemenang yang salah terpilih.

Mitigasi: Gunakan formulir digital atau SPSE untuk melakukan verifikasi otomatis. Setiap perhitungan juga harus dicek silang oleh minimal dua evaluator.

c. Kolusi dan Manipulasi Harga

Adanya pengaturan harga di antara penyedia, atau intervensi pihak internal untuk memenangkan peserta tertentu.

Mitigasi: Terapkan sistem panel evaluator independen, pelaporan whistleblower, dan audit acak oleh Inspektorat.

d. Diskualifikasi Tidak Sah

Peserta digugurkan hanya karena deviasi harga kecil yang sebenarnya tidak substantif.

Mitigasi: Berikan pelatihan etika evaluator dan telaah ulang seluruh keputusan eliminasi dalam forum tim.

e. Deviasi dari HPS yang Tidak Dijelaskan

Penawaran lebih tinggi dari HPS, atau sangat di bawahnya, namun tetap diloloskan tanpa catatan analisis.

Mitigasi: Wajibkan kolom catatan evaluasi untuk setiap penyimpangan dari HPS dan tunjukkan rasionalitas keputusan.

Risiko-risiko di atas dapat dicegah apabila proses evaluasi mengedepankan prinsip kehati-hatian, keterbukaan, dan verifikasi berlapis.

14. Praktik Baik dan Studi Kasus

Penerapan evaluasi harga yang akurat telah terbukti mampu mendorong efisiensi anggaran sekaligus menjamin mutu pelaksanaan proyek. Berikut dua contoh studi kasus dari institusi yang menerapkan praktik evaluasi harga secara profesional:

Studi Kasus Proyek Infrastruktur A

Dalam proyek pembangunan jembatan senilai Rp20 miliar, tim pengadaan menggunakan metode cost-quality trade-off dengan pembobotan 70% teknis dan 30% harga. Melalui sistem scoring otomatis dan simulasi evaluasi sebelum tender, panitia berhasil mendeteksi penawaran yang tampak kompetitif namun terlalu rendah dari nilai keekonomian.

Dengan melakukan klarifikasi mendalam, dua penyedia didiskualifikasi karena gagal membuktikan kelayakan biaya. Hasil akhir menunjukkan penyedia terpilih mampu menuntaskan proyek dengan efisiensi anggaran 10% dari HPS, tanpa pengurangan spesifikasi teknis.

Praktik Baik di Kementerian B

Kementerian ini menggunakan SPSE yang terintegrasi dengan aplikasi analisis harga historis. Seluruh evaluator dibekali pelatihan singkat mengenai evaluasi berbasis sistem. Waktu evaluasi yang sebelumnya membutuhkan 2 minggu dapat dipangkas menjadi 5 hari kerja.

Fitur digital juga meminimalkan konflik internal dan mempercepat proses pelaporan ke KPA. Di beberapa satuan kerja, penggunaan sistem ini menjadi bagian dari indikator kinerja pengadaan.

Studi kasus ini membuktikan bahwa evaluasi harga bukan hanya soal memilih yang termurah, tetapi soal memilih yang paling masuk akal secara ekonomis dan berkelanjutan.

15. Rekomendasi Praktis

Agar pelaksanaan evaluasi harga berjalan konsisten dan profesional di berbagai instansi, berikut beberapa rekomendasi yang dapat diterapkan:

a. Standarisasi Template Evaluasi Harga

Dokumen seperti lembar evaluasi, catatan klarifikasi, dan form penilaian harga perlu dibuat seragam agar memudahkan pemantauan dan audit lintas unit. Template ini bisa diadopsi secara nasional melalui regulasi LKPP atau SOP internal.

b. Pelatihan Panel Evaluator

Anggota tim evaluasi perlu diberikan pelatihan reguler, tidak hanya pada aspek teknis, tetapi juga pada aspek etik, pengenalan risiko kolusi, serta pengambilan keputusan berdasarkan data.

c. Integrasi HPS dengan SPSE

Pastikan nilai dan komponen HPS tersimpan secara digital dan dapat dibandingkan langsung dengan penawaran peserta di dalam sistem. Hal ini mempermudah proses pengawasan deviasi dan menyederhanakan laporan evaluasi.

d. Simulasi Skoring Sebelum Tender

Lakukan uji coba mekanisme evaluasi dan simulasi penghitungan skor untuk memastikan tidak ada celah logika dalam metode pembobotan dan kalkulasi sistem.

e. Pendampingan oleh Unit Pengawasan Internal

Libatkan APIP atau inspektorat saat pelaksanaan evaluasi harga proyek strategis atau bernilai besar untuk memastikan integritas keputusan.

Dengan menerapkan rekomendasi ini, institusi pengadaan akan semakin siap menghadapi tantangan pengadaan modern dan meningkatkan kualitas output layanan publik.

16. Kesimpulan

Evaluasi harga merupakan bagian penting dari siklus pengadaan yang sering kali menentukan efisiensi dan keberhasilan proyek pemerintah. Namun demikian, proses ini tidak boleh disederhanakan menjadi sekadar memilih harga terendah. Banyak aspek penting perlu diperhatikan-dari keabsahan harga satuan, keberlanjutan bisnis penyedia, hingga korelasi dengan HPS dan kondisi pasar.

Melalui mekanisme yang transparan, terdokumentasi, dan didukung sistem digital seperti SPSE, evaluasi harga dapat dijalankan secara adil, efisien, dan akuntabel. Penanganan risiko seperti penawaran abnormal, kesalahan perhitungan, atau kolusi menjadi lebih terkendali bila proses evaluasi didasarkan pada data, logika, dan prinsip kehati-hatian.

Dengan studi kasus yang menginspirasi dan praktik-praktik baik di sejumlah instansi, kita dapat belajar bahwa keberhasilan pengadaan bukan hanya soal harga murah, melainkan harga yang masuk akal, dapat dipertanggungjawabkan, dan menjamin hasil kerja berkualitas. Oleh karena itu, panitia pengadaan dituntut untuk terus meningkatkan kompetensi, integritas, dan kapasitas analitis dalam setiap proses evaluasi harga.